Identificere berørte interessenter og inddrage dem i tilpasningsprocessen

Identificere berørte interessenter og inddrage dem i tilpasningsprocessen

Der kan etableres samarbejde med relevante interessenter, herunder interessegrupper, NGO'er eller interessenter fra den private sektor, med forskellige niveauer af inddragelse, f.eks. adgang til oplysninger, høring om specifikke spørgsmål af interesse for deltagelsesbaseret inddragelse gennem hele processen. Graden af inddragelse kan også ændre sig i løbet af tilpasningsprocessen (f.eks. et højt niveau, når der fastsættes mål, i forhold til et lavt niveau, når der arbejdes på en evalueringsordning). Men når processen påbegyndes, skal målene for processen samt interessenternes rolle være klare og kommunikeres for at styre forventningerne.

Der bør tages hensyn til nogle centrale punkter, når interessenterne inddrages:

• Hver proces for inddragelse af interessenter er forskellig, og der er derfor behov for et diversificeret sæt færdigheder (f.eks. moderation, mægling, tilpasningsrelateret viden) for at håndtere de forskellige mulige udviklinger i inddragelsens faser.
• Processerne for inddragelse af interessenter er ressourcekrævende (f.eks. menneskelige og finansielle), og der bør derfor være et klart procesdesign til rådighed lige fra starten med henblik på at beregne de ressourcer, som interessenterne og organisationsteamet har brug for.
• Der bør udarbejdes korte uddelingskopier om processen samt referater, der dokumenterer drøftelserne og de vigtigste resultater i processen, for at sikre løbende informationsudveksling og gennemsigtighed.
• Interessenterne skal informeres om den påtænkte anvendelse af resultaterne og give deres godkendelse i tilfælde af planlagt offentliggørelse.