Προσδιορισμός των ενδιαφερόμενων μερών και συμμετοχή τους στη διαδικασία προσαρμογής

Προσδιορισμός των ενδιαφερόμενων μερών και συμμετοχή τους στη διαδικασία προσαρμογής

Η συνεργασία με τα σχετικά ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των ομάδων συμφερόντων, των ΜΚΟ ή εκείνων του ιδιωτικού τομέα, μπορεί να αναπτυχθεί με διαφορετικά επίπεδα συμμετοχής, π.χ. πρόσβαση σε πληροφορίες, διαβούλευση για συγκεκριμένα θέματα που απασχολούν τη συμμετοχική συμμετοχή καθ’ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας. Το επίπεδο συμμετοχής μπορεί επίσης να μεταβληθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας προσαρμογής (π.χ. υψηλό επίπεδο κατά τον καθορισμό στόχων έναντι χαμηλού επιπέδου κατά την επεξεργασία ενός συστήματος αξιολόγησης). Ωστόσο, κατά την έναρξη της διαδικασίας, οι στόχοι της διαδικασίας καθώς και ο ρόλος των ενδιαφερόμενων μερών πρέπει να είναι σαφείς και να κοινοποιούνται για τη διαχείριση των προσδοκιών.

Θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη ορισμένα βασικά σημεία κατά τη συμμετοχή των ενδιαφερόμενων μερών:

• Κάθε διαδικασία συμμετοχής των ενδιαφερόμενων μερών είναι διαφορετική και, ως εκ τούτου, απαιτείται ένα διαφοροποιημένο σύνολο δεξιοτήτων (π.χ. έλεγχος, διαμεσολάβηση, γνώσεις σχετικά με την προσαρμογή) για την αντιμετώπιση των διαφόρων πιθανών εξελίξεων στις φάσεις της συμμετοχής·
• Οι διαδικασίες συμμετοχής των ενδιαφερόμενων μερών είναι υψηλής έντασης πόρων (π.χ. ανθρώπινοι, οικονομικοί) και, ως εκ τούτου, θα πρέπει να υπάρχει σαφής σχεδιασμός της διαδικασίας από την αρχή για τον υπολογισμό των πόρων που χρειάζονται τόσο τα ενδιαφερόμενα μέρη όσο και η ομάδα του οργανισμού·
• Θα πρέπει να εκπονηθούν σύντομες ανακοινώσεις σχετικά με τη διαδικασία, καθώς και πρακτικά που να τεκμηριώνουν τις συζητήσεις και τα βασικά αποτελέσματα της διαδικασίας, προκειμένου να διασφαλιστεί η συνεχής ανταλλαγή πληροφοριών και η διαφάνεια·
• Τα ενδιαφερόμενα μέρη πρέπει να ενημερώνονται σχετικά με την προβλεπόμενη χρήση των αποτελεσμάτων και να δίνουν την έγκρισή τους σε περίπτωση προγραμματισμένης δημοσίευσης.