Tunnista sidosryhmät, joita asia koskee, ja ota ne mukaan sopeutumisprosessiin

Tunnista sidosryhmät, joita asia koskee, ja ota ne mukaan sopeutumisprosessiin

Yhteistyötä asiaankuuluvien sidosryhmien, kuten eturyhmien, kansalaisjärjestöjen tai yksityisen sektorin toimijoiden, kanssa voidaan aloittaa eritasoisella osallistumisella, esimerkiksi tiedon saatavuudella ja kuulemisella erityiskysymyksistä, jotka liittyvät osallistavaan osallistumiseen koko prosessin ajan. Osallistumisaste voi myös muuttua sopeutumisprosessin aikana (esim. korkea taso tavoitteiden määrittelyssä vs. matala taso arviointijärjestelmää laadittaessa). Prosessia käynnistettäessä prosessin tavoitteiden ja sidosryhmien roolin on kuitenkin oltava selkeitä ja niistä on tiedotettava odotusten hallitsemiseksi.

Sidosryhmien osallistamisessa olisi otettava huomioon seuraavat keskeiset seikat:

• Kaikki sidosryhmien osallistumisprosessit ovat erilaisia, minkä vuoksi tarvitaan monipuolisia taitoja (esim. moderointi, sovittelu, sopeutumiseen liittyvä tietämys), jotta voidaan käsitellä osallistumisen eri vaiheissa mahdollisesti tapahtuvaa kehitystä.
• Sidosryhmien osallistumisprosessit ovat resurssi-intensiivisiä (esim. inhimillisiä ja taloudellisia), ja siksi selkeän prosessisuunnittelun olisi oltava käytettävissä alusta alkaen, jotta voidaan laskea sidosryhmien ja organisaatiotiimin tarvitsemat resurssit.
• Jatkuvan tietojenvaihdon ja avoimuuden takaamiseksi olisi laadittava lyhyet tiedotteet prosessista sekä pöytäkirjat, joissa dokumentoidaan keskustelut ja prosessin keskeiset tulokset.
• Sidosryhmille on tiedotettava tulosten aiotusta käytöstä, ja niiden on annettava hyväksyntänsä, jos tulokset aiotaan julkaista.