1.3 Sopeutumisprosessien käynnistäminen kunnassa ja sen ulkopuolella

Sopeutuminen on monitahoinen, monialainen, monialainen ja monitasoinen päätöksentekoalue, joka edellyttää tiettyä rakennetta onnistumisen, johdonmukaisuuden ja jatkuvuuden varmistamiseksi. Rakenne olisi räätälöitävä kunnan koon ja valmiuksien mukaan (esim. jotkin kaupungit voivat perustaa erityisiä sopeutumisyksiköitä, kun taas toiset valtavirtaistavat sopeutumisen olemassa olevien osastojen työhön). Kummassakin tapauksessa parhaat tulokset saavutetaan perustamalla ydinryhmä, jonka nimenomaisena tehtävänä on prosessin hallinnointi ja yhteydenpito kaikkiin asiaankuuluviin hallintoelimiin, sekä määrittämällä sopeutumisprosessiin osallistuvat sidosryhmät, myös kaupunkia ympäröiviltä alueilta tulevat sidosryhmät (ks. vaihe 2.5).

Perustetaan ydintiimi

Jotta sopeutumisprosessia voidaan ylläpitää pitkällä aikavälillä, organisaatiolle, osastolle tai pienemmälle työntekijäryhmälle olisi annettava selkeät valtuudet sopeutumisprosessin hallinnointiin. Ydinryhmän täsmälliset vastuualueet voivat olla tilannekohtaisia, mutta ne voivat vaihdella prosessin ohjaamisesta viranomaisessa toimintapoliittisten luonnosten laatimiseen, sopeutumisen yhteyspisteenä toimimisesta ja sopeutumista koskevasta sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä. Ydinryhmän jäsenillä olisi mieluiten oltava pitkäaikaista kokemusta säähän/ilmastoon liittyvistä kysymyksistä, ja heillä olisi oltava pätevyys käsitellä monenlaisia aiheita, joilla voi olla merkitystä sopeutumisprosessin kannalta.

Suuntaviivat ydinsopeutumisryhmän perustamiseksi:

• määrittää jäsenet ja saada heidän suostumuksensa;
• Määritellään ryhmän tehtävät ensimmäisessä kokouksessa.
• sopia yhteistyön rakenteesta (esim. kokousten tiheys, ydinryhmän sisäisen viestinnän tyyppi, yhteistyösäännöt);
• Luo aikataulu ja aseta välitavoitteita;
• tunnistaa yhteistyötarpeet muiden hallintoelinten ja sidosryhmien kanssa;
• kommunikoida sekä sisäisesti (johto) että ulkoisesti (julkinen jne.) ja päätöksentekijöiden kanssa
• järjestettävä avoin dokumentaatio kaikista prosessin vaiheista;
• Yhteydenpito muihin asiaankuuluviin hallintoelimiin.

Kaikille asiaankuuluville yksiköille tai viranomaisille (jotka vastaavat esimerkiksi terveydestä, pelastuspalvelusta, liikenteestä, energiasta, taloudesta, rahoituksesta, koulutuksesta, yleishyödyllisistä palveluista ja sosiaalipalveluista – ks. vaihe 1.6) on tiedotettava sopeutumisprosessista ja niiden on osallistuttava siihen, ja niille on annettava selkeät valtuudet tehdä päätöksiä vastuualueillaan. Tämä koskee myös edellä käsiteltyä ydintiimiä. Niiden osallistuminen voi vaihdella tietojen toimittamisesta ja vaihtamisesta sopeutumiskyvyn kehittämiseen tai sopeutumista koskevien päätösten tekemiseen niiden toimivallan puitteissa.

On myös hyödyllistä hyödyntää olemassa olevia alustoja ja institutionaalisia rakenteita ja koordinoida niitä niiden kanssa. Erityisesti katastrofiriskin vähentämistä koskevat kansalliset foorumit, joita monet Euroopan maat ovat perustaneet, tarjoavat monialaisen foorumin, joka voisi helpottaa katastrofiriskin vähentämisen ja sopeutumisen sidosryhmien välistä vuorovaikutusta.

Tunnista sidosryhmät, joita asia koskee, ja ota ne mukaan sopeutumisprosessiin

Yhteistyötä asiaankuuluvien sidosryhmien kanssa, mukaan lukien eturyhmät, valtiosta riippumattomat järjestöt tai yksityisen sektorin järjestöt, voidaan aloittaa eri tasoilla. Osallistumisen taso voi myös muuttua sopeutumisprosessin aikana. Prosessia käynnistettäessä prosessin tavoitteiden sekä sidosryhmien roolin on oltava selkeitä ja niistä on tiedotettava odotusten hallitsemiseksi. Lisätietoja sidosryhmien tunnistamisesta ja osallistumisesta on vaiheessa 1.6.

Sisällytä ja ota mukaan ympäröivät alueet