1.3 Alkalmazkodási folyamatok kialakítása a településen belül és kívül

Az alkalmazkodás összetett, ágazatközi, több kérdést érintő és többszintű döntéshozatali terület, és mint ilyen, a siker, a következetesség és a folytonosság biztosítása érdekében bizonyos struktúrát igényel. A rendszert az önkormányzat méretéhez és kapacitásához kell igazítani (pl. egyes városok speciális alkalmazkodási egységeket hozhatnak létre, míg mások az alkalmazkodást a meglévő szervezeti egységek munkájába építik be). A legjobb eredményeket mindkét esetben egy olyan központi csoport létrehozásával érik el, amely kifejezett megbízatással rendelkezik a folyamat irányítására és az összes érintett közigazgatási szervvel való kapcsolattartásra, valamint azonosítja az alkalmazkodási folyamatban részt vevő érdekelt feleket, beleértve a várost körülvevő területek érdekelt feleit is (lásd a 2.5. lépést).

Hozzon létre egy központi csapatot

Az alkalmazkodási folyamat hosszú távú fenntartása érdekében az alkalmazkodási folyamat irányítására egyértelmű megbízást kell adni egy szervezetnek, osztálynak vagy a munkavállalók egy kisebb csoportjának. A központi csoport pontos felelősségi körei kontextusfüggőek lehetnek, de a hatóságon belüli folyamat irányításától a szakpolitikai tervezetek megfogalmazásáig terjedhetnek, és kapcsolattartó pontként szolgálhatnak az alkalmazkodás belső és külső kommunikációjához. A központi csoport tagjainak ideális esetben hosszú múltra visszatekintő tapasztalattal kell rendelkezniük az időjárással/éghajlattal kapcsolatos kérdésekben, és képesnek kell lenniük arra, hogy az alkalmazkodási folyamat szempontjából releváns témák széles körét lefedjék.

Iránymutatások az alkalmazkodással foglalkozó központi csoport létrehozásához:

• meghatározza a tagokat és megszerezze a hozzájárulásukat;
• a csoport feladatainak meghatározása az első ülésen;
• Megállapodás az együttműködés struktúrájáról (pl. az ülések gyakorisága, a központi csoporton belüli kommunikáció típusa, az együttműködés szabályai);
• Hozzon létre ütemtervet és állítson be mérföldköveket;
• az egyéb közigazgatási szervekkel és érdekelt felekkel való együttműködési igények azonosítása;
• Kommunikáció mind belsőleg (menedzsment), mind külsőleg (nyilvánosság stb.), valamint a döntéshozókkal;
• átlátható dokumentációt készít a folyamat során tett valamennyi lépésről;
• Kapcsolattartás más illetékes közigazgatási szervekkel.

Minden érintett szervezeti egységet vagy hatóságot (pl. az egészségügyért, a polgári védelemért, a közlekedésért, az energiaügyért, a gazdaságért, a pénzügyekért, az oktatásért, a közüzemi szolgáltatásokért, a szociális szolgáltatásokért stb. felelős osztályt vagy hatóságot – lásd az 1.6. lépést– tájékoztatni kell, és be kell vonni az alkalmazkodási folyamatba, egyértelmű megbízást kapva arra, hogy saját felelősségi körén belül döntéseket hozzon. Ez vonatkozik a fent tárgyalt központi csapatra is. Részvételük mértéke az információnyújtástól és -cserétől az alkalmazkodóképesség kiépítéséig vagy a hatáskörükön belül az alkalmazkodásra vonatkozó döntések meghozataláig terjedhet.

Hasznos továbbá a meglévő platformok és intézményi struktúrák kihasználása és az azokkal való koordináció. Különösen a nemzeti katasztrófakockázat-csökkentési platformok, amelyeket számos európai ország hozott létre, biztosítanak több ágazatra kiterjedő platformot, amely megkönnyítheti a katasztrófakockázat-csökkentésben és az alkalmazkodásban érdekelt felek közötti interakciót.

Az érintett érdekelt felek azonosítása és bevonása az alkalmazkodási folyamatba

Az érdekelt felekkel, többek között az érdekcsoportokkal, a nem kormányzati szervezetekkel (NGO-k) vagy a magánszektor szereplőivel különböző szintű együttműködés alakítható ki. Az alkalmazkodási folyamat során a részvétel szintje is változhat. A folyamat elindításakor az elvárások kezelése érdekében egyértelművé kell tenni a folyamat céljait és az érdekelt felek szerepét. Az érdekelt felek azonosításáról és bevonásáról bővebben lásd az 1.6. lépést.

A környező területek bevonása és bevonása

2.5. lépést.