1.3 Uppsetning aðlögunarferla innan og utan sveitarfélagsins

1.3 Uppsetning aðlögunarferla innan og utan sveitarfélagsins

Aðlögun er flókið svæði sem er þverfaglegt, fjölþætt og margþætt og krefst tiltekinnar uppsetningar til að tryggja árangur, samkvæmni og samfellu. Skipulagið ætti að vera sniðið að stærð og getu sveitarfélagsins (t.d. gætu sumar borgir skapað sérstakar aðlögunareiningar á meðan aðrar almennar aðlaganir að starfi núverandi deilda). Í báðum tilvikum næst bestur árangur með því að koma á fót kjarnateymi með skýru umboði til að stjórna ferlinu og hafa samráð við allar viðeigandi stjórnsýslustofnanir, ásamt því að tilgreina hagsmunaaðila sem eiga að taka þátt í aðlögunarferlinu, þ.m.t. frá svæðum umhverfis borgina (sjá skref 2.5).

Stofna kjarnahóp

Til að viðhalda aðlögunarferli til langs tíma ætti að veita stofnun, deild eða minni hópi starfsmanna skýrt umboð til stjórnunar aðlögunarferlisins. Nákvæm ábyrgð kjarnahópsins gæti verið samhengissértæk en getur verið allt frá því að stýra ferlinu innan opinbera yfirvaldsins til að móta stefnuuppkast, sem er tengiliður fyrir aðlögun til að miðla aðlögun innan og utan. Meðlimir kjarnahópsins ættu helst að hafa langvarandi reynslu af veður/loftstengdum málefnum og ættu að vera hæfir til að ná yfir fjölbreytt svið af málefnum sem gætu skipt máli fyrir aðlögunarferlið.

Leiðbeiningar um stofnun kjarnaaðlögunarhóps:

• Ákvarða meðlimina og fá samþykki þeirra,
• Skilgreina verkefni hópsins á fyrsta fundi,
• Koma sér saman um fyrirkomulag samvinnu (t.d. tíðni funda, tegund samskipta innan kjarnahópsins, reglur um samvinnu),
• Búðu til áætlun og settu áfanga;
• Greina þörf fyrir samstarf við aðrar stjórnsýslustofnanir og hagsmunaaðila,
• Samskipti, bæði innan og utan (opinber, o.s.frv.) og við þá sem taka ákvarðanir,
• Skipuleggja gagnsæ skjöl um allar ráðstafanir sem gerðar eru í ferlinu,
• Hafa samráð við aðrar viðeigandi stjórnsýslustofnanir.

Allar viðkomandi deildir eða yfirvöld (t.d. sem bera ábyrgð á heilsu, almannavörnum, samgöngum, orkumálum, hagkerfi, fjármálum, menntun, veitum, félagsþjónustu o.s.frv. — sjá skref 1.6) þurfa að vera upplýst og taka þátt í aðlögunarferlinu og fá skýrt umboð til að taka ákvarðanir á sínu sviði ábyrgðar. Þetta á einnig við um kjarnateymið sem fjallað er um hér að ofan. Þátttaka þeirra getur verið mismunandi frá því að veita og skiptast á upplýsingum til að byggja upp aðlögunarhæfni eða taka ákvarðanir um aðlögun innan valdheimilda þeirra.

Það er einnig gagnlegt að nýta og samræma með núverandi vettvangi og stofnana skipulag. Þar er einkum að finna landsbundna vettvang til að draga úr áhættu vegna hamfara eða stóráfalla, sem mörg Evrópulönd hafa komið á fót, vettvang sem tekur til margra atvinnugreina sem gæti auðveldað samspil milli þess að draga úr hættu á hamförum eða stóráfalli og aðlögunar hagsmunaaðila.

Greina hagsmunaaðila sem verða fyrir áhrifum og taka þá þátt í aðlögunarferlinu

Hægt er að koma á samstarfi við viðkomandi hagsmunaaðila, þ.m.t. hagsmunahópa, frjáls félagasamtök (NGO) eða þá sem koma frá einkageiranum, með mismunandi þátttökustigum. Einnig er hægt að breyta umfangi aðlögunarferlisins. Þegar ferlið er hafið þurfa markmiðin með ferlinu, sem og hlutverk hagsmunaaðila, að vera skýr og tilkynnt til að stjórna væntingum. Fyrir frekari upplýsingar um deili á hagsmunaaðilum og þátttöku í sjá Skref 1.6.

Fela í sér og taka þátt í nærliggjandi svæðum

Skref 2.5