1.3 Nastavenie adaptačných procesov v obci aj mimo nej

Adaptácia je zložitá, medziodvetvová, viacotázková a viacúrovňová oblasť rozhodovania a ako taká si vyžaduje určité nastavenie na zabezpečenie úspechu, konzistentnosti a kontinuity. Zriadenie by malo byť prispôsobené veľkosti a kapacitám obce (napr. niektoré mestá môžu vytvoriť osobitné adaptačné jednotky, zatiaľ čo iné začleňujú adaptáciu do práce existujúcich oddelení). V oboch prípadoch sa najlepšie výsledky dosiahnu zriadením hlavného tímu s výslovným mandátom na riadenie procesu a spoluprácou so všetkými príslušnými správnymi orgánmi, ako aj určením zainteresovaných strán, ktoré sa majú zapojiť do procesu adaptácie, vrátane zainteresovaných strán z oblastí v okolí mesta (pozri krok 2.5).

Vytvoriť základný tím

V záujme dlhodobého udržania adaptačného procesu by sa mal organizácii, oddeleniu alebo menšej skupine zamestnancov udeliť jasný mandát na riadenie adaptačného procesu. Presné povinnosti hlavného tímu môžu byť špecifické pre daný kontext, ale môžu siahať od riadenia procesu v rámci verejného orgánu až po formulovanie návrhov politík, pôsobenie ako kontaktné miesto pre adaptáciu až po internú a externú komunikáciu o adaptácii. Členovia základného tímu by v ideálnom prípade mali mať dlhodobé skúsenosti s otázkami súvisiacimi s počasím/klímou a mali by byť kvalifikovaní na pokrytie širokej škály tém, ktoré by mohli byť relevantné pre proces adaptácie.

Usmernenia k zriadeniu hlavného adaptačného tímu:

• určiť členov a získať ich súhlas;
• vymedziť úlohy skupiny na prvom zasadnutí,
• dohodnúť sa na štruktúre spolupráce (napr. frekvencia stretnutí, druh komunikácie v rámci hlavného tímu, pravidlá spolupráce),
• Vytvorte plán a nastavte medzníky;
• identifikovať potreby spolupráce s inými správnymi orgánmi a zainteresovanými stranami,
• komunikovať tak interne (manažment), ako aj externe (verejnosť atď.), ako aj s osobami s rozhodovacou právomocou,
• organizovať transparentnú dokumentáciu o všetkých krokoch podniknutých v tomto procese,
• Spolupráca s inými príslušnými správnymi orgánmi.

Všetky príslušné oddelenia alebo orgány (napr. zodpovedné za zdravie, civilnú ochranu, dopravu, energetiku, hospodárstvo, financie, vzdelávanie, verejnoprospešné služby, sociálne služby atď. – pozri krok 1.6)musia byť informované a zapojené do procesu adaptácie, pričom musia mať jasný mandát na prijímanie rozhodnutí vo svojich oblastiach zodpovednosti. Platí to aj pre vyššie uvedený základný tím. Ich miera zapojenia sa môže líšiť od poskytovania a výmeny informácií až po budovanie adaptačnej kapacity alebo prijímanie rozhodnutí o adaptácii v rámci ich sféry pôsobnosti.

Takisto je prospešné využívať existujúce platformy a inštitucionálne štruktúry a koordinovať sa s nimi. Najmä vnútroštátne platformy na znižovanie rizika katastrof, ktoré mnohé európske krajiny zriadili, poskytujú viacodvetvovú platformu, ktorá by mohla uľahčiť interakciu medzi zainteresovanými stranami v oblasti znižovania rizika katastrof a adaptácie.

Identifikovať dotknuté zainteresované strany a zapojiť ich do procesu adaptácie

Spolupráca s príslušnými zainteresovanými stranami vrátane záujmových skupín, mimovládnych organizácií (MVO) alebo subjektov zo súkromného sektora sa môže nadviazať s rôznymi úrovňami zapojenia. Úroveň zapojenia sa môže meniť aj v priebehu adaptačného procesu. Pri začatí procesu musia byť ciele procesu, ako aj úloha zainteresovaných strán jasné a oznámené, aby bolo možné riadiť očakávania. Viac informácií o identifikácii a zapojení zainteresovaných strán sa nachádza v kroku 1.6.

Zahrnúť a zapojiť okolité oblasti

kroku 2.5.