1.3 Inrättande av anpassningsprocesser inom och utanför kommunen

1.3 Inrättande av anpassningsprocesser inom och utanför kommunen

Anpassning är ett komplext, sektorsövergripande, flerfråge- och flernivåbeslutsområde och kräver därför en viss struktur för att säkerställa framgång, konsekvens och kontinuitet. Upplägget bör anpassas till kommunens storlek och kapacitet (vissa städer kan t.ex. skapa särskilda anpassningsenheter medan andra integrerar anpassning i de befintliga avdelningarnas arbete). I båda fallen uppnås de bästa resultaten genom att man inrättar en kärngrupp med ett uttryckligt mandat för förvaltningen av processen och samarbetar med alla relevanta administrativa organ samt identifierar intressenter som ska involveras i anpassningsprocessen, även från områden som omger staden (se steg 2.5).

Etablera ett kärnteam

För att upprätthålla en anpassningsprocess på lång sikt bör ett tydligt mandat för hanteringen av anpassningsprocessen ges till en organisation, avdelning eller en mindre grupp anställda. Kärngruppens exakta ansvarsområden kan vara kontextspecifika men kan sträcka sig från att styra processen inom den offentliga myndigheten till att formulera politiska utkast, fungera som kontaktpunkt för anpassning till att kommunicera anpassning internt och externt. Medlemmarna i kärngruppen bör helst ha långvarig erfarenhet av väder-/klimatrelaterade frågor och bör vara kvalificerade för att täcka ett brett spektrum av ämnen som kan vara relevanta för anpassningsprocessen.

Riktlinjer för inrättande av en central anpassningsgrupp:

• Utse medlemmarna och få deras samtycke.
• Definiera gruppens uppgifter vid det första mötet.
• komma överens om samarbetsstrukturen (t.ex. mötesfrekvens, typ av kommunikation inom kärngruppen, samarbetsregler),
• Skapa ett schema och ange milstolpar;
• Identifiera samarbetsbehov med andra administrativa organ och intressenter.
• Kommunicera både internt (ledning) och externt (offentligt osv.) och med beslutsfattare.
• Organisera en transparent dokumentation av alla steg som tagits i processen.
• Samarbeta med andra relevanta administrativa organ.

Alla berörda avdelningar eller myndigheter (t.ex. ansvariga för hälso- och sjukvård, civilskydd, transport, energi, ekonomi, finans, utbildning, allmännyttiga tjänster, sociala tjänster osv. – se steg 1.6)måste informeras och involveras i anpassningsprocessen och få ett tydligt mandat att fatta beslut inom sina ansvarsområden. Detta gäller även kärngruppen som diskuterats ovan. Deras deltagande kan variera från att tillhandahålla och utbyta information till att bygga upp anpassningsförmåga eller fatta beslut om anpassning inom deras behörighetsområde.

Det är också fördelaktigt att utnyttja och samordna med befintliga plattformar och institutionella strukturer. I synnerhet nationella plattformar för katastrofriskreducering, som många europeiska länder har inrättat, tillhandahåller en sektorsövergripande plattform som skulle kunna underlätta samverkan mellan aktörer inom katastrofriskreducering och anpassning.

Identifiera berörda parter och involvera dem i anpassningsprocessen

Samarbete med berörda parter, inbegripet intressegrupper, icke-statliga organisationer eller aktörer från den privata sektorn, kan inledas på olika nivåer. Graden av delaktighet kan också förändras under anpassningsprocessens gång. När processen inleds måste processens mål och intressenternas roll vara tydliga och kommunicerade för att hantera förväntningarna. För mer information om identifiering av berörda parter och deras deltagande, se steg 1.6.

Inkludera och involvera omgivande områden

steg 2.5.