1.3 Създаване на процеси на адаптация в рамките на общината и извън нея

Адаптацията е сложна, междусекторна, многостранна и многостепенна област на вземане на решения и като такава изисква определена структура, за да се гарантира успех, последователност и приемственост. Структурата следва да бъде съобразена с размера и капацитета на общината (напр. някои градове могат да създадат специфични звена за адаптиране, докато други включват адаптацията в работата на съществуващите департаменти). И в двата случая най-добрите резултати се постигат чрез създаване на основен екип с изричен мандат за управление на процеса и поддържане на връзка с всички съответни административни органи, както и чрез определяне на заинтересованите страни, които да участват в процеса на адаптиране, включително тези от районите около града (вж. стъпка 2.5).

Създаване на основен екип

За да се поддържа процес на адаптиране в дългосрочен план, на дадена организация, отдел или по-малка група служители следва да бъде даден ясен мандат за управление на процеса на адаптиране. Конкретните отговорности на основния екип може да са специфични за контекста, но могат да варират от насочване на процеса в рамките на публичния орган до формулиране на проекти на политики, като действат като звено за контакт за адаптацията до вътрешно и външно съобщаване на адаптацията. В идеалния случай членовете на основния екип следва да имат дългогодишен опит по въпроси, свързани с времето/климата, и следва да бъдат квалифицирани, за да обхванат широк кръг от теми, които биха могли да бъдат от значение за процеса на адаптиране.

Насоки за създаване на основен екип за адаптация:

• Определяне на членовете и получаване на тяхното съгласие;
• Определя задачите на групата на първото заседание;
• Постигане на съгласие относно структурата за сътрудничество (напр. честота на срещите, вид комуникация в рамките на основния екип, правила за сътрудничество);
• Създаване на график и определяне на етапни цели;
• Определяне на нуждите от сътрудничество с други административни органи и заинтересовани страни;
• Комуникират, както вътрешно (управление), така и външно (публично и т.н.), така и с лицата, отговорни за вземането на решения;
• Организира прозрачна документация за всички стъпки, предприети в процеса;
• Поддържа връзка с други съответни административни органи.

Всички съответни отдели или органи (напр. отговарящи за здравеопазването, гражданската защита, транспорта, енергетиката, икономиката, финансите, образованието, комуналните услуги, социалните услуги и др. — вж. стъпка 1.6) трябва да бъдат информирани и включени в процеса на адаптиране, като получат ясен мандат за вземане на решения в своите области на отговорност. Това важи и за основния екип, обсъден по-горе. Степента на тяхното участие може да варира от предоставяне и обмен на информация до изграждане на адаптивен капацитет или вземане на решения за адаптиране в рамките на тяхната сфера на компетентност.

Също така е полезно да се използват и координират съществуващите платформи и институционални структури. По-специално националните платформи за намаляване на риска от бедствия, които много европейски държави създадоха, предоставят многосекторна платформа, която би могла да улесни взаимодействието между намаляването на риска от бедствия и заинтересованите страни в областта на адаптацията.

Идентифициране на засегнатите заинтересовани страни и включването им в процеса на адаптация

Сътрудничеството със съответните заинтересовани страни, включително групи по интереси, неправителствени организации (НПО) или такива от частния сектор, може да се установи с различни равнища на участие. Степента на участие също може да се промени в хода на процеса на адаптиране. При започването на процеса целите на процеса, както и ролята на заинтересованите страни, трябва да бъдат ясни и съобщени, за да се управляват очакванията. За повече информация относно идентифицирането и участието на заинтересованите страни вж. стъпка 1.6.

Включване и включване на околните райони

стъпка 2.5