1.3 Δημιουργία διαδικασιών προσαρμογής εντός και εκτός του δήμου

Η προσαρμογή είναι ένας σύνθετος, διατομεακός, πολυθεματικός και πολυεπίπεδος τομέας λήψης αποφάσεων και, ως εκ τούτου, απαιτεί μια ορισμένη δομή για τη διασφάλιση της επιτυχίας, της συνέπειας και της συνέχειας. Η δομή θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένη στο μέγεθος και τις ικανότητες του δήμου (π.χ. ορισμένες πόλεις θα μπορούσαν να δημιουργήσουν ειδικές μονάδες προσαρμογής, ενώ άλλες θα ενσωματώσουν την προσαρμογή στο έργο των υφιστάμενων τμημάτων). Και στις δύο περιπτώσεις, τα βέλτιστα αποτελέσματα επιτυγχάνονται με τη σύσταση μιας βασικής ομάδας με ρητή εντολή για τη διαχείριση της διαδικασίας και τη συνεργασία με όλους τους σχετικούς διοικητικούς φορείς, καθώς και με τον προσδιορισμό των ενδιαφερόμενων μερών που θα συμμετάσχουν στη διαδικασία προσαρμογής, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που προέρχονται από περιοχές γύρω από την πόλη (βλ. βήμα 2.5).

Δημιουργία μιας βασικής ομάδας

Για να διατηρηθεί μια διαδικασία προσαρμογής μακροπρόθεσμα, θα πρέπει να δοθεί σαφής εντολή για τη διαχείριση της διαδικασίας προσαρμογής σε έναν οργανισμό, ένα τμήμα ή μια μικρότερη ομάδα εργαζομένων. Οι ακριβείς αρμοδιότητες της βασικής ομάδας ενδέχεται να αφορούν συγκεκριμένο πλαίσιο, αλλά μπορεί να κυμαίνονται από την καθοδήγηση της διαδικασίας στο πλαίσιο της δημόσιας αρχής έως τη διατύπωση σχεδίων πολιτικής, λειτουργώντας ως σημείο επαφής για την προσαρμογή στην εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία της προσαρμογής. Τα μέλη της βασικής ομάδας θα πρέπει, ιδανικά, να έχουν μακροχρόνιες εμπειρίες σε θέματα που σχετίζονται με τον καιρό/το κλίμα και θα πρέπει να διαθέτουν τα προσόντα για την κάλυψη ευρέος φάσματος θεμάτων που ενδέχεται να σχετίζονται με τη διαδικασία προσαρμογής.

Κατευθυντήριες γραμμές για τη σύσταση βασικής ομάδας προσαρμογής:

• Καθορίζει τα μέλη και λαμβάνει τη συγκατάθεσή τους·
• Καθορίζει τα καθήκοντα της ομάδας κατά την πρώτη συνεδρίαση·
• Να συμφωνήσουν σχετικά με τη δομή της συνεργασίας (π.χ. συχνότητα συνεδριάσεων, είδος επικοινωνίας εντός της βασικής ομάδας, κανόνες συνεργασίας)·
• Δημιουργία χρονοδιαγράμματος και καθορισμός ορόσημων·
• Προσδιορισμός των αναγκών συνεργασίας με άλλους διοικητικούς φορείς και ενδιαφερόμενους φορείς·
• Επικοινωνία, τόσο εσωτερικά (διαχείριση) όσο και εξωτερικά (δημόσια, κ.λπ.) και με τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων·
• Οργάνωση διαφανούς τεκμηρίωσης όλων των μέτρων που έχουν ληφθεί κατά τη διαδικασία·
• Επαφές με άλλους αρμόδιους διοικητικούς φορείς.

Όλες οι αρμόδιες υπηρεσίες ή αρχές (π.χ. αρμόδιες για την υγεία, την πολιτική προστασία, τις μεταφορές, την ενέργεια, την οικονομία, τη χρηματοδότηση, την εκπαίδευση, τις υπηρεσίες κοινής ωφέλειας, τις κοινωνικές υπηρεσίες κ.λπ. — βλέπε βήμα 1.6) πρέπει να ενημερώνονται και να συμμετέχουν στη διαδικασία προσαρμογής, λαμβάνοντας σαφή εντολή να λαμβάνουν αποφάσεις στους τομείς αρμοδιότητάς τους. Το ίδιο ισχύει και για την κεντρική ομάδα που συζητήθηκε παραπάνω. Ο βαθμός συμμετοχής τους μπορεί να ποικίλλει από την παροχή και την ανταλλαγή πληροφοριών έως την ανάπτυξη προσαρμοστικών ικανοτήτων ή τη λήψη αποφάσεων σχετικά με την προσαρμογή στο πλαίσιο της σφαίρας εξουσίας τους.

Είναι επίσης επωφελές να αξιοποιηθούν και να συντονιστούν οι υπάρχουσες πλατφόρμες και οι θεσμικές δομές. Ειδικότερα, οι εθνικές πλατφόρμες για τη μείωση του κινδύνου καταστροφών, τις οποίες έχουν δημιουργήσει πολλές ευρωπαϊκές χώρες, παρέχουν μια πολυτομεακή πλατφόρμα που θα μπορούσε να διευκολύνει την αλληλεπίδραση μεταξύ των ενδιαφερόμενων μερών για τη μείωση του κινδύνου καταστροφών και την προσαρμογή.

Προσδιορισμός των ενδιαφερόμενων μερών και συμμετοχή τους στη διαδικασία προσαρμογής

Η συνεργασία με τα σχετικά ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των ομάδων συμφερόντων, των μη κυβερνητικών οργανώσεων (ΜΚΟ) ή εκείνων του ιδιωτικού τομέα, μπορεί να συσταθεί με διαφορετικά επίπεδα συμμετοχής. Το επίπεδο συμμετοχής μπορεί επίσης να μεταβληθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας προσαρμογής. Κατά την έναρξη της διαδικασίας, οι στόχοι της διαδικασίας καθώς και ο ρόλος των ενδιαφερόμενων μερών πρέπει να είναι σαφείς και να κοινοποιούνται για τη διαχείριση των προσδοκιών. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον προσδιορισμό και τη συμμετοχή των ενδιαφερόμενων μερών βλ. βήμα 1.6.

Συμπεριλάβετε και συμπεριλάβετε τις γύρω περιοχές

στο βήμα 2.5