Préparer le terrain pour l'adaptation
Identifier les parties prenantes concernées et les impliquer dans le processus d'adaptation
La coopération avec les parties prenantes concernées, y compris les groupes d’intérêt, les ONG ou celles du secteur privé, peut être mise en place avec différents niveaux de participation, par exemple l’accès à l’information, la consultation sur des questions spécifiques qui concernent la participation participative tout au long du processus. Le niveau de participation peut également changer au cours du processus d’adaptation (par exemple, niveau élevé lors de la définition des objectifs ou faible niveau lors de l’élaboration d’un programme d’évaluation). Mais au début du processus, les objectifs du processus ainsi que le rôle des parties prenantes doivent être clairs et communiqués afin de gérer les attentes.
Il convient de tenir compte de certains points essentiels lors de la participation des parties prenantes:
- Chaque processus de participation des parties prenantes est différent et, par conséquent, un ensemble diversifié de compétences (par exemple, modération, médiation, connaissances liées à l’adaptation) est nécessaire pour faire face aux différents développements possibles dans les phases de participation;
- Les processus de participation des parties prenantes nécessitent beaucoup de ressources (humaines, financières) et, par conséquent, une conception claire des processus devrait être disponible dès le départ afin de calculer les ressources nécessaires aux parties prenantes ainsi qu'à l'équipe de l'organisation;
- Des documents succincts sur le processus ainsi que des procès-verbaux documentant les discussions et les principaux résultats du processus devraient être préparés afin de garantir l’échange continu d’informations et la transparence;
- Les parties prenantes doivent être informées de l’utilisation prévue des résultats et donner leur approbation en cas de publication prévue.