Pour soutenir un processus d'adaptation à long terme, un mandat clair pour la gestion du processus d'adaptation devrait être donné à une organisation ou à un groupe plus restreint de personnes employées par le gouvernement. Les responsabilités précises de l’équipe centrale peuvent être spécifiques au contexte, mais peuvent aller du pilotage du processus au sein de l’autorité publique à la formulation d’ébauches de politiques, du rôle de point de contact pour l’adaptation à la communication sur l’adaptation à l’interne et à l’externe, etc. Les membres de l’équipe centrale devraient avoir une expérience de longue date des questions météorologiques/climatiques et devraient être qualifiés pour couvrir un large éventail de questions susceptibles d’être pertinentes pour le processus d’adaptation.

Les aspects suivants devraient être pris en considération lors de la mise en place d'une équipe de base pour l'adaptation:

• Déterminer les membres et obtenir leur consentement
• Définir les tâches du groupe lors de la première réunion
• convenir de la structure de collaboration (par exemple, fréquence des réunions, type de communication au sein de l’équipe centrale, règles de coopération);
• Créer un calendrier et définir des jalons
• Identifier les besoins de coopération avec d'autres organes administratifs et parties prenantes
• Communiquer, tant à l'interne (gestion) qu'à l'externe (public, etc.) et avec les décideurs
• Organiser une documentation transparente de toutes les étapes du processus