1.3 It-twaqqif ta' proċessi ta' adattament fil-muniċipalità u lil hinn minnha

L-adattament huwa qasam ta’ teħid ta’ deċiżjonijiet kumpless, transsettorjali, b’diversi kwistjonijiet u f’diversi livelli u bħala tali jeħtieġ ċerta struttura biex jiġu żgurati s-suċċess, il-konsistenza u l-kontinwità. L-istruttura għandha titfassal skont id-daqs u l-kapaċitajiet tal-muniċipalità (eż. xi bliet jistgħu joħolqu unitajiet speċifiċi ta’ adattament filwaqt li oħrajn jintegraw l-adattament fil-ħidma tad-dipartimenti eżistenti). Fi kwalunkwe każ, l-aħjar riżultati jinkisbu permezz tal-istabbiliment ta’ tim ewlieni b’mandat espliċitu għall-ġestjoni tal-proċess u l-kollegament mal-korpi amministrattivi rilevanti kollha, kif ukoll l-identifikazzjoni tal-partijiet ikkonċernati li għandhom ikunu involuti fil-proċess ta’ adattament, inklużi dawk minn żoni madwar il-belt (ara l-Pass 2.5).

Stabbilixxi tim ewlieni

Sabiex jiġi sostnut proċess ta’ adattament fit-tul, jenħtieġ li jingħata mandat ċar għall-ġestjoni tal-proċess ta’ adattament lil organizzazzjoni, dipartiment jew grupp iżgħar ta’ impjegati. Ir-responsabbiltajiet preċiżi tat-tim ewlieni jistgħu jkunu speċifiċi għall-kuntest iżda jistgħu jvarjaw mit-tmexxija tal-proċess fi ħdan l-awtorità pubblika għall-formulazzjoni ta’ abbozzi ta’ politika, li jaġixxu bħala punt ta’ kuntatt għall-adattament għall-komunikazzjoni tal-adattament internament u esternament. Il-membri tat-tim ewlieni idealment għandu jkollhom esperjenzi fit-tul bi kwistjonijiet relatati mat-temp/mal-klima u għandhom ikunu kkwalifikati biex ikopru firxa wiesgħa ta’ suġġetti li jistgħu jkunu rilevanti għall-proċess ta’ adattament.

Linji gwida għall-istabbiliment ta’ tim ewlieni ta’ adattament:

• Jiddetermina l-membri u jikseb il-kunsens tagħhom;
• Jiddefinixxi l-kompiti tal-grupp fl-ewwel laqgħa;
• Jaqblu dwar l-istruttura għall-kollaborazzjoni (eż. il-frekwenza tal-laqgħat, it-tip ta’ komunikazzjoni fi ħdan it-tim ewlieni, ir-regoli ta’ kooperazzjoni);
• Toħloq skeda u tistabbilixxi stadji importanti;
• Jidentifikaw il-ħtiġijiet ta’ kooperazzjoni ma’ korpi amministrattivi u partijiet ikkonċernati oħra;
• Jikkomunikaw, kemm internament (ġestjoni) kif ukoll esternament (pubbliku, eċċ.) u ma’ dawk li jieħdu d-deċiżjonijiet;
• Jorganizza dokumentazzjoni trasparenti tal-passi kollha meħuda fil-proċess;
• Jikkollabora ma’ korpi amministrattivi rilevanti oħra.

Id-dipartimenti jew l-awtoritajiet rilevanti kollha (eż. responsabbli għas-saħħa, il-protezzjoni ċivili, it-trasport, l-enerġija, l-ekonomija, il-finanzi, l-edukazzjoni, l-utilitajiet, is-servizzi soċjali, eċċ. - ara l-Pass 1.6) jeħtieġ li jiġu infurmati u involuti fil-proċess ta’ adattament, filwaqt li jirċievu mandat ċar biex jieħdu deċiżjonijiet fl-oqsma ta’ responsabbiltà tagħhom. Dan japplika wkoll għat-tim ewlieni diskuss hawn fuq. Il-grad ta’ involviment tagħhom jista’ jvarja mill-għoti u l-iskambju ta’ informazzjoni għall-bini ta’ kapaċità adattiva jew it-teħid ta’ deċiżjonijiet dwar l-adattament fl-isfera ta’ awtorità tagħhom.

Huwa wkoll ta’ benefiċċju li jsir użu mill-pjattaformi u l-istrutturi istituzzjonali eżistenti u li dawn jiġu kkoordinati magħhom. B’mod partikolari, il-pjattaformi nazzjonali għat-tnaqqis tar-riskju ta’ diżastri, li ħafna pajjiżi Ewropej stabbilixxew, jipprovdu pjattaforma multisettorjali li tista’ tiffaċilita l-interazzjoni bejn il-partijiet ikkonċernati tat-tnaqqis tar-riskju ta’ diżastri u tal-adattament.

L-identifikazzjoni tal-partijiet ikkonċernati affettwati u l-involviment tagħhom fil-proċess ta’ adattament

Il-kooperazzjoni mal-partijiet ikkonċernati rilevanti, inklużi l-gruppi ta’ interess, l-organizzazzjonijiet mhux governattivi (NGOs) jew dawk mis-settur privat, tista’ tiġi stabbilita b’livelli differenti ta’ involviment. Il-livell ta’ involviment jista’ jinbidel ukoll matul il-proċess ta’ adattament. Meta jinbeda l-proċess, l-għanijiet tal-proċess kif ukoll ir-rwol tal-partijiet ikkonċernati jeħtieġ li jkunu ċari u kkomunikati sabiex jiġu ġestiti l-aspettattivi. Għal aktar informazzjoni dwar l-identifikazzjoni u l-involviment tal-partijiet ikkonċernati ara l-Pass 1.6.

Inkludi u involvi ż-żoni tal-madwar

2.5