Betrokken stakeholders identificeren en betrekken bij het aanpassingsproces

Betrokken stakeholders identificeren en betrekken bij het aanpassingsproces

Samenwerking met relevante belanghebbenden, waaronder belangengroepen, ngo’s of belanghebbenden uit de particuliere sector, kan worden opgezet met verschillende niveaus van betrokkenheid, bijvoorbeeld toegang tot informatie, raadpleging over specifieke kwesties die van belang zijn voor participatieve betrokkenheid gedurende het hele proces. De mate van betrokkenheid kan ook veranderen in de loop van het aanpassingsproces (bv. hoog niveau bij het definiëren van doelstellingen versus laag niveau bij het werken aan een evaluatieschema). Maar bij het starten van het proces moeten de doelstellingen van het proces en de rol van belanghebbenden duidelijk zijn en worden gecommuniceerd om de verwachtingen te beheren.

Bij de betrokkenheid van belanghebbenden moet rekening worden gehouden met een aantal belangrijke punten:

• Elk proces van betrokkenheid van belanghebbenden is anders en daarom is een gediversifieerde reeks vaardigheden (bv. matiging, bemiddeling, aanpassingsgerelateerde kennis) nodig om de verschillende mogelijke ontwikkelingen in de fasen van betrokkenheid aan te pakken;
• De processen voor de betrokkenheid van belanghebbenden zijn middelenintensief (bv. menselijk, financieel) en daarom moet er vanaf het begin een duidelijk procesontwerp beschikbaar zijn om de middelen te berekenen die belanghebbenden en het organisatieteam nodig hebben;
• Er moeten korte hand-outs over het proces worden opgesteld, evenals notulen waarin de besprekingen en de belangrijkste resultaten binnen het proces worden gedocumenteerd, teneinde de voortdurende informatie-uitwisseling en transparantie te waarborgen;
• Belanghebbenden moeten worden geïnformeerd over het beoogde gebruik van de resultaten en hun goedkeuring geven in geval van geplande publicatie.