1.3 Criação de processos de adaptação dentro e fora do município

A adaptação é um domínio de decisão complexo, intersetorial, multissetorial e a vários níveis e, como tal, exige uma certa configuração para garantir o êxito, a coerência e a continuidade. A configuração deve ser adaptada à dimensão e às capacidades do município (por exemplo, algumas cidades podem criar unidades de adaptação específicas, enquanto outras integram a adaptação no trabalho dos departamentos existentes). Em ambos os casos, os melhores resultados são alcançados através da criação de uma equipa central com um mandato explícito para a gestão do processo e a ligação com todos os organismos administrativos pertinentes, bem como da identificação das partes interessadas a participar no processo de adaptação, incluindo as provenientes das zonas circundantes da cidade (ver etapa 2.5).

Criar uma equipa central

Para sustentar um processo de adaptação a longo prazo, deve ser conferido um mandato claro para a gestão do processo de adaptação a uma organização, departamento ou grupo mais pequeno de trabalhadores. As responsabilidades precisas da equipa principal podem ser específicas do contexto, mas podem ir desde a orientação do processo no âmbito da autoridade pública até à formulação de projetos de políticas, atuando como ponto de contacto para a adaptação, até à comunicação da adaptação a nível interno e externo. Idealmente, os membros da equipa principal devem ter experiências de longa data com questões relacionadas com o clima e as condições meteorológicas e devem ser qualificados para abranger uma vasta gama de temas que possam ser relevantes para o processo de adaptação.

Orientações para a criação de uma equipa central de adaptação:

• Determinar os membros e obter o seu consentimento;
• Definir as tarefas do grupo na primeira reunião;
• Chegar a acordo sobre a estrutura de colaboração (por exemplo, frequência das reuniões, tipo de comunicação no seio da equipa principal, regras de cooperação);
• Criar um calendário e definir metas;
• Identificar as necessidades de cooperação com outros órgãos administrativos e partes interessadas;
• Comunicar, tanto internamente (gestão) como externamente (público, etc.) e com os decisores;
• Organizar uma documentação transparente de todas as etapas do processo;
• Estabelecer contactos com outros órgãos administrativos competentes.

Todos os departamentos ou autoridades competentes (por exemplo, responsáveis pela saúde, proteção civil, transportes, energia, economia, finanças, educação, serviços públicos, serviços sociais, etc. - ver etapa 1.6)devem ser informados e envolvidos no processo de adaptação, recebendo um mandato claro para tomar decisões nos seus domínios de competência. Isto aplica-se também à equipa central discutida acima. O seu grau de envolvimento pode variar desde a prestação e o intercâmbio de informações até ao reforço da capacidade de adaptação ou à tomada de decisões em matéria de adaptação no âmbito da sua esfera de autoridade.

É igualmente vantajoso utilizar e coordenar-se com as plataformas e as estruturas institucionais existentes. Em especial, as plataformas nacionais para a redução do risco de catástrofes, que muitos países europeus criaram, proporcionam uma plataforma multissetorial que poderá facilitar a interação entre as partes interessadas na redução do risco de catástrofes e na adaptação.

Identificar as partes interessadas afetadas e envolvê-las no processo de adaptação

A cooperação com as partes interessadas pertinentes, incluindo grupos de interesse, organizações não governamentais (ONG) ou do setor privado, pode ser estabelecida com diferentes níveis de participação. O nível de envolvimento também pode mudar ao longo do processo de adaptação. Ao iniciar o processo, os objetivos do processo, bem como o papel das partes interessadas, devem ser claros e comunicados, a fim de gerir as expectativas. Para mais informações sobre a identificação e a participação das partes interessadas, ver a etapa 1.6.

Incluir e envolver as áreas circundantes

a etapa 2.5.