1.3 Instituirea unor procese de adaptare în interiorul și în afara municipalității

Adaptarea este un domeniu decizional complex, transsectorial, multisectorial și pe mai multe niveluri și, ca atare, necesită o anumită structură pentru a asigura succesul, coerența și continuitatea. Structura ar trebui adaptată la dimensiunea și capacitățile municipalității (de exemplu, unele orașe ar putea crea unități de adaptare specifice, în timp ce altele ar putea integra adaptarea în activitatea departamentelor existente). În ambele cazuri, cele mai bune rezultate sunt obținute prin instituirea unei echipe de bază cu un mandat explicit pentru gestionarea procesului și prin asigurarea legăturii cu toate organismele administrative relevante, precum și prin identificarea părților interesate care urmează să fie implicate în procesul de adaptare, inclusiv a celor din zonele din jurul orașului (a se vedea etapa 2.5).

Stabiliți o echipă de bază

Pentru a susține un proces de adaptare pe termen lung, un mandat clar pentru gestionarea procesului de adaptare ar trebui acordat unei organizații, unui departament sau unui grup mai mic de angajați. Responsabilitățile precise ale echipei de bază ar putea fi specifice contextului, dar pot varia de la coordonarea procesului în cadrul autorității publice la formularea de proiecte de politici, acționând ca punct de contact pentru adaptare la comunicarea adaptării pe plan intern și extern. Membrii echipei de bază ar trebui, în mod ideal, să aibă experiență îndelungată în ceea ce privește aspectele legate de vreme/climă și ar trebui să fie calificați să acopere o gamă largă de subiecte care ar putea fi relevante pentru procesul de adaptare.

Orientări pentru înființarea unei echipe centrale de adaptare:

• Determinarea membrilor și obținerea consimțământului acestora;
• Definirea sarcinilor grupului la prima ședință;
• să convină asupra structurii de colaborare (de exemplu, frecvența reuniunilor, tipul de comunicare în cadrul echipei de bază, regulile de cooperare);
• Creați un calendar și stabiliți obiective de etapă;
• Identificarea nevoilor de cooperare cu alte organisme administrative și părți interesate;
• comunicarea, atât pe plan intern (management), cât și pe plan extern (public etc.), precum și cu factorii de decizie;
• Organizarea unei documentații transparente a tuturor etapelor parcurse în cadrul procesului;
• Menținerea legăturii cu alte organisme administrative relevante.

Toate departamentele sau autoritățile relevante (de exemplu, cele responsabile cu sănătatea, protecția civilă, transporturile, energia, economia, finanțele, educația, utilitățile, serviciile sociale etc. - a se vedea etapa 1.6)trebuie să fie informate și implicate în procesul de adaptare, primind un mandat clar de a lua decizii în domeniile lor de responsabilitate. Acest lucru este valabil și pentru echipa de bază discutată mai sus. Gradul lor de implicare poate varia de la furnizarea și schimbul de informații până la consolidarea capacității de adaptare sau luarea de decizii privind adaptarea în sfera lor de competență.

De asemenea, este benefic să se utilizeze platformele și structurile instituționale existente și să se coordoneze cu acestea. În special platformele naționale pentru reducerea riscului de dezastre, pe care multe țări europene le-au instituit, oferă o platformă multisectorială care ar putea facilita interacțiunea dintre părțile interesate din domeniul reducerii riscului de dezastre și al adaptării.

Identificarea părților interesate afectate și implicarea acestora în procesul de adaptare

Cooperarea cu părțile interesate relevante, inclusiv cu grupurile de interese, cu organizațiile neguvernamentale (ONG-uri) sau cu cele din sectorul privat, poate fi instituită cu diferite niveluri de implicare. Nivelul de implicare se poate schimba, de asemenea, pe parcursul procesului de adaptare. La inițierea procesului, obiectivele procesului, precum și rolul părților interesate trebuie să fie clare și comunicate pentru a gestiona așteptările. Pentru mai multe informații privind identificarea și implicarea părților interesate, a se vedea etapa 1.6.

Includerea și implicarea zonelor înconjurătoare

pasul 2.5.