1.3 Etablering af tilpasningsprocesser i og uden for kommunen

Tilpasning er et komplekst, tværsektorielt, multispørgsmåls- og multiniveaubeslutningsområde og kræver som sådan en vis opsætning for at sikre succes, konsistens og kontinuitet. Etableringen bør skræddersys til kommunens størrelse og kapacitet (f.eks. kan nogle byer oprette specifikke tilpasningsenheder, mens andre integrerer tilpasning i eksisterende afdelingers arbejde). I begge tilfælde opnås de bedste resultater ved at oprette et centralt team med et udtrykkeligt mandat til at forvalte processen og samarbejde med alle relevante administrative organer samt identificere interessenter, der skal inddrages i tilpasningsprocessen, herunder interessenter fra områder omkring byen (se trin 2.5).

Etablere et kerneteam

For at opretholde en tilpasningsproces på lang sigt bør der gives et klart mandat til styringen af tilpasningsprocessen til en organisation, afdeling eller en mindre gruppe af medarbejdere. Kerneteamets præcise ansvarsområder kan være kontekstspecifikke, men kan variere fra styring af processen inden for den offentlige myndighed til formulering af politikudkast, der fungerer som kontaktpunkt for tilpasning til at kommunikere tilpasning internt og eksternt. Medlemmerne af kerneteamet bør ideelt set have mangeårige erfaringer med vejr-/klimarelaterede spørgsmål og bør være kvalificerede til at dække en bred vifte af emner, der kan være relevante for tilpasningsprocessen.

Retningslinjer for oprettelse af et centralt tilpasningsteam:

• Bestem medlemmerne og få deres samtykke;
• definere gruppens opgaver på det første møde
• nå til enighed om samarbejdsstrukturen (f.eks. mødehyppighed, kommunikationstype inden for kerneteamet, regler for samarbejde)
• Opret en tidsplan og sæt milepæle;
• identificere behov for samarbejde med andre administrative organer og interessenter
• kommunikere både internt (ledelse) og eksternt (offentligt osv.) og med beslutningstagere
• Tilrettelægge en gennemsigtig dokumentation af alle de skridt, der er taget i processen
• Samarbejde med andre relevante administrative organer.

Alle relevante afdelinger eller myndigheder (f.eks. med ansvar for sundhed, civilbeskyttelse, transport, energi, økonomi, finans, uddannelse, forsyningsselskaber, sociale tjenester osv. - se trin 1.6)skal informeres og inddrages i tilpasningsprocessen og have et klart mandat til at træffe beslutninger inden for deres ansvarsområder. Dette gælder også for det centrale team, der er diskuteret ovenfor. Deres involvering kan variere fra at tilvejebringe og udveksle oplysninger til at opbygge tilpasningsevne eller træffe beslutninger om tilpasning inden for deres kompetenceområde.

Det er også en fordel at gøre brug af og koordinere med eksisterende platforme og institutionelle strukturer. Navnlig nationale platforme for katastroferisikoreduktion, som mange europæiske lande har oprettet, udgør en tværsektoriel platform, der kan lette samspillet mellem interessenter inden for katastroferisikoreduktion og tilpasning.

Identificere berørte interessenter og inddrage dem i tilpasningsprocessen

Samarbejde med relevante interessenter, herunder interessegrupper, ikkestatslige organisationer (NGO'er) eller interessenter fra den private sektor, kan etableres med forskellige niveauer af inddragelse. Graden af inddragelse kan også ændre sig i løbet af tilpasningsprocessen. Når processen indledes, skal målene for processen samt interessenternes rolle være klare og kommunikeres for at styre forventningerne. Yderligere oplysninger om identifikation og inddragelse af interessenter findes i trin 1.6.

Inkludere og inddrage de omkringliggende områder

trin 2.5.