Préparer le terrain pour l’adaptation

Mettre en place une équipe de base

Pour maintenir un processus d’adaptation à long terme, un mandat clair pour la gestion du processus d’adaptation devrait être confié à une organisation, à un ministère ou à un plus petit groupe d’employés. Les responsabilités précises de l’équipe centrale peuvent être spécifiques au contexte, mais peuvent aller de l’orientation du processus au sein de l’autorité publique à la formulation d’ébauches de politique, en servant de point de contact pour l’adaptation à la communication interne et externe de l’adaptation. Les membres de l’équipe de base devraient idéalement avoir une expérience de longue date des questions liées à la météo et au climat et être qualifiés pour couvrir un large éventail de sujets qui pourraient être pertinents pour le processus d’adaptation.

Lignes directrices pour la mise en place d’une équipe d’adaptation de base:

• A) déterminer les membres et obtenir leur consentement;
• Définir les tâches du groupe lors de la première réunion;
• Convenir de la structure de la collaboration (par exemple, fréquence des réunions, type de communication au sein de l’équipe centrale, règles de coopération);
• Créer un calendrier et fixer des jalons;
• Identifier les besoins de coopération avec d’autres organes administratifs et parties prenantes;
• Communiquer, tant en interne (gestion) qu’en externe (public, etc.) et avec les décideurs;
• Organiser une documentation transparente de toutes les étapes du processus;
• Assurer la liaison avec d’autres organes administratifs compétents.

Tous les services ou autorités concernés (par exemple, responsables de la santé, de la protection civile, des transports, de l’énergie, de l’économie, des finances, de l’éducation, des services publics, des services sociaux, etc. — voir l’ étape 1.6) doivent être informés et impliqués dans le processus d’adaptation et recevoir un mandat clair pour prendre des décisions dans leurs domaines de compétence. Cela s’applique également à l’équipe principale discutée ci-dessus. Leur degré de participation peut varier de la fourniture et de l’échange d’informations au renforcement des capacités d’adaptation ou à la prise de décisions en matière d’adaptation dans leur sphère d’autorité.

Il est également bénéfique d’utiliser et de coordonner avec les plates-formes existantes et les structures institutionnelles. En particulier, les plateformes nationales de réduction des risques de catastrophe, que de nombreux pays européens ont mises en place, fournissent une plate-forme multisectorielle qui pourrait faciliter l’interaction entre les parties prenantes à la réduction des risques de catastrophe et à l’adaptation.

Identifier les parties prenantes concernées et les associer au processus d’adaptation

La coopération avec les parties prenantes concernées, y compris les groupes d’intérêt, les organisations non gouvernementales (ONG) ou celles du secteur privé, peut être mise en place avec différents niveaux de participation. Le niveau de participation peut également changer au cours du processus d’adaptation. Lors du lancement du processus, les objectifs du processus ainsi que le rôle des parties prenantes doivent être clairs et communiqués afin de gérer les attentes. Pour en savoir plus sur l’identification et la participation des parties prenantes, voir l’étape 1.6.

Inclure et impliquer les zones environnantes