1.3 Mise en place de processus d'adaptation à l'intérieur et à l'extérieur de la municipalité

1.3 Mise en place de processus d'adaptation à l'intérieur et à l'extérieur de la municipalité

L'adaptation est un domaine décisionnel complexe, intersectoriel, multi-questions et multi-niveaux et, en tant que tel, nécessite une certaine configuration pour assurer le succès, la cohérence et la continuité. La configuration devrait être adaptée à la taille et aux capacités de la municipalité (par exemple, certaines villes pourraient créer des unités d’adaptation spécifiques tandis que d’autres intégreraient l’adaptation dans les travaux des départements existants). Dans les deux cas, les meilleurs résultats sont obtenus grâce à la mise en place d’une équipe centrale dotée d’un mandat explicite pour la gestion du processus et la liaison avec tous les organes administratifs concernés, ainsi qu’à l’identification des parties prenantes à associer au processus d’adaptation, y compris celles des zones environnantes de la ville (voir l’étape 2.5).

Mettre en place une équipe de base

Pour soutenir un processus d'adaptation à long terme, un mandat clair pour la gestion du processus d'adaptation devrait être donné à une organisation, à un département ou à un groupe plus restreint d'employés. Les responsabilités précises de l’équipe centrale peuvent être spécifiques au contexte, mais peuvent aller du pilotage du processus au sein de l’autorité publique à la formulation d’ébauches de politiques, en passant par la fonction de point de contact pour l’adaptation et la communication sur l’adaptation à l’interne et à l’externe. Idéalement, les membres de l'équipe principale devraient avoir une longue expérience des questions météorologiques et climatiques et être qualifiés pour couvrir un large éventail de sujets susceptibles d'être pertinents pour le processus d'adaptation.

Lignes directrices pour la mise en place d'une équipe centrale d'adaptation:

• Déterminer les membres et obtenir leur consentement;
• Définir les tâches du groupe lors de la première réunion;
• s’accorder sur la structure de collaboration (par exemple, fréquence des réunions, type de communication au sein de l’équipe centrale, règles de coopération);
• Créer un calendrier et fixer des jalons;
• recenser les besoins de coopération avec d’autres organes administratifs et parties prenantes;
• Communiquer, tant à l'interne (gestion) qu'à l'externe (public, etc.) et avec les décideurs;
• Organiser une documentation transparente de toutes les étapes du processus;
• Assurer la liaison avec les autres organes administratifs compétents.

Tous les services ou autorités concernés (par exemple, responsables de la santé, de la protection civile, des transports, de l’énergie, de l’économie, des finances, de l’éducation, des services publics, des services sociaux, etc. – voir l’étape 1.6)doivent être informés et associés au processus d’adaptation, et recevoir un mandat clair pour prendre des décisions dans leurs domaines de responsabilité. Cela s'applique également à l'équipe de base dont il a été question ci-dessus. Leur degré de participation peut varier de la fourniture et de l'échange d'informations au renforcement de la capacité d'adaptation ou à la prise de décisions en matière d'adaptation dans leur sphère de compétence.

Il est également bénéfique d'utiliser et de coordonner avec les plates-formes et les structures institutionnelles existantes. En particulier, les plates-formes nationales pour la réduction des risques de catastrophe, que de nombreux pays européens ont mises en place, fournissent une plate-forme multisectorielle qui pourrait faciliter l'interaction entre les parties prenantes de la réduction des risques de catastrophe et de l'adaptation.

Identifier les parties prenantes concernées et les impliquer dans le processus d'adaptation

La coopération avec les parties prenantes concernées, y compris les groupes d’intérêt, les organisations non gouvernementales (ONG) ou celles du secteur privé, peut être mise en place avec différents niveaux de participation. Le niveau de participation peut également changer au cours du processus d'adaptation. Lors du lancement du processus, les objectifs du processus ainsi que le rôle des parties prenantes doivent être clairs et communiqués afin de gérer les attentes. Pour en savoir plus sur l’identification et la participation des parties prenantes, voir l’étape 1.6.

Inclure et impliquer les zones environnantes