1.3 Uspostava procesa prilagodbe unutar i izvan općine

Prilagodba je složeno, međusektorsko, višesektorsko i višerazinsko područje donošenja odluka i kao takvo zahtijeva određenu strukturu kako bi se osigurali uspjeh, dosljednost i kontinuitet. Uspostava bi trebala biti prilagođena veličini i kapacitetima općine (npr. neki gradovi mogu stvoriti posebne jedinice za prilagodbu, dok drugi uključuju prilagodbu u rad postojećih odjela). U oba se slučaja najbolji rezultati postižu uspostavom temeljnog tima s izričitim mandatom za upravljanje procesom i povezivanjem sa svim relevantnim upravnim tijelima te utvrđivanjem dionika koji će biti uključeni u proces prilagodbe, uključujući one iz područja koja okružuju grad (vidjeti korak 2.5.).

Osnivanje temeljnog tima

Kako bi se dugoročno održao postupak prilagodbe, organizaciji, odjelu ili manjoj skupini zaposlenika trebalo bi dati jasan mandat za upravljanje postupkom prilagodbe. Točne odgovornosti glavnog tima mogu ovisiti o kontekstu, ali mogu varirati od usmjeravanja postupka unutar javnog tijela do oblikovanja nacrta politika, djelovanja kao kontaktne točke za prilagodbu do interne i vanjske komunikacije o prilagodbi. Članovi glavnog tima trebali bi u idealnom slučaju imati dugogodišnja iskustva s vremenskim/klimatskim pitanjima te bi trebali biti kvalificirani za obuhvaćanje širokog raspona tema koje bi mogle biti relevantne za postupak prilagodbe.

Smjernice za osnivanje osnovnog tima za prilagodbu:

• Odrediti članove i dobiti njihov pristanak;
• definirati zadaće skupine na prvom sastanku;
• dogovor o strukturi suradnje (npr. učestalost sastanaka, vrsta komunikacije unutar središnjeg tima, pravila suradnje),
• Izradite raspored i postavite ključne etape;
• utvrditi potrebe za suradnjom s drugim upravnim tijelima i dionicima;
• komuniciranje, interno (upravljanje) i eksterno (javnost itd.) te s donositeljima odluka;
• organizirati transparentnu dokumentaciju o svim koracima poduzetima u postupku;
• Povezivanje s drugim relevantnim upravnim tijelima.

Svi relevantni odjeli ili tijela (npr. nadležni za zdravstvo, civilnu zaštitu, promet, energetiku, gospodarstvo, financije, obrazovanje, komunalne usluge, socijalne usluge itd. – vidjeti korak 1.6.)moraju biti informirani i uključeni u postupak prilagodbe te moraju dobiti jasan mandat za donošenje odluka u svojim područjima odgovornosti. To vrijedi i za glavni tim o kojem se prethodno raspravljalo. Njihov stupanj uključenosti može varirati od pružanja i razmjene informacija do izgradnje sposobnosti prilagodbe ili donošenja odluka o prilagodbi u okviru njihove nadležnosti.

Također je korisno iskoristiti postojeće platforme i institucijske strukture te se koordinirati s njima. Konkretno, nacionalne platforme za smanjenje rizika od katastrofa, koje su uspostavile mnoge europske zemlje, pružaju višesektorsku platformu koja bi mogla olakšati interakciju između dionika u području smanjenja rizika od katastrofa i prilagodbe.

Utvrđivanje pogođenih dionika i njihovo uključivanje u postupak prilagodbe

Suradnja s relevantnim dionicima, uključujući interesne skupine, nevladine organizacije ili one iz privatnog sektora, može se uspostaviti uz različite razine sudjelovanja. Razina uključenosti može se promijeniti i tijekom postupka prilagodbe. Pri pokretanju postupka ciljevi postupka, kao i uloga dionika, moraju biti jasni i priopćeni kako bi se upravljalo očekivanjima. Za više informacija o utvrđivanju dionika i njihovoj uključenosti vidjeti korak 1.6.

Uključiti i uključiti okolna područja

korak 2.5.