Az érintett érdekelt felek azonosítása és bevonása az alkalmazkodási folyamatba

Az érintett érdekelt felek azonosítása és bevonása az alkalmazkodási folyamatba

Az érdekelt felekkel, köztük az érdekcsoportokkal, a nem kormányzati szervezetekkel vagy a magánszektor szereplőivel való együttműködés különböző szintű részvétellel alakítható ki, például az információhoz való hozzáférés, a részvételi részvétel szempontjából aggodalomra okot adó konkrét kérdésekről folytatott konzultáció révén az egész folyamat során. A részvétel szintje az alkalmazkodási folyamat során is változhat (pl. magas szint a célkitűzések meghatározásakor, illetve alacsony szint az értékelési rendszer kidolgozásakor). A folyamat megkezdésekor azonban az elvárások kezelése érdekében világosan meg kell határozni a folyamat céljait és az érdekelt felek szerepét.

Az érdekelt felek bevonásakor figyelembe kell venni néhány kulcsfontosságú pontot:

• Az érdekelt felek bevonásának folyamatai eltérőek, ezért diverzifikált készségekre (pl. moderálásra, közvetítésre, alkalmazkodással kapcsolatos ismeretekre) van szükség ahhoz, hogy kezelni lehessen a bevonási szakaszok különböző lehetséges fejleményeit;
• Az érdekelt felek bevonására irányuló folyamatok erőforrás-igényesek (pl. emberi, pénzügyi), ezért már a kezdetektől fogva egyértelmű folyamattervezésnek kell rendelkezésre állnia az érdekelt felek és a szervezeti csoport számára szükséges erőforrások kiszámításához;
• A folyamatos információcsere és átláthatóság biztosítása érdekében rövid tájékoztatókat kell készíteni a folyamatról, valamint jegyzőkönyveket kell készíteni a folyamaton belüli vitákról és a legfontosabb eredményekről;
• Az érdekelt feleket tájékoztatni kell az eredmények tervezett felhasználásáról, és tervezett közzététel esetén jóváhagyásukat kell adniuk.