1.2 Að setja upp ferlið á skipulegan hátt

1.2 Að setja upp ferlið á skipulegan hátt

Þegar grunnurinn er undirbúinn fyrir þróun aðlögunarstefnu þarf að taka á ýmsum lykilþáttum til að koma ferlinu á skipulegan hátt. Þetta felur í sér að koma á grunnhópi með skýru umboði til að stjórna ferlinu, hafa samskipti við allar viðkomandi stjórnsýslustofnanir og tilgreina hagsmunaaðila sem verða fyrir áhrifum. Flest þessara atriða skipta máli fyrir allt aðlögunarferlið og ætti að halda þeim áfram í öllum skrefum.

I. Stofna kjarna lið fyrir aðlögun

Til að viðhalda aðlögunarferli til langs tíma ætti að veita stofnun eða minni hópi fólks sem starfar hjá ríkisstjórninni skýrt umboð til að stjórna aðlögunarferlinu. Nákvæm ábyrgð kjarnateymisins gæti verið samhengissértæk en getur verið allt frá því að stýra ferlinu innan opinbera yfirvaldsins til að semja drög að stefnumálum, allt frá því að vera tengiliður fyrir aðlögun að því að miðla aðlögun innan og utan o.s.frv.

Hafa skal eftirfarandi þætti í huga þegar kjarnahóp er komið á fót til aðlögunar:

• Ákveða meðlimi og fá samþykki þeirra
• Skilgreina verkefni kjarnateymisins á fyrsta fundi
• Koma sér saman um skipulag samstarfs (t.d. tíðni funda, tegund samskipta innan kjarnahópsins, reglur um samvinnu)
• Búðu til áætlun og settu áfanga
• Skilgreina samstarfsþarfir við aðrar stjórnsýslustofnanir og hagsmunaaðila
• Samskipti, bæði innri (stjórnun) og ytri (opinber, o.s.frv.) og við þá sem taka ákvarðanir
• Skipuleggja gagnsæ skjöl um allar ráðstafanir sem gerðar eru í ferlinu
• Tryggja nauðsynlegan mannauð og fjármagn til lengri tíma litið

II. Hafa samráð við aðrar viðeigandi stjórnsýslustofnanir

Öll viðkomandi yfirvöld (t.d. sem bera ábyrgð á heilsu, almannavörnum, flutningum, orkumálum, vatni, landbúnaði, hagkerfi, fjármálum, menntun, landskipulagi, skógrækt o.s.frv.) þurfa að vera upplýst og taka þátt í aðlögunarferlinu og fá skýrt umboð til að taka ákvarðanir á ábyrgðarsviði sínu. Þetta á einnig við um kjarnateymið sem fjallað er um hér að ofan.

Þátttaka fulltrúa frá undirþjóðlegum stigum í stefnumótun getur stuðlað að setningu og örvun stefnuþróunar á landsvísu. Vice versa, aðlögunarstefna á landsvísu nýtur góðs af samþættingu staðbundinna þarfa og staðbundinnar þekkingar og gerir þær þannig meira viðeigandi fyrir önnur stig.

Þátttaka þeirra getur verið mismunandi frá því að veita og skiptast á upplýsingum til að byggja upp aðlögunarhæfni eða taka ákvarðanir um aðlögun innan valdheimilda þeirra.

Það er einnig gagnlegt að nýta núverandi vettvanga og stofnanauppsetningar. Einkum eru innlendir vettvangar til að draga úr áhættu vegna hamfara eða stóráfalla, sem mörg Evrópulönd hafa komið á fót, skapa vettvang fyrir marga geira sem gæti auðveldað samspil milli þess að draga úr hamförum eða stóráföllum og hagsmunaaðila að aðlaga loftslagsbreytingar.

III. Greina hagsmunaaðila sem verða fyrir áhrifum og taka þá þátt í aðlögunarferlinu

Hægt er að koma á samstarfi við viðkomandi hagsmunaaðila, einkum fulltrúa atvinnugreina og þátttakendur á öðrum sviðum stjórnunarhátta, þ.m.t. hagsmunahópa, frjáls félagasamtök eða þá sem koma frá einkageiranum, með mismunandi þátttökustigum, t.d. aðgang að upplýsingum, samráð um sérstök áhyggjuefni varðandi þátttöku og þátttöku í öllu aðlögunarferlinu. Umfang þátttökunnar getur einnig breyst á meðan aðlögunarferlið stendur yfir (t.d. háu stigi þegar markmið eru skilgreind samanborið við lægri mörk þegar unnið er að matskerfi). En við upphaf skipulegs aðlögunarferlis þarf að skýra og miðla markmiðum ferlisins sem og hlutverki hagsmunaaðila til að stjórna væntingum.

Þátttaka hagsmunaaðila hefur margþættan virðisauka, uppfyllir mikilvæga stjórnunarhætti og getur tengt mismunandi stig aðlögunarferlisins á skilvirkan hátt, s.s. val á aðlögunarmöguleikum, gerð aðgerðaáætlunar og framkvæmd. Þróun aðgerðaáætlunarinnar um aðlögun í þátttöku- og heildrænni nálgun getur t.d. gegnt tímabundnum samræmingarhlutverkum meðan á stefnumótun stendur. Einkum ef aðilar á öðrum stigum stjórnunarhátta, frá geirum sem skipta máli fyrir aðlögun og óopinberir hagsmunaaðilar taka þátt snemma, getur þróun þátttökuaðgerðaáætlunar rutt brautina fyrir skilvirka varanlega samræmingu og snurðulaust samstarf á framkvæmdaráfanganum. Þetta er fóstrað með nokkrum aðferðum: Þátttaka hagsmunaaðila eykur lögmæti aðgerðaáætlunarinnar og eykur yfirleitt gæði og notagildi stefnunnar, þ.m.t. með samþættingu þekkingar sem er ekki vísindaleg og staðbundin. Þátttaka í stefnumótunarferlinu stuðlar eindregið að því að byggja upp samþykki, skilning og skuldbindingu meðal hlutaðeigandi aðila, eykur þekkingu þeirra og getu og stuðlar að því að setja dagskrárgerð og upptöku á sviðum geirans og á öðrum stefnumiðum. Netkerfi, samskipti og traust sem byggt er á ferlinu geta stórlega auðveldað síðari framkvæmd aðlögunar.

Taka skal tillit til nokkurra lykilatriða þegar hagsmunaaðilar taka þátt:

• Hvert þátttökuferli hagsmunaaðila er mismunandi og því er þörf á fjölbreyttri færni (t.d. hófsemi, sáttaumleitun, þekkingu sem tengist aðlögun) til að takast á við mismunandi mögulega þróun á þátttökustigum,
• Þátttökuferli hagsmunaaðila eru auðlindafrek (t.d. mannauð, fjárhagsleg, tíma) og því ætti skýr ferlishönnun að vera tiltæk frá upphafi til að reikna út tilföng sem hagsmunaaðilar þurfa og skipulagsteymið,
• Stuttar útsendingar um ferlið, sem og fundargerðir sem skjalfesta umræðurnar og lykilniðurstöður innan ferlisins, skulu vera undirbúnar til að tryggja stöðug upplýsingaskipti og gagnsæi.
• Hagsmunaaðilar þurfa að fá upplýsingar um fyrirhugaða notkun niðurstaðna og veita samþykki sitt ef um er að ræða fyrirhugaða birtingu.