Preparare il terreno per l'adattamento
1.3 Istituire processi di adattamento all'interno e all'esterno del comune
L'adattamento è un'area decisionale complessa, intersettoriale, multi-questione e multi-livello e come tale richiede una certa configurazione per garantire il successo, la coerenza e la continuità. La configurazione dovrebbe essere adattata alle dimensioni e alle capacità del comune (ad esempio, alcune città potrebbero creare unità di adattamento specifiche, mentre altre integrano l'adattamento nel lavoro dei dipartimenti esistenti). In entrambi i casi, i migliori risultati si ottengono attraverso la creazione di una squadra centrale con un mandato esplicito per la gestione del processo e il collegamento con tutti gli organi amministrativi pertinenti, nonché l'individuazione delle parti interessate da coinvolgere nel processo di adattamento, comprese quelle provenienti dalle zone circostanti la città (cfr. fase 2.5).
Creare un core team
Per sostenere un processo di adattamento a lungo termine, dovrebbe essere conferito un mandato chiaro per la gestione del processo di adattamento a un'organizzazione, a un dipartimento o a un gruppo più ristretto di dipendenti. Le responsabilità precise del nucleo centrale potrebbero essere specifiche del contesto, ma possono spaziare dal guidare il processo all'interno dell'autorità pubblica alla formulazione di progetti di politiche, fungendo da punto di contatto per l'adattamento alla comunicazione dell'adattamento internamente ed esternamente. I membri del team principale dovrebbero idealmente avere esperienze di lunga data con problemi meteorologici / climatici e dovrebbero essere qualificati per coprire un'ampia gamma di argomenti che potrebbero essere rilevanti per il processo di adattamento.
Orientamenti per l'istituzione di un gruppo di adattamento di base:
- Determinare i membri e ottenere il loro consenso;
- Definire i compiti del gruppo alla prima riunione;
- concordare la struttura della collaborazione (ad esempio, frequenza delle riunioni, tipo di comunicazione all'interno del gruppo centrale, regole di cooperazione);
- Creare una pianificazione e impostare le pietre miliari;
- individuare le esigenze di cooperazione con altri organi amministrativi e portatori di interessi;
- Comunicare, sia internamente (gestione) che esternamente (pubblico, ecc.) e con i decisori;
- organizzare una documentazione trasparente di tutte le fasi del processo;
- mantenere i contatti con gli altri organi amministrativi competenti.
Tutti i servizi o le autorità competenti (ad esempio responsabili della sanità, della protezione civile, dei trasporti, dell'energia, dell'economia, delle finanze, dell'istruzione, dei servizi pubblici, dei servizi sociali, ecc. - cfr. fase 1.6)devono essere informati e coinvolti nel processo di adattamento, ricevendo un mandato chiaro per prendere decisioni nei rispettivi settori di competenza. Questo vale anche per il team principale discusso sopra. Il loro grado di coinvolgimento può variare dalla fornitura e dallo scambio di informazioni allo sviluppo di capacità di adattamento o all'adozione di decisioni sull'adattamento all'interno della loro sfera di autorità.
È inoltre utile utilizzare e coordinarsi con le piattaforme e le strutture istituzionali esistenti. In particolare, le piattaforme nazionali per la riduzione del rischio di catastrofi, istituite da molti paesi europei, forniscono una piattaforma multisettoriale che potrebbe facilitare l'interazione tra le parti interessate alla riduzione del rischio di catastrofi e all'adattamento.
Individuare le parti interessate e coinvolgerle nel processo di adattamento
La cooperazione con le parti interessate, compresi i gruppi di interesse, le organizzazioni non governative (ONG) o quelle del settore privato, può essere istituita con diversi livelli di coinvolgimento. Il livello di coinvolgimento può anche cambiare nel corso del processo di adattamento. Quando si avvia il processo, gli obiettivi del processo e il ruolo delle parti interessate devono essere chiari e comunicati al fine di gestire le aspettative. Per maggiori informazioni sull'identificazione e il coinvolgimento dei portatori di interessi, cfr. la fase 1.6.
Includere e coinvolgere le aree circostanti
Il funzionamento degli insediamenti urbani dipende dalla terra nelle aree suburbane e rurali circostanti per vari servizi e prodotti come la produzione alimentare o l'approvvigionamento idrico. Pertanto, l'adattamento di una città richiede un approccio coerente all'interfaccia rurale-urbana e un coordinamento con i comuni limitrofi. Per ulteriori informazioni, cfr. il passaggio 2.5.