Preparare il terreno per l'adattamento

Creare un team di base

Per sostenere un processo di adattamento a lungo termine, dovrebbe essere conferito un mandato chiaro per la gestione del processo di adattamento a un'organizzazione, un dipartimento o un gruppo più piccolo di dipendenti. Le responsabilità precise del gruppo centrale potrebbero essere specifiche per il contesto, ma possono variare da guidare il processo all'interno dell'autorità pubblica alla formulazione di progetti politici, fungendo da punto di contatto per l'adattamento alla comunicazione dell'adattamento all'adattamento internamente ed esternamente. I membri del team centrale dovrebbero idealmente avere esperienze di lunga data con problemi legati al clima/clima e dovrebbero essere qualificati per coprire una vasta gamma di argomenti che potrebbero essere rilevanti per il processo di adattamento.

Linee guida per la creazione di un gruppo di adattamento centrale:

• Determinare i membri e ottenere il loro consenso;
• Definire i compiti del gruppo alla prima riunione;
• Concordare la struttura della collaborazione (ad esempio frequenza delle riunioni, tipo di comunicazione all'interno del gruppo centrale, regole di cooperazione);
• Creare un calendario e impostare pietre miliari;
• Individuare le esigenze di cooperazione con gli altri organi amministrativi e le parti interessate;
• Comunicare, sia internamente (gestione) che esternamente (pubblico, ecc.) e con i decisori;
• Organizzare una documentazione trasparente di tutte le misure adottate nel processo;
• Contatti con altri organi amministrativi competenti.

Tutti i servizi o le autorità competenti (ad esempio, responsabili della sanità, della protezione civile, dei trasporti, dell'energia, dell'economia, della finanza, dell'istruzione, dei servizi pubblici, dei servizi sociali, ecc. — cfr. fase 1.6), devono essere informati e coinvolti nel processo di adattamento, ricevendo un chiaro mandato di prendere decisioni nei loro settori di responsabilità. Questo vale anche per il core team discusso sopra. Il loro grado di coinvolgimento può variare dalla fornitura e dallo scambio di informazioni allo sviluppo di capacità di adattamento o all'adozione di decisioni sull'adattamento nell'ambito della loro sfera di autorità.

È inoltre utile utilizzare e coordinare con le piattaforme esistenti e gli assetti istituzionali. In particolare, le piattaforme nazionali per la riduzione del rischio di catastrofi, che molti paesi europei hanno istituito, forniscono una piattaforma multisettoriale che potrebbe facilitare l'interazione tra le parti interessate per la riduzione del rischio di catastrofi e l'adattamento.

Identificare le parti interessate e coinvolgerle nel processo di adattamento

La cooperazione con le parti interessate, compresi i gruppi di interesse, le organizzazioni non governative (ONG) o quelle del settore privato, può essere istituita con diversi livelli di coinvolgimento. Il livello di coinvolgimento può anche cambiare nel corso del processo di adattamento. Quando si avvia il processo, gli obiettivi del processo e il ruolo degli stakeholder devono essere chiari e comunicati al fine di gestire le aspettative. Per ulteriori informazioni sull'identificazione e il coinvolgimento delle parti interessate, cfr. la fase 1.6.

Includere e coinvolgere le aree circostanti