1.3 Pielāgošanās procesu izveide pašvaldībā un ārpus tās

Pielāgošanās ir sarežģīta, starpnozaru, daudzjautājumu un daudzlīmeņu lēmumu pieņemšanas joma, un tāpēc ir vajadzīga noteikta struktūra, lai nodrošinātu panākumus, konsekvenci un nepārtrauktību. Izkārtojums būtu jāpielāgo pašvaldības lielumam un spējām (piemēram, dažas pilsētas varētu izveidot īpašas pielāgošanās vienības, savukārt citas integrē pielāgošanos esošo departamentu darbā). Jebkurā gadījumā vislabākie rezultāti tiek sasniegti, izveidojot pamatgrupu ar skaidri noteiktām pilnvarām procesa pārvaldībai un sadarbībai ar visām attiecīgajām administratīvajām struktūrām, kā arī apzinot ieinteresētās personas, kas jāiesaista pielāgošanās procesā, tostarp no pilsētas apkārtnes (sk. 2.5. soli).

Izveidot pamatkomandu

Lai pielāgošanās process būtu ilglaicīgs, organizācijai, nodaļai vai mazākai darbinieku grupai būtu jāpiešķir skaidras pilnvaras pārvaldīt pielāgošanās procesu. Precīzi pamatkomandas pienākumi varētu būt atkarīgi no konteksta, taču tie var būt dažādi, sākot no procesa vadīšanas publiskajā iestādē līdz politikas projektu formulēšanai, kontaktpunkta darbībai pielāgošanās jomā un saziņai iekšēji un ārēji. Ideālā gadījumā pamatgrupas locekļiem vajadzētu būt ilgstošai pieredzei ar laikapstākļiem/klimatu saistītos jautājumos, un viņiem vajadzētu būt kvalificētiem, lai aptvertu plašu tematu klāstu, kas varētu būt svarīgi pielāgošanās procesā.

Vadlīnijas pielāgošanās pamatkomandas izveidei:

• nosaka biedrus un saņem viņu piekrišanu;
• noteikt grupas uzdevumus pirmajā sanāksmē;
• vienoties par sadarbības struktūru (piemēram, sanāksmju biežumu, saziņas veidu pamatgrupā, sadarbības noteikumiem);
• Izveidot grafiku un noteikt atskaites punktus;
• apzināt sadarbības vajadzības ar citām administratīvajām struktūrām un ieinteresētajām personām;
• sazināties gan iekšēji (pārvaldība), gan ārēji (sabiedrība utt.), kā arī ar lēmumu pieņēmējiem;
• organizēt pārredzamu dokumentāciju par visiem šajā procesā veiktajiem pasākumiem;
• Sadarboties ar citām attiecīgām administratīvām struktūrām.

Visi attiecīgie departamenti vai iestādes (piemēram, tie, kas atbild par veselību, civilo aizsardzību, transportu, enerģētiku, ekonomiku, finansēm, izglītību, komunālajiem pakalpojumiem, sociālajiem pakalpojumiem utt., sk. 1.6. punktu)ir jāinformē un jāiesaista pielāgošanās procesā, saņemot skaidras pilnvaras pieņemt lēmumus savās atbildības jomās. Tas attiecas arī uz iepriekš minēto pamatkomandu. To iesaistes pakāpe var būt dažāda, sākot no informācijas sniegšanas un apmaiņas līdz adaptācijas spēju veidošanai vai lēmumu pieņemšanai par adaptāciju savā kompetences jomā.

Ir lietderīgi arī izmantot esošās platformas un institucionālo struktūru un nodrošināt koordināciju ar tām. Jo īpaši valstu platformas katastrofu riska mazināšanai, ko ir izveidojušas daudzas Eiropas valstis, nodrošina daudznozaru platformu, kas varētu veicināt mijiedarbību starp katastrofu riska mazināšanas un pielāgošanās jomā ieinteresētajām personām.

Apzināt skartās ieinteresētās personas un iesaistīt tās pielāgošanās procesā

Sadarbību ar attiecīgajām ieinteresētajām personām, tostarp interešu grupām, nevalstiskajām organizācijām (NVO) vai privātā sektora organizācijām, var izveidot ar dažādiem iesaistes līmeņiem. Pielāgošanās procesa gaitā var mainīties arī iesaistes līmenis. Uzsākot procesu, procesa mērķiem, kā arī ieinteresēto personu lomai jābūt skaidrai un paziņotai, lai attaisnotu cerības. Plašāku informāciju par ieinteresēto personu apzināšanu un iesaistīšanu sk. 1.6. solī.

Iekļaut un iesaistīt apkārtējās teritorijas

2.5. solī.