1.2 Het proces gestructureerd inrichten

1.2 Het proces gestructureerd inrichten

Bij de voorbereiding van het aanpassingsbeleid moeten een aantal belangrijke aspecten worden aangepakt om het proces op een gestructureerde manier op te zetten. Het gaat hierbij om de oprichting van een kernteam met een expliciet mandaat voor het beheer van het proces, het onderhouden van contacten met alle relevante administratieve organen en het identificeren van betrokken belanghebbenden. De meeste van deze kwesties zijn van belang voor het hele aanpassingsproces en moeten in alle stappen worden voortgezet.

I. Opzetten van een kernteam voor aanpassing

Om een aanpassingsproces op lange termijn te ondersteunen, moet een duidelijk mandaat voor het beheer van het aanpassingsproces worden gegeven aan een organisatie of een kleinere groep mensen die bij de overheid in dienst zijn. De precieze verantwoordelijkheden van het kernteam kunnen contextspecifiek zijn, maar kunnen variëren van het sturen van het proces binnen de overheidsinstantie tot het formuleren van beleidsontwerpen, van het fungeren als contactpunt voor aanpassing tot het intern en extern communiceren van aanpassing, enz. De leden van het kernteam moeten langdurige ervaring hebben met weers-/klimaatgerelateerde kwesties en moeten gekwalificeerd zijn om een breed scala aan kwesties te bestrijken die relevant kunnen zijn voor het aanpassingsproces.

Bij de oprichting van een kernteam voor aanpassing moet rekening worden gehouden met de volgende aspecten:

• Bepaal de leden en vraag hun toestemming
• Definieer de taken van het kernteam tijdens de eerste vergadering
• Overeenstemming bereiken over de samenwerkingsstructuur (bv. frequentie van vergaderingen, soort communicatie binnen het kernteam, regels voor samenwerking)
• Maak een planning en stel mijlpalen in
• Identificeer de behoeften aan samenwerking met andere administratieve instanties en belanghebbenden
• Communiceren, zowel intern (management) als extern (publiek, etc.) en met beslissers
• Organiseer een transparante documentatie van alle stappen die in het proces zijn gezet
• Zorgen voor de nodige personele en financiële middelen op de lange termijn

II. Contact onderhouden met andere relevante administratieve organen

Alle relevante autoriteiten (bv. die verantwoordelijk zijn voor gezondheid, civiele bescherming, vervoer, energie, water, landbouw, economie, financiën, onderwijs, ruimtelijke ordening, bosbouw enz.) moeten worden geïnformeerd en betrokken bij het aanpassingsproces, met een duidelijk mandaat om beslissingen te nemen op hun bevoegdheidsgebieden. Dit geldt ook voor het hierboven besproken kernteam.

Het betrekken van vertegenwoordigers van subnationale niveaus bij beleidsontwikkeling kan bijdragen tot het vaststellen van de agenda en het stimuleren van beleidsontwikkeling op subnationaal niveau. Omgekeerd profiteert de vaststelling van aanpassingsbeleid op nationaal niveau van de integratie van lokale behoeften en lokale kennis, waardoor deze relevanter worden voor andere niveaus.

Hun mate van betrokkenheid kan variëren van het verstrekken en uitwisselen van informatie tot het opbouwen van aanpassingsvermogen of het nemen van besluiten over aanpassing binnen hun bevoegdheidsgebied.

Het is ook nuttig om gebruik te maken van bestaande platforms en institutionele structuren. Met name de nationale platforms voor rampenrisicovermindering, die veel Europese landen hebben opgericht, bieden een multisectoraal platform dat de interactie tussen belanghebbenden op het gebied van rampenrisicovermindering en aanpassing aan de klimaatverandering kan vergemakkelijken.

III. Betrokken stakeholders identificeren en betrekken bij het aanpassingsproces

Samenwerking met relevante belanghebbenden, met name vertegenwoordigers van de sector en deelnemers van andere bestuursniveaus, waaronder belangengroepen, ngo’s of belanghebbenden uit de particuliere sector, kan worden opgezet met verschillende niveaus van betrokkenheid, bijvoorbeeld toegang tot informatie, raadpleging over specifieke kwesties die van belang zijn voor participatieve betrokkenheid en betrokkenheid gedurende het hele aanpassingsproces. De mate van betrokkenheid kan ook veranderen in de loop van het aanpassingsproces (bv. hoog niveau bij het definiëren van doelstellingen versus lager niveau bij het werken aan een evaluatieschema). Maar bij het starten van het gestructureerde aanpassingsproces moeten de doelstellingen van het proces en de rol van belanghebbenden duidelijk zijn en worden gecommuniceerd om de verwachtingen te beheren.

Betrokkenheid van belanghebbenden heeft meerdere toegevoegde waarde, vervult belangrijke governancefuncties en kan verschillende fasen van het aanpassingsproces doeltreffend met elkaar verbinden, zoals de selectie van aanpassingsopties, de opstelling van een actieplan en de uitvoering. Zo kan de ontwikkeling van het actieplan voor aanpassing in een participatieve en inclusieve aanpak tijdelijke coördinatiefuncties vervullen tijdens de beleidsformuleringsfase. Vooral als actoren van andere bestuursniveaus, uit sectoren die relevant zijn voor aanpassing en niet-publieke belanghebbenden in een vroeg stadium worden betrokken, kan de ontwikkeling van een participatief actieplan de weg vrijmaken voor doeltreffende permanente coördinatie en vlotte samenwerking tijdens de uitvoeringsfase. Dit wordt bevorderd door middel van verschillende mechanismen: Betrokkenheid van belanghebbenden vergroot de legitimiteit van het actieplan en verbetert doorgaans de kwaliteit en bruikbaarheid van de beleidsoutput, onder meer door de integratie van niet-wetenschappelijke en lokale kennis. Deelname aan het proces van beleidsontwikkeling draagt in sterke mate bij tot het opbouwen van acceptatie, begrip en betrokkenheid bij de betrokken actoren, vergroot hun kennis en capaciteiten en draagt bij tot het opstellen van de agenda en het gebruik ervan op sectorale beleidsterreinen en op andere beleidsniveaus. Netwerken, relaties en vertrouwen die tijdens het proces zijn opgebouwd, kunnen de daaropvolgende implementatie van aanpassing aanzienlijk vergemakkelijken.

Bij de betrokkenheid van belanghebbenden moet rekening worden gehouden met een aantal belangrijke punten:

• Elk proces van betrokkenheid van belanghebbenden is anders en daarom is een gediversifieerde reeks vaardigheden (bv. matiging, bemiddeling, aanpassingsgerelateerde kennis) nodig om de verschillende mogelijke ontwikkelingen in de fasen van betrokkenheid aan te pakken;
• processen voor de betrokkenheid van belanghebbenden zijn middelenintensief (bv. menselijk, financieel, tijd) en daarom moet er vanaf het begin een duidelijk procesontwerp beschikbaar zijn om de middelen te berekenen die belanghebbenden en het organisatieteam nodig hebben;
• Er moeten korte hand-outs over het proces worden opgesteld, evenals notulen waarin de besprekingen en de belangrijkste resultaten binnen het proces worden gedocumenteerd, teneinde de voortdurende informatie-uitwisseling en transparantie te waarborgen;
• Belanghebbenden moeten worden geïnformeerd over het beoogde gebruik van de resultaten en hun goedkeuring geven in geval van geplande publicatie.