1.3 Opzetten van aanpassingsprocessen binnen en buiten de gemeente

Aanpassing is een complex, sectoroverschrijdend, multi-issue en multi-level besluitvormingsgebied en vereist als zodanig een bepaalde opzet om succes, consistentie en continuïteit te waarborgen. De opzet moet worden afgestemd op de omvang en de capaciteit van de gemeente (sommige steden kunnen bijvoorbeeld specifieke aanpassingseenheden creëren, terwijl andere aanpassingen integreren in de werkzaamheden van bestaande afdelingen). In beide gevallen worden de beste resultaten bereikt door de oprichting van een kernteam met een expliciet mandaat voor het beheer van het proces en het onderhouden van contacten met alle relevante administratieve organen, alsook door het aanwijzen van belanghebbenden die bij het aanpassingsproces moeten worden betrokken, met inbegrip van belanghebbenden uit gebieden rond de stad (zie stap 2.5).

Stel een kernteam samen

Om een aanpassingsproces op lange termijn te ondersteunen, moet een duidelijk mandaat voor het beheer van het aanpassingsproces worden gegeven aan een organisatie, afdeling of een kleinere groep werknemers. De precieze verantwoordelijkheden van het kernteam kunnen contextspecifiek zijn, maar kunnen variëren van het sturen van het proces binnen de overheidsinstantie tot het formuleren van beleidsontwerpen, het fungeren als contactpunt voor aanpassing tot het intern en extern communiceren van aanpassing. De leden van het kernteam moeten idealiter jarenlange ervaring hebben met weers-/klimaatgerelateerde kwesties en gekwalificeerd zijn om een breed scala aan onderwerpen te behandelen die relevant kunnen zijn voor het aanpassingsproces.

Richtsnoeren voor de oprichting van een kernteam voor aanpassing:

• het bepalen van de leden en het verkrijgen van hun toestemming;
• de taken van de groep tijdens de eerste vergadering vast te stellen;
• overeenstemming bereiken over de samenwerkingsstructuur (bv. frequentie van de vergaderingen, soort communicatie binnen het kernteam, regels voor samenwerking);
• Maak een planning en stel mijlpalen in;
• de behoeften aan samenwerking met andere administratieve instanties en belanghebbenden in kaart brengen;
• Communiceren, zowel intern (management) als extern (publiek, etc.) en met beslissers;
• Organiseer een transparante documentatie van alle stappen die in het proces zijn genomen;
• Contact onderhouden met andere relevante administratieve organen.

Alle relevante afdelingen of autoriteiten (bv. die verantwoordelijk zijn voor gezondheid, civiele bescherming, vervoer, energie, economie, financiën, onderwijs, nutsvoorzieningen, sociale diensten, enz. - zie stap 1.6)moeten worden geïnformeerd en betrokken bij het aanpassingsproces, met een duidelijk mandaat om beslissingen te nemen op hun bevoegdheidsgebieden. Dit geldt ook voor het hierboven besproken kernteam. Hun mate van betrokkenheid kan variëren van het verstrekken en uitwisselen van informatie tot het opbouwen van aanpassingsvermogen of het nemen van besluiten over aanpassing binnen hun bevoegdheidsgebied.

Het is ook nuttig om gebruik te maken van en te coördineren met bestaande platforms en institutionele structuren. Met name nationale platforms voor rampenrisicovermindering, die veel Europese landen hebben opgericht, bieden een multisectoraal platform dat de interactie tussen belanghebbenden op het gebied van rampenrisicovermindering en aanpassing kan vergemakkelijken.

Betrokken stakeholders identificeren en betrekken bij het aanpassingsproces

Samenwerking met relevante belanghebbenden, waaronder belangengroepen, niet-gouvernementele organisaties (ngo's) of belanghebbenden uit de particuliere sector, kan worden opgezet met verschillende niveaus van betrokkenheid. De mate van betrokkenheid kan ook veranderen in de loop van het aanpassingsproces. Bij het initiëren van het proces moeten de doelstellingen van het proces en de rol van belanghebbenden duidelijk zijn en worden gecommuniceerd om de verwachtingen te beheren. Zie stap 1.6 voor meer informatie over de identificatie en betrokkenheid van belanghebbenden.

Omringende gebieden opnemen en erbij betrekken

stap 2.5