6.1 Ontwikkeling van de monitoring- en evaluatieaanpak

6.1 Ontwikkeling van de monitoring- en evaluatieaanpak

Om de doeltreffendheid en duurzaamheid van het aanpassingsproces in de loop van de tijd te waarborgen, is het van cruciaal belang in de aanpassingsstrategie en/of het actieplan passende regelingen op te nemen om te monitoren en te evalueren, doorgaans door middel van een specifiek monitoring- en evaluatieplan of -strategie. Deze stap ondersteunt lokale overheden bij het ontwikkelen van een monitoring- en evaluatieaanpak (M&E).

Bij het volgen van de voortgang bij de uitvoering van de individuele aanpassingsmaatregelen moet de M&E-benadering uiteindelijk het mogelijk maken te beoordelen of de belangrijkste aanpassingsdoelstellingen die de stad bij de ontwikkeling van haar aanpassingsstrategie heeft vastgesteld, worden bereikt (zie stap 6.2).  Duidelijke en specifieke doelstellingen zijn daarom van cruciaal belang voor een zinvolle M&E-procedure. De doelstellingen kunnen vervolgens meetbaar worden gemaakt aan de hand van indicatoren. De stad München heeft bijvoorbeeld gekozen voor een aanpak die deze overwegingen weerspiegelt en beoordeelt of:

• de voorgestelde aanpassingsmaatregelen zijn uitgevoerd;
• de uitgevoerde maatregelen de verwachte resultaten hebben opgeleverd;
• De doelstellingen zijn met de maatregelen bereikt.

Het opzetten van een M&E-methode vereist een combinatie van robuuste indicatoren, kennisbeheer en actieve en duurzame betrokkenheid van belanghebbenden, zoals de publieke en private sector en het maatschappelijk middenveld. Alle belanghebbenden met een rol en verantwoordelijkheid voor de uitvoering moeten deel uitmaken van het M&E-proces. Door de betrokken belanghebbenden in een vroeg stadium bij het proces te betrekken, wordt gedurende de hele uitvoeringsfase voortdurend toezicht gehouden op de aanpassingsactiviteiten.

Andere belangrijke factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij de voorbereiding van monitoring en evaluatie zijn:

• Erkenning van compromissen: rekening houden met afwegingen in het ontwerp van de M&E-benadering is belangrijk omdat het soms zeer tijd- of middelenintensief kan zijn om bepaalde soorten informatie te verzamelen en er moet rekening worden gehouden als deze gerechtvaardigd zijn.
• Vaststelling van de uitgangswaarden als referentie voor M&E: referentiewaarden moeten worden vastgesteld voor alle componenten van M&E, met inbegrip van aannames voor autonome aanpassing die zonder enige interventie plaatsvindt.
• Gezien het onbedoelde en onverwachte: de M&E-aanpak moet verder gaan dan een eenvoudige checklist van indicatoren en flexibel genoeg zijn om het onbedoelde en onverwachte te verkennen, waar enkele van de belangrijkste aanpassingslessen kunnen worden geleerd.
• Communiceren over en het eens worden over het doel van toezicht en evaluatie: het is belangrijk om rekening te houden met de motieven voor M&E-inspanningen en deze aan alle betrokkenen mee te delen, bijvoorbeeld om overheidsmiddelen te verantwoorden, om te leren wat werkt (of niet) en waarom; om de voortgang te volgen; zorgen voor rechtvaardigheid en sociale rechtvaardigheid, enz.

Het webinar van het Burgemeestersconvenant "Monitoring en evaluatie van aanpassingsacties" bevat monitoringinstrumenten en -benaderingen die door de ondertekenende steden worden toegepast.