1.3 Ustanowienie procesów adaptacyjnych w gminie i poza nią

1.3 Ustanowienie procesów adaptacyjnych w gminie i poza nią

Adaptacja jest złożonym, międzysektorowym, wielozadaniowym i wielopoziomowym obszarem decyzyjnym i jako taka wymaga pewnej struktury, aby zapewnić sukces, spójność i ciągłość. Struktura powinna być dostosowana do wielkości i zdolności gminy (np. niektóre miasta mogą tworzyć specjalne jednostki ds. przystosowania się do zmiany klimatu, podczas gdy inne włączają przystosowanie się do zmiany klimatu do prac istniejących departamentów). W obu przypadkach najlepsze wyniki osiąga się poprzez ustanowienie głównego zespołu z wyraźnym mandatem do zarządzania procesem i współpracy ze wszystkimi odpowiednimi organami administracyjnymi, a także poprzez wskazanie zainteresowanych stron, które mają być zaangażowane w proces przystosowania się do zmiany klimatu, w tym z obszarów otaczających miasto (zob. krok 2.5).

Stwórz główny zespół

Aby utrzymać proces adaptacji w perspektywie długoterminowej, organizacji, działowi lub mniejszej grupie pracowników należy udzielić wyraźnego mandatu do zarządzania procesem adaptacji. Dokładne obowiązki głównego zespołu mogą być dostosowane do kontekstu, ale mogą obejmować zarówno kierowanie procesem w organie publicznym, jak i formułowanie projektów polityki, pełnienie funkcji punktu kontaktowego ds. przystosowania się do zmiany klimatu, jak i informowanie o przystosowywaniu się do zmiany klimatu wewnętrznie i zewnętrznie. Najlepiej byłoby, gdyby członkowie głównego zespołu mieli wieloletnie doświadczenie w kwestiach związanych z pogodą/klimatem i posiadali kwalifikacje do zajmowania się szerokim zakresem tematów, które mogą być istotne dla procesu przystosowania się do zmiany klimatu.

Wytyczne dotyczące utworzenia głównego zespołu ds. przystosowania się do zmiany klimatu:

• ustalanie członków i uzyskiwanie ich zgody;
• określenie zadań grupy na pierwszym posiedzeniu;
• uzgodnienie struktury współpracy (np. częstotliwość spotkań, rodzaj komunikacji w ramach głównego zespołu, zasady współpracy);
• Utwórz harmonogram i ustal kamienie milowe;
• określenie potrzeb w zakresie współpracy z innymi organami administracyjnymi i zainteresowanymi stronami;
• komunikowanie się, zarówno wewnętrznie (zarządzanie), jak i zewnętrznie (publiczne itp.) oraz z decydentami;
• Zorganizowanie przejrzystej dokumentacji wszystkich kroków podjętych w tym procesie;
• Współpraca z innymi właściwymi organami administracyjnymi.

Wszystkie właściwe departamenty lub organy (np. odpowiedzialne za zdrowie, ochronę ludności, transport, energię, gospodarkę, finanse, edukację, usługi użyteczności publicznej, usługi społeczne itp. – zob. krok 1.6)muszą być informowane i zaangażowane w proces adaptacji, otrzymując wyraźny mandat do podejmowania decyzji w swoich obszarach odpowiedzialności. Dotyczy to również głównego zespołu omówionego powyżej. Ich stopień zaangażowania może się różnić od dostarczania i wymiany informacji do budowania zdolności adaptacyjnych lub podejmowania decyzji w sprawie adaptacji w ramach ich sfery władzy.

Korzystne jest również wykorzystanie istniejących platform i struktur instytucjonalnych oraz koordynacja z nimi. W szczególności utworzone przez wiele krajów europejskich krajowe platformy na rzecz zmniejszania ryzyka związanego z klęskami żywiołowymi stanowią wielosektorową platformę, która mogłaby ułatwić interakcję między zainteresowanymi stronami w zakresie zmniejszania ryzyka związanego z klęskami żywiołowymi i przystosowania się do nich.

Identyfikowanie zainteresowanych stron, których to dotyczy, i angażowanie ich w proces przystosowania się do zmiany klimatu

Współpracę z odpowiednimi zainteresowanymi stronami, w tym grupami interesów, organizacjami pozarządowymi lub organizacjami z sektora prywatnego, można nawiązać przy różnym poziomie zaangażowania. Poziom zaangażowania może również ulec zmianie w trakcie procesu adaptacji. Podczas inicjowania procesu cele procesu, a także rola zainteresowanych stron muszą być jasne i podane do wiadomości w celu zarządzania oczekiwaniami. Więcej informacji na temat identyfikacji zainteresowanych stron i ich zaangażowania można znaleźć w kroku 1.6.

Uwzględnianie i angażowanie okolicznych obszarów