1.2 Configurarea procesului într-un mod structurat

1.2 Configurarea procesului într-un mod structurat

Atunci când se pregătește terenul pentru elaborarea politicilor de adaptare, trebuie abordate o serie de aspecte-cheie pentru instituirea procesului într-un mod structurat. Acestea implică stabilirea unei echipe de bază cu un mandat explicit pentru gestionarea procesului, asigurarea legăturii cu toate organismele administrative relevante și identificarea părților interesate afectate care urmează să fie implicate. Majoritatea acestor aspecte sunt relevante pentru întregul proces de adaptare și ar trebui continuate pe parcursul tuturor etapelor.

I. Stabilirea unei echipe de bază pentru adaptare

Pentru a susține un proces de adaptare pe termen lung, ar trebui acordat un mandat clar pentru gestionarea procesului de adaptare unei organizații sau unui grup mai mic de persoane angajate de guvern. Responsabilitățile precise ale echipei de bază ar putea fi specifice contextului, dar pot varia de la coordonarea procesului în cadrul autorității publice la formularea proiectelor de politici, de la rolul de punct de contact pentru adaptare la comunicarea adaptării pe plan intern și extern etc. Membrii echipei de bază ar trebui să aibă experiență îndelungată în ceea ce privește aspectele legate de vreme/climă și ar trebui să fie calificați să acopere o gamă largă de aspecte care ar putea fi relevante pentru procesul de adaptare.

Următoarele aspecte ar trebui luate în considerare atunci când se înființează o echipă de bază pentru adaptare:

• Determinarea membrilor și obținerea consimțământului acestora
• Definirea sarcinilor echipei de bază la prima întâlnire
• Să convină asupra structurii de colaborare (de exemplu, frecvența reuniunilor, tipul de comunicare în cadrul echipei de bază, regulile de cooperare)
• Creați un calendar și stabiliți repere
• Identificarea nevoilor de cooperare cu alte organisme administrative și părți interesate
• Comunicarea, atât internă (gestionare), cât și externă (publică etc.) și cu factorii de decizie
• Organizarea unei documentații transparente a tuturor etapelor parcurse în cadrul procesului
• Asigurarea resurselor umane și financiare necesare pe termen lung

II. Menținerea legăturii cu alte organisme administrative relevante

Toate autoritățile relevante (de exemplu, cele responsabile cu sănătatea, protecția civilă, transporturile, energia, apa, agricultura, economia, finanțele, educația, amenajarea teritoriului, silvicultura etc.) trebuie să fie informate și implicate în procesul de adaptare, primind un mandat clar de a lua decizii în domeniile lor de responsabilitate. Acest lucru este valabil și pentru echipa de bază discutată mai sus.

Implicarea reprezentanților de la nivel subnațional în elaborarea politicilor poate contribui la stabilirea agendei și la stimularea elaborării politicilor la nivel subnațional. În sens invers, elaborarea politicilor de adaptare la nivel național beneficiază de integrarea nevoilor locale și a cunoștințelor locale, făcându-le astfel mai relevante pentru alte niveluri.

Gradul lor de implicare poate varia de la furnizarea și schimbul de informații la consolidarea capacității de adaptare sau la luarea de decizii privind adaptarea în cadrul sferei lor de competență.

De asemenea, este util să se utilizeze platformele și structurile instituționale existente. În special, platformele naționale pentru reducerea riscului de dezastre, pe care multe țări europene le-au instituit, oferă o platformă multisectorială care ar putea facilita interacțiunea dintre părțile interesate din domeniul reducerii riscului de dezastre și al adaptării la schimbările climatice.

III. Identificarea părților interesate afectate și implicarea acestora în procesul de adaptare

Cooperarea cu părțile interesate relevante, în special cu reprezentanții sectorului și cu participanții de la alte niveluri de guvernanță, inclusiv grupurile de interese, ONG-urile sau cei din sectorul privat, poate fi instituită cu diferite niveluri de implicare, de exemplu accesul la informații, consultarea cu privire la aspecte specifice de interes pentru implicarea participativă și implicarea pe parcursul întregului proces de adaptare. Nivelul de implicare se poate schimba, de asemenea, pe parcursul procesului de adaptare (de exemplu, un nivel ridicat atunci când se definesc obiectivele față de un nivel inferior atunci când se lucrează la o schemă de evaluare). Cu toate acestea, la demararea procesului structurat de adaptare, obiectivele procesului, precum și rolul părților interesate trebuie să fie clare și comunicate pentru a gestiona așteptările.

Implicarea părților interesate are o valoare adăugată multiplă, îndeplinește funcții importante de guvernanță și poate corela în mod eficace diferitele etape ale procesului de adaptare, cum ar fi selectarea opțiunilor de adaptare, elaborarea unui plan de acțiune și punerea în aplicare. De exemplu, elaborarea planului de acțiune pentru adaptare într-o abordare participativă și favorabilă incluziunii poate îndeplini funcții temporare de coordonare în etapa de elaborare a politicilor. În special dacă actorii de la alte niveluri de guvernanță, din sectoarele relevante pentru adaptare și părțile interesate din afara sectorului public sunt implicate din timp, elaborarea unui plan de acțiune participativ poate deschide calea către o coordonare permanentă eficace și către o cooperare armonioasă în faza de punere în aplicare. Acest lucru este încurajat prin mai multe mecanisme: Implicarea părților interesate sporește legitimitatea planului de acțiune și, de obicei, îmbunătățește calitatea și gradul de utilizare a rezultatelor politicii, inclusiv prin integrarea cunoștințelor neștiințifice și locale. Participarea la procesul de elaborare a politicilor contribuie în mod semnificativ la consolidarea acceptării, înțelegerii și angajamentului în rândul actorilor implicați, sporește cunoștințele și capacitățile acestora și contribuie la stabilirea agendei și la adoptarea acesteia în domeniile de politică sectoriale și la alte niveluri de politică. Rețelele, relațiile și încrederea construite în timpul procesului pot facilita în mare măsură punerea în aplicare ulterioară a adaptării.

Ar trebui luate în considerare câteva puncte-cheie atunci când se implică părțile interesate:

• Fiecare proces de implicare a părților interesate este diferit și, prin urmare, este necesar un set diversificat de competențe (de exemplu, moderare, mediere, cunoștințe legate de adaptare) pentru a face față diferitelor evoluții posibile în etapele de implicare;
• Procesele de implicare a părților interesate necesită multe resurse (de exemplu, umane, financiare, de timp) și, prin urmare, ar trebui să fie disponibilă încă de la început o concepție clară a procesului pentru a calcula resursele necesare părților interesate, precum și echipei organizației;
• Ar trebui pregătite scurte fișe informative cu privire la proces, precum și procese-verbale care să documenteze discuțiile și principalele rezultate din cadrul procesului, pentru a garanta schimbul continuu de informații și transparența;
• Părțile interesate trebuie să fie informate cu privire la utilizarea preconizată a rezultatelor și să își dea aprobarea în cazul publicării planificate.