1.2 Oblikovanje procesa na strukturiran način

1.2 Oblikovanje procesa na strukturiran način

Pri pripravi podlage za razvoj politik prilagajanja je treba obravnavati več ključnih vidikov za strukturirano vzpostavitev procesa. Ti vključujejo ustanovitev ožje skupine z izrecnim pooblastilom za upravljanje postopka, povezovanje z vsemi ustreznimi upravnimi organi in opredelitev prizadetih deležnikov, ki bodo vključeni. Večina teh vprašanj je pomembna za celoten proces prilagajanja in bi jih bilo treba obravnavati v vseh fazah.

I. Ustanovitev osrednje skupine za prilagajanje

Da bi dolgoročno ohranili proces prilagajanja, bi bilo treba organizaciji ali manjši skupini ljudi, zaposlenih v vladi, podeliti jasen mandat za upravljanje procesa prilagajanja. Natančne odgovornosti ožje skupine so lahko odvisne od okoliščin, lahko pa segajo od vodenja postopka v okviru javnega organa do oblikovanja osnutkov politik, od delovanja kot kontaktne točke za prilagajanje do notranjega in zunanjega komuniciranja o prilagajanju itd. Člani ožje skupine bi morali imeti dolgoletne izkušnje z vprašanji, povezanimi z vremenom/podnebjem, in bi morali biti usposobljeni za obravnavo širokega nabora vprašanj, ki bi lahko bila pomembna za proces prilagajanja.

Pri oblikovanju ožje skupine za prilagajanje bi bilo treba upoštevati naslednje vidike:

• Določite člane in pridobite njihovo soglasje
• Opredelite naloge ožje ekipe na prvem sestanku
• dogovor o strukturi sodelovanja (npr. pogostost sestankov, vrsta komunikacije v ožji skupini, pravila sodelovanja);
• Ustvarite urnik in določite mejnike
• Opredelitev potreb po sodelovanju z drugimi upravnimi organi in deležniki
• Komuniciranje, tako notranje (upravljanje) kot zunanje (javno itd.) in z odločevalci
• Organizacija pregledne dokumentacije o vseh korakih v postopku
• Dolgoročno zagotoviti potrebne človeške in finančne vire

II. Povezovanje z drugimi ustreznimi upravnimi organi

Vsi ustrezni organi (npr. organi, pristojni za zdravje, civilno zaščito, promet, energijo, vodo, kmetijstvo, gospodarstvo, finance, izobraževanje, prostorsko načrtovanje, gozdarstvo itd.) morajo biti obveščeni in vključeni v proces prilagajanja ter prejeti jasna pooblastila za sprejemanje odločitev na svojih področjih pristojnosti. To velja tudi za ožjo ekipo, o kateri smo razpravljali zgoraj.

Vključevanje predstavnikov s podnacionalnih ravni v razvoj politik lahko prispeva k določanju programov in spodbujanju razvoja politik na podnacionalnih ravneh. Nasprotno pa ima oblikovanje politike prilagajanja na nacionalni ravni koristi od vključevanja lokalnih potreb in lokalnega znanja, zaradi česar so ustreznejše za druge ravni.

Njihova stopnja vključenosti se lahko razlikuje od zagotavljanja in izmenjave informacij do krepitve sposobnosti prilagajanja ali sprejemanja odločitev o prilagajanju v okviru njihovih pristojnosti.

Koristno je tudi izkoristiti obstoječe platforme in institucionalne ureditve. Zlasti nacionalne platforme za zmanjševanje tveganja nesreč, ki so jih vzpostavile številne evropske države, zagotavljajo večsektorsko platformo, ki bi lahko olajšala interakcijo med deležniki na področju zmanjševanja tveganja nesreč in prilagajanja podnebnim spremembam.

III. Opredelite prizadete deležnike in jih vključite v proces prilagajanja.

Sodelovanje z ustreznimi zainteresiranimi stranmi, zlasti predstavniki sektorja in udeleženci z drugih ravni upravljanja, vključno z interesnimi skupinami, nevladnimi organizacijami ali tistimi iz zasebnega sektorja, se lahko vzpostavi z različnimi ravnmi sodelovanja, npr. z dostopom do informacij, posvetovanjem o posebnih vprašanjih, ki zadevajo sodelovanje, in sodelovanjem v celotnem procesu prilagajanja. Raven vključenosti se lahko spreminja tudi med postopkom prilagajanja (npr. visoka raven pri opredeljevanju ciljev v primerjavi z nižjo ravnjo pri delu na shemi vrednotenja). Toda ob začetku strukturiranega procesa prilagajanja morajo biti cilji procesa in vloga zainteresiranih strani jasni in sporočeni, da bi lahko obvladovali pričakovanja.

Vključenost deležnikov ima več dodane vrednosti, izpolnjuje pomembne funkcije upravljanja in lahko učinkovito povezuje različne faze procesa prilagajanja, kot so izbira možnosti prilagajanja, priprava akcijskega načrta in izvajanje. Na primer, razvoj akcijskega načrta za prilagajanje s participativnim in vključujočim pristopom lahko opravlja začasne usklajevalne funkcije v fazi oblikovanja politike. Zlasti če so akterji z drugih ravni upravljanja, iz sektorjev, pomembnih za prilagajanje, in nejavni deležniki vključeni že zgodaj, lahko participativni razvoj akcijskih načrtov utre pot učinkovitemu stalnemu usklajevanju in nemotenemu sodelovanju v fazi izvajanja. To se spodbuja z več mehanizmi: Vključevanje deležnikov povečuje legitimnost akcijskega načrta ter običajno izboljšuje kakovost in uporabnost rezultatov politike, tudi z vključevanjem neznanstvenega in lokalnega znanja. Sodelovanje v procesu razvoja politike močno prispeva h krepitvi sprejemanja, razumevanja in zavezanosti med vključenimi akterji, povečuje njihovo znanje in zmogljivosti ter prispeva k oblikovanju in uporabi programov na področjih sektorske politike in na drugih ravneh politike. Mreže, odnosi in zaupanje, vzpostavljeni med procesom, lahko močno olajšajo poznejše izvajanje prilagajanja.

Pri vključevanju zainteresiranih strani bi bilo treba upoštevati nekatere ključne točke:

• Vsak postopek vključevanja zainteresiranih strani je drugačen, zato je potreben raznolik nabor znanj in spretnosti (npr. moderiranje, mediacija, znanje, povezano s prilagajanjem), da bi se lahko soočili z različnimi možnimi spremembami v fazah vključevanja;
• Postopki vključevanja deležnikov zahtevajo veliko virov (npr. človeških, finančnih, časovnih), zato bi morala biti že od začetka na voljo jasna zasnova postopka za izračun virov, ki jih potrebujejo deležniki in organizacijska ekipa;
• Pripraviti bi bilo treba kratke izročke o postopku ter zapisnike, ki dokumentirajo razprave in ključne rezultate v postopku, da se zagotovita stalna izmenjava informacij in preglednost;
• Zainteresirane strani je treba obvestiti o predvideni uporabi rezultatov in jih v primeru načrtovane objave odobriti.