Opredelite prizadete deležnike in jih vključite v proces prilagajanja.

Opredelite prizadete deležnike in jih vključite v proces prilagajanja.

Sodelovanje z ustreznimi zainteresiranimi stranmi, vključno z interesnimi skupinami, nevladnimi organizacijami ali tistimi iz zasebnega sektorja, se lahko vzpostavi z različnimi ravnmi vključenosti, npr. z dostopom do informacij, posvetovanjem o posebnih vprašanjih, ki zadevajo udeležbo v celotnem procesu. Raven vključenosti se lahko spreminja tudi med postopkom prilagajanja (npr. visoka raven pri opredeljevanju ciljev v primerjavi z nizko ravnjo pri delu na shemi vrednotenja). Toda ob začetku procesa morajo biti cilji procesa in vloga zainteresiranih strani jasni in sporočeni, da bi lahko obvladovali pričakovanja.

Pri vključevanju zainteresiranih strani bi bilo treba upoštevati nekatere ključne točke:

• Vsak postopek vključevanja zainteresiranih strani je drugačen, zato je potreben raznolik nabor znanj in spretnosti (npr. moderiranje, mediacija, znanje, povezano s prilagajanjem), da bi se lahko soočili z različnimi možnimi spremembami v fazah vključevanja;
• procesi vključevanja deležnikov zahtevajo veliko virov (npr. človeških, finančnih), zato bi morala biti že od samega začetka na voljo jasna zasnova procesa za izračun virov, ki jih potrebujejo deležniki in organizacijska ekipa;
• Pripraviti bi bilo treba kratke izročke o postopku ter zapisnike, ki dokumentirajo razprave in ključne rezultate v postopku, da se zagotovita stalna izmenjava informacij in preglednost;
• Zainteresirane strani je treba obvestiti o predvideni uporabi rezultatov in jih v primeru načrtovane objave odobriti.