1.3 Vzpostavitev procesov prilagajanja v občini in zunaj nje

1.3 Vzpostavitev procesov prilagajanja v občini in zunaj nje

Prilagajanje je zapleteno, medsektorsko področje odločanja, ki zajema več vprašanj in ravni, zato je zanj potrebna določena ureditev, da se zagotovijo uspeh, doslednost in kontinuiteta. Ureditev bi morala biti prilagojena velikosti in zmogljivostim občine (npr. nekatera mesta bi lahko ustanovila posebne enote za prilagajanje, druga pa prilagajanje vključila v delo obstoječih oddelkov). V obeh primerih se najboljši rezultati dosežejo z ustanovitvijo ožje skupine z izrecnim pooblastilom za upravljanje procesa in povezovanjem z vsemi ustreznimi upravnimi organi ter opredelitvijo deležnikov, ki bodo vključeni v proces prilagajanja, vključno s tistimi z območij okoli mesta (glej korak 2.5).

Ustanovitev ožje ekipe

Da bi se proces prilagajanja dolgoročno ohranil, bi bilo treba organizaciji, oddelku ali manjši skupini zaposlenih podeliti jasen mandat za upravljanje procesa prilagajanja. Natančne odgovornosti ožje skupine so lahko odvisne od okoliščin, lahko pa segajo od usmerjanja procesa znotraj javnega organa do oblikovanja osnutkov politik, ki delujejo kot kontaktna točka za prilagajanje, ter notranjega in zunanjega obveščanja o prilagajanju. V idealnem primeru bi morali imeti člani ožje skupine dolgoletne izkušnje z vprašanji, povezanimi z vremenom/podnebjem, in bi morali biti usposobljeni za obravnavo širokega nabora tem, ki bi lahko bile pomembne za proces prilagajanja.

Smernice za ustanovitev osrednje skupine za prilagajanje:

• določi člane in pridobi njihovo soglasje;
• opredelitev nalog skupine na prvem sestanku;
• dogovor o strukturi sodelovanja (npr. pogostost sestankov, vrsta komunikacije v ožji skupini, pravila sodelovanja);
• Ustvarite urnik in določite mejnike;
• opredelitev potreb po sodelovanju z drugimi upravnimi organi in deležniki;
• komuniciranje znotraj (upravljanje) in zunaj (javnost itd.) ter z nosilci odločanja;
• organizacija pregledne dokumentacije o vseh ukrepih, sprejetih v postopku;
• Povezovanje z drugimi ustreznimi upravnimi organi.

Vse ustrezne službe ali organi (npr. pristojni za zdravje, civilno zaščito, promet, energijo, gospodarstvo, finance, izobraževanje, javne službe, socialne storitve itd. – glej korak 1.6)morajo biti obveščeni in vključeni v proces prilagajanja ter imeti jasno pooblastilo za sprejemanje odločitev na svojih področjih pristojnosti. To velja tudi za ožjo ekipo, o kateri smo razpravljali zgoraj. Njihova stopnja vključenosti se lahko razlikuje od zagotavljanja in izmenjave informacij do krepitve sposobnosti prilagajanja ali sprejemanja odločitev o prilagajanju v okviru njihovih pristojnosti.

Koristno je tudi izkoristiti obstoječe platforme in institucionalne ureditve ter se usklajevati z njimi. Zlasti nacionalne platforme za zmanjševanje tveganja nesreč, ki so jih vzpostavile številne evropske države, zagotavljajo večsektorsko platformo, ki bi lahko olajšala interakcijo med deležniki na področju zmanjševanja tveganja nesreč in prilagajanja.

Opredelite prizadete deležnike in jih vključite v proces prilagajanja.

Sodelovanje z ustreznimi zainteresiranimi stranmi, vključno z interesnimi skupinami, nevladnimi organizacijami ali tistimi iz zasebnega sektorja, se lahko vzpostavi z različnimi ravnmi vključenosti. Raven vključenosti se lahko med postopkom prilagajanja tudi spremeni. Pri začetku postopka morajo biti cilji postopka in vloga zainteresiranih strani jasni in sporočeni, da bi lahko obvladovali pričakovanja. Za več informacij o identifikaciji in sodelovanju deležnikov glej korak 1.6.

Vključite in vključite okoliška območja

korak 2.5.