1.2 Настройване на процеса по структуриран начин

1.2 Настройване на процеса по структуриран начин

При подготовката на почвата за разработване на политики за адаптиране трябва да бъдат разгледани редица ключови аспекти, за да се създаде процесът по структуриран начин. Те включват създаване на основен екип с изричен мандат за управление на процеса, поддържане на връзка с всички съответни административни органи и определяне на засегнатите заинтересовани страни, които да участват. Повечето от тези въпроси са от значение за целия процес на адаптиране и следва да бъдат продължени на всички етапи.

I. Създаване на основен екип за адаптация

За да се поддържа процес на адаптиране в дългосрочен план, на дадена организация или на по-малка група от лица, наети от правителството, следва да се даде ясен мандат за управление на процеса на адаптиране. Конкретните отговорности на основния екип може да са специфични за контекста, но могат да варират от насочване на процеса в рамките на публичния орган до формулиране на проекти на политики, от ролята на звено за контакт за адаптацията до вътрешно и външно съобщаване на адаптацията и т.н. Членовете на основния екип следва да имат дългогодишен опит с въпроси, свързани с времето/климата, и следва да бъдат квалифицирани, за да обхванат широк кръг от въпроси, които биха могли да бъдат от значение за процеса на адаптиране.

При създаването на основен екип за адаптация следва да се вземат предвид следните аспекти:

• Определяне на членовете и получаване на тяхното съгласие
• Определяне на задачите на основния екип на първата среща
• Постигане на съгласие относно структурата за сътрудничество (напр. честота на срещите, вид комуникация в рамките на основния екип, правила за сътрудничество)
• Създаване на график и задаване на основни етапи
• Определяне на нуждите от сътрудничество с други административни органи и заинтересовани страни
• Комуникация, както вътрешна (управление), така и външна (публична и т.н.), както и с вземащите решения
• Организиране на прозрачна документация за всички стъпки, предприети в процеса
• Осигуряване на необходимите човешки и финансови ресурси в дългосрочен план

II. Поддържане на връзка с други съответни административни органи

Всички съответни органи (напр. отговарящи за здравеопазването, гражданската защита, транспорта, енергетиката, водите, селското стопанство, икономиката, финансите, образованието, териториалното устройство, горското стопанство и т.н.) трябва да бъдат информирани и включени в процеса на адаптиране, като получат ясен мандат за вземане на решения в своите области на отговорност. Това важи и за основния екип, обсъден по-горе.

Участието на представители на поднационално равнище в разработването на политики може да допринесе за определянето на дневния ред и стимулирането на разработването на политики на поднационално равнище. Обратно, разработването на политики за адаптация на национално равнище се възползва от интегрирането на местните нужди и местните знания, като по този начин ги прави по-подходящи за други равнища.

Степента на тяхното участие може да варира от предоставяне и обмен на информация до изграждане на адаптивен капацитет или до вземане на решения за адаптиране в рамките на тяхната сфера на компетентност.

Полезно е също така да се използват съществуващите платформи и институционални структури. По-специално националните платформи за намаляване на риска от бедствия, които много европейски държави създадоха, предоставят многосекторна платформа, която би могла да улесни взаимодействието между заинтересованите страни по отношение на намаляването на риска от бедствия и адаптирането към изменението на климата.

III. Идентифициране на засегнатите заинтересовани страни и включването им в процеса на адаптация

Сътрудничеството със съответните заинтересовани страни, по-специално представители на сектора и участници от други равнища на управление, включително групи по интереси, НПО или такива от частния сектор, може да се установи с различни равнища на участие, напр. достъп до информация, консултации по конкретни въпроси, пораждащи загриженост за участие и ангажираност по време на целия процес на адаптиране. Степента на участие може да се промени и в хода на процеса на адаптиране (напр. високо равнище при определяне на целите спрямо по-ниско равнище при работа по схема за оценка). Но при започването на структурирания процес на адаптиране целите на процеса, както и ролята на заинтересованите страни, трябва да бъдат ясни и съобщени, за да се управляват очакванията.

Участието на заинтересованите страни има множествена добавена стойност, изпълнява важни управленски функции и може ефективно да свърже различните етапи от процеса на адаптиране, като например избор на варианти за адаптиране, изготвяне на план за действие и изпълнение. Например разработването на плана за действие за адаптиране чрез приобщаващ подход на участие може да изпълнява временни координационни функции по време на етапа на формулиране на политиката. Особено ако участници от други равнища на управление, от сектори, свързани с адаптацията, и непублични заинтересовани страни участват на ранен етап, разработването на план за действие с участие може да проправи пътя за ефективна постоянна координация и гладко сътрудничество по време на етапа на изпълнение. Това се насърчава чрез няколко механизма: Участието на заинтересованите страни увеличава легитимността на плана за действие и обикновено повишава качеството и използваемостта на резултатите от политиката, включително чрез интегриране на ненаучни и местни знания. Участието в процеса на разработване на политики допринася значително за изграждането на приемане, разбиране и ангажираност сред участващите участници, увеличава техните знания и капацитет и допринася за определянето на дневния ред и възприемането на програмите в областите на секторната политика и на други равнища на политиката. Мрежите, отношенията и доверието, изградени по време на процеса, могат значително да улеснят последващото прилагане на адаптацията.

При участието на заинтересованите страни следва да се вземат предвид някои ключови моменти:

• Всеки процес на участие на заинтересованите страни е различен и поради това е необходим диверсифициран набор от умения (напр. умереност, медиация, знания, свързани с адаптирането), за да се отговори на различните възможни развития на етапите на участие;
• Процесите на участие на заинтересованите страни са ресурсоемки (напр. човешки, финансови, времеви) и поради това от самото начало следва да е налице ясна структура на процеса, за да се изчислят ресурсите, необходими както на заинтересованите страни, така и на организационния екип;
• Следва да се изготвят кратки разпращания за процеса, както и протоколи, документиращи дискусиите и ключовите резултати в рамките на процеса, за да се гарантира непрекъснат обмен на информация и прозрачност;
• Заинтересованите страни трябва да бъдат информирани за планираното използване на резултатите и да дадат своето одобрение в случай на планирано публикуване.