Identifikovat dotčené zúčastněné strany a zapojit je do procesu přizpůsobení

Identifikovat dotčené zúčastněné strany a zapojit je do procesu přizpůsobení

Spolupráce s příslušnými zúčastněnými stranami, včetně zájmových skupin, nevládních organizací nebo subjektů ze soukromého sektoru, může být navázána s různou mírou zapojení, např. přístup k informacím, konzultace o konkrétních otázkách týkajících se participativního zapojení v průběhu celého procesu. Míra zapojení se může v průběhu procesu přizpůsobování rovněž měnit (např. vysoká úroveň při definování cílů vs. nízká úroveň při práci na systému hodnocení). Při zahájení procesu však musí být cíle procesu i úloha zúčastněných stran jasné a sdělené, aby bylo možné řídit očekávání.

Při zapojování zúčastněných stran by měly být zohledněny některé klíčové body:

• Každý proces zapojení zúčastněných stran je odlišný, a proto je zapotřebí různorodý soubor dovedností (např. moderování, mediace, znalosti související s přizpůsobením), aby bylo možné se vypořádat s různými možnými vývojovými fázemi zapojení;
• procesy zapojení zúčastněných stran jsou náročné na zdroje (např. lidské, finanční), a proto by měl být od začátku k dispozici jasný návrh procesu, aby bylo možné vypočítat zdroje potřebné pro zúčastněné strany i organizační tým;
• Aby byla zaručena nepřetržitá výměna informací a transparentnost, měly by být připraveny krátké podklady o tomto procesu, jakož i zápisy dokumentující diskuse a klíčové výsledky v rámci tohoto procesu;
• Zúčastněné strany musí být informovány o zamýšleném použití výsledků a v případě plánovaného zveřejnění musí udělit svůj souhlas.