1.2 Δημιουργία της διαδικασίας με δομημένο τρόπο

1.2 Δημιουργία της διαδικασίας με δομημένο τρόπο

Κατά την προετοιμασία του εδάφους για την ανάπτυξη πολιτικών προσαρμογής, πρέπει να αντιμετωπιστούν ορισμένες βασικές πτυχές για τη θέσπιση της διαδικασίας με δομημένο τρόπο. Αυτές περιλαμβάνουν τη σύσταση μιας βασικής ομάδας με ρητή εντολή για τη διαχείριση της διαδικασίας, τη συνεργασία με όλους τους σχετικούς διοικητικούς φορείς και τον προσδιορισμό των ενδιαφερόμενων μερών που θα συμμετάσχουν. Τα περισσότερα από αυτά τα ζητήματα είναι σημαντικά για ολόκληρη τη διαδικασία προσαρμογής και θα πρέπει να συνεχιστούν σε όλα τα στάδια.

I. Ίδρυση μιας ομάδας πυρήνα για την προσαρμογή

Για να διατηρηθεί μια διαδικασία προσαρμογής μακροπρόθεσμα, θα πρέπει να δοθεί σαφής εντολή για τη διαχείριση της διαδικασίας προσαρμογής σε έναν οργανισμό ή σε μια μικρότερη ομάδα ατόμων που απασχολούνται από την κυβέρνηση. Οι ακριβείς αρμοδιότητες της βασικής ομάδας ενδέχεται να αφορούν συγκεκριμένο πλαίσιο, αλλά μπορεί να κυμαίνονται από την καθοδήγηση της διαδικασίας στο πλαίσιο της δημόσιας αρχής έως τη διατύπωση σχεδίων πολιτικής, από την ανάληψη καθηκόντων ως σημείο επαφής για την προσαρμογή έως την κοινοποίηση της προσαρμογής σε εσωτερικό και εξωτερικό επίπεδο, κ.λπ. Τα μέλη της βασικής ομάδας θα πρέπει να έχουν μακροχρόνιες εμπειρίες σε θέματα που σχετίζονται με τον καιρό/το κλίμα και θα πρέπει να διαθέτουν τα προσόντα για την κάλυψη ευρέος φάσματος θεμάτων που ενδέχεται να σχετίζονται με τη διαδικασία προσαρμογής.

Κατά τη σύσταση μιας βασικής ομάδας για την προσαρμογή θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι ακόλουθες πτυχές:

• Προσδιορίστε τα μέλη και λάβετε τη συγκατάθεσή τους
• Καθορισμός των καθηκόντων της βασικής ομάδας κατά την πρώτη συνεδρίαση
• Συμφωνία σχετικά με τη δομή της συνεργασίας (π.χ. συχνότητα συνεδριάσεων, είδος επικοινωνίας εντός της βασικής ομάδας, κανόνες συνεργασίας)
• Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα και ορίστε ορόσημα
• Προσδιορισμός των αναγκών συνεργασίας με άλλους διοικητικούς φορείς και ενδιαφερόμενους φορείς
• Επικοινωνία, τόσο εσωτερική (διαχείριση) όσο και εξωτερική (δημόσια, κ.λπ.) και με τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων
• Οργάνωση διαφανούς τεκμηρίωσης όλων των μέτρων που λαμβάνονται κατά τη διαδικασία
• Εξασφάλιση των απαιτούμενων ανθρώπινων και οικονομικών πόρων μακροπρόθεσμα

II. Επαφές με άλλους αρμόδιους διοικητικούς φορείς

Όλες οι αρμόδιες αρχές (π.χ. αρμόδιες για την υγεία, την πολιτική προστασία, τις μεταφορές, την ενέργεια, το νερό, τη γεωργία, την οικονομία, τη χρηματοδότηση, την εκπαίδευση, τον χωροταξικό σχεδιασμό, τη δασοκομία κ.λπ.) πρέπει να ενημερώνονται και να συμμετέχουν στη διαδικασία προσαρμογής, λαμβάνοντας σαφή εντολή να λαμβάνουν αποφάσεις στους τομείς αρμοδιότητάς τους. Το ίδιο ισχύει και για την κεντρική ομάδα που συζητήθηκε παραπάνω.

Η συμμετοχή εκπροσώπων από υποεθνικό επίπεδο στην ανάπτυξη πολιτικής μπορεί να συμβάλει στον καθορισμό της ατζέντας και στην τόνωση της ανάπτυξης πολιτικής σε υποεθνικό επίπεδο. Αντίστροφα, η χάραξη πολιτικής προσαρμογής σε εθνικό επίπεδο ωφελείται από την ενσωμάτωση των τοπικών αναγκών και των τοπικών γνώσεων, καθιστώντας τις έτσι πιο σημαντικές για άλλα επίπεδα.

Ο βαθμός συμμετοχής τους μπορεί να ποικίλλει από την παροχή και την ανταλλαγή πληροφοριών έως την ανάπτυξη προσαρμοστικών ικανοτήτων ή τη λήψη αποφάσεων σχετικά με την προσαρμογή στο πλαίσιο της σφαίρας εξουσίας τους.

Είναι επίσης χρήσιμο να αξιοποιηθούν οι υφιστάμενες πλατφόρμες και οι θεσμικές δομές. Ειδικότερα, οι εθνικές πλατφόρμες για τη μείωση του κινδύνου καταστροφών, τις οποίες έχουν δημιουργήσει πολλές ευρωπαϊκές χώρες, παρέχουν μια πολυτομεακή πλατφόρμα που θα μπορούσε να διευκολύνει την αλληλεπίδραση μεταξύ των ενδιαφερόμενων μερών για τη μείωση του κινδύνου καταστροφών και την προσαρμογή στην κλιματική αλλαγή.

III. Προσδιορισμός των ενδιαφερόμενων μερών και συμμετοχή τους στη διαδικασία προσαρμογής

Η συνεργασία με τους σχετικούς ενδιαφερόμενους φορείς, ιδίως εκπροσώπους του τομέα και συμμετέχοντες από άλλα επίπεδα διακυβέρνησης, συμπεριλαμβανομένων ομάδων συμφερόντων, ΜΚΟ ή φορέων του ιδιωτικού τομέα, μπορεί να συσταθεί με διαφορετικά επίπεδα συμμετοχής, π.χ. πρόσβαση σε πληροφορίες, διαβούλευση για συγκεκριμένα θέματα που απασχολούν τη συμμετοχική συμμετοχή και συμμετοχή καθ’ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας προσαρμογής. Το επίπεδο συμμετοχής μπορεί επίσης να μεταβληθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας προσαρμογής (π.χ. υψηλό επίπεδο κατά τον καθορισμό στόχων έναντι χαμηλότερου επιπέδου κατά την επεξεργασία ενός συστήματος αξιολόγησης). Ωστόσο, κατά την έναρξη της δομημένης διαδικασίας προσαρμογής, οι στόχοι της διαδικασίας καθώς και ο ρόλος των ενδιαφερόμενων μερών πρέπει να είναι σαφείς και να κοινοποιούνται για τη διαχείριση των προσδοκιών.

Η συμμετοχή των ενδιαφερόμενων μερών έχει πολλαπλή προστιθέμενη αξία, εκπληρώνει σημαντικές λειτουργίες διακυβέρνησης και μπορεί να συνδέσει αποτελεσματικά διάφορα στάδια της διαδικασίας προσαρμογής, όπως η επιλογή των επιλογών προσαρμογής, η κατάρτιση σχεδίου δράσης και η εφαρμογή. Για παράδειγμα, η ανάπτυξη του σχεδίου δράσης για την προσαρμογή στο πλαίσιο μιας συμμετοχικής και χωρίς αποκλεισμούς προσέγγισης μπορεί να επιτελεί προσωρινές λειτουργίες συντονισμού κατά το στάδιο διαμόρφωσης της πολιτικής. Ιδίως εάν συμμετέχουν σε πρώιμο στάδιο φορείς από άλλα επίπεδα διακυβέρνησης, από τομείς σχετικούς με την προσαρμογή και μη δημόσιους φορείς, η ανάπτυξη συμμετοχικού σχεδίου δράσης μπορεί να προετοιμάσει το έδαφος για αποτελεσματικό μόνιμο συντονισμό και ομαλή συνεργασία κατά τη φάση υλοποίησης. Αυτό προωθείται μέσω διαφόρων μηχανισμών: Η συμμετοχή των ενδιαφερόμενων μερών αυξάνει τη νομιμότητα του σχεδίου δράσης και συνήθως βελτιώνει την ποιότητα και τη χρηστικότητα των αποτελεσμάτων πολιτικής, μεταξύ άλλων μέσω της ενσωμάτωσης μη επιστημονικών και τοπικών γνώσεων. Η συμμετοχή στη διαδικασία χάραξης πολιτικής συμβάλλει σημαντικά στην οικοδόμηση της αποδοχής, της κατανόησης και της δέσμευσης μεταξύ των εμπλεκόμενων φορέων, αυξάνει τις γνώσεις και τις ικανότητές τους και συμβάλλει στον καθορισμό και την υιοθέτηση του θεματολογίου σε τομεακούς τομείς πολιτικής και σε άλλα επίπεδα πολιτικής. Τα δίκτυα, οι σχέσεις και η εμπιστοσύνη που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια της διαδικασίας μπορούν να διευκολύνουν σημαντικά την επακόλουθη εφαρμογή της προσαρμογής.

Θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη ορισμένα βασικά σημεία κατά τη συμμετοχή των ενδιαφερόμενων μερών:

• Κάθε διαδικασία συμμετοχής των ενδιαφερόμενων μερών είναι διαφορετική και, ως εκ τούτου, απαιτείται ένα διαφοροποιημένο σύνολο δεξιοτήτων (π.χ. έλεγχος, διαμεσολάβηση, γνώσεις σχετικά με την προσαρμογή) για την αντιμετώπιση των διαφόρων πιθανών εξελίξεων στις φάσεις της συμμετοχής·
• Οι διαδικασίες συμμετοχής των ενδιαφερόμενων μερών είναι υψηλής έντασης πόρων (π.χ. ανθρώπινοι, οικονομικοί, χρόνοι) και, ως εκ τούτου, θα πρέπει να υπάρχει σαφής σχεδιασμός της διαδικασίας από την αρχή, προκειμένου να υπολογιστούν οι πόροι που χρειάζονται τα ενδιαφερόμενα μέρη καθώς και η ομάδα του οργανισμού·
• Θα πρέπει να εκπονηθούν σύντομες ανακοινώσεις σχετικά με τη διαδικασία, καθώς και πρακτικά που να τεκμηριώνουν τις συζητήσεις και τα βασικά αποτελέσματα της διαδικασίας, προκειμένου να διασφαλιστεί η συνεχής ανταλλαγή πληροφοριών και η διαφάνεια·
• Τα ενδιαφερόμενα μέρη πρέπει να ενημερώνονται σχετικά με την προβλεπόμενη χρήση των αποτελεσμάτων και να δίνουν την έγκρισή τους σε περίπτωση προγραμματισμένης δημοσίευσης.