1.6 Εντοπισμός και συμμετοχή των ενδιαφερόμενων μερών

Η προσαρμογή ως οριζόντιο και διατομεακό ζήτημα παρουσιάζει ενδιαφέρον και ενδιαφέρον για ευρύ φάσμα ενδιαφερόμενων μερών. Η συμμετοχή και η συμμετοχή τους μπορούν επίσης να στηρίξουν σημαντικά τη δράση προσαρμογής. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ποιοι είναι οι βασικοί ενδιαφερόμενοι φορείς και ποια είναι τα συμφέροντα, οι ευθύνες και οι θέσεις τους από την αρχή της διαδικασίας σχεδιασμού προσαρμογής, προκειμένου να αναπτυχθεί μια κατάλληλη στρατηγική διαχείρισης των ενδιαφερόμενων μερών και, με τη σειρά τους, να αξιοποιηθεί στο έπακρο η συμμετοχή τους. Βλ. κεφάλαιο 5.1.4 της έκθεσης του ΕΟΠ για την αστική προσαρμογή στην Ευρώπη: πώς οι πόλεις και οι κωμοπόλεις αντιδρούν στην κλιματική αλλαγή για πρόσθετες πληροφορίες.

Σύμφωνα με τη μεθοδολογία RESIN, θα πρέπει να διενεργείται ανάλυση των ενδιαφερόμενων μερών για να προσδιοριστεί ποιος πρέπει να συμμετάσχει και να κατανοηθούν τα συμφέροντα και οι θέσεις των αντίστοιχων ενδιαφερόμενων μερών. Αυτό περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των ενδιαφερόμενων μερών, τη διαφοροποίηση και την κατηγοριοποίηση των ενδιαφερόμενων μερών, καθώς και τον προσδιορισμό των σχέσεων μεταξύ των ενδιαφερόμενων μερών. Στη συνέχεια, απαιτείται μια καλά σχεδιασμένη διαδικασία για τη συμμετοχή των πολλών διαφορετικών ενδιαφερόμενων μερών στη διαδικασία σχεδιασμού της προσαρμογής στην κλιματική αλλαγή, με έμφαση στη διαφάνεια, την ανοικτή επικοινωνία, την εμπιστοσύνη και τις σχέσεις, τους ρόλους και τις ευθύνες και τη δέσμευση. Τέλος, μια επικοινωνιακή στρατηγική θα πρέπει να αφορά τόσο την εσωτερική όσο και την εξωτερική επικοινωνία. Αυτό περιλαμβάνει τον καθορισμό ενός στόχου και στόχου επικοινωνίας, τον προσδιορισμό των ομάδων-στόχων, τη δημιουργία μηνύματος, την παράδοση του χρονοδιαγράμματος, την επιλογή της μορφής και των διαύλων επικοινωνίας και τη χρήση υποστηρικτικών μεθόδων και εργαλείων επικοινωνίας (βλ. επίσης Βήμα 1.7).

Η συνεργασία με τα σχετικά ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των τομεακών αρχών, των ομάδων συμφερόντων, των ΜΚΟ ή εκπροσώπων του ιδιωτικού τομέα, μπορεί να συσταθεί με διαφορετικά επίπεδα συμμετοχής — από την ενημέρωση, τη διαβούλευση ή τη συμμετοχική συμμετοχή καθ’ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας. Το επίπεδο συμμετοχής μπορεί επίσης να μεταβληθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας προσαρμογής (π.χ. υψηλό επίπεδο κατά τον καθορισμό στόχων έναντι χαμηλού επιπέδου κατά την επεξεργασία ενός συστήματος αξιολόγησης). Ωστόσο, κατά την έναρξη της διαδικασίας, οι στόχοι καθώς και ο ρόλος των ενδιαφερόμενων μερών πρέπει να είναι σαφείς και να κοινοποιούνται για τη διαχείριση των προσδοκιών.

Όλες οι αρμόδιες υπηρεσίες ή αρχές (π.χ. αρμόδιες για την υγεία, την πολιτική προστασία, τις μεταφορές, την ενέργεια, την οικονομία, τη χρηματοδότηση, την εκπαίδευση κ.λπ.) πρέπει να ενημερώνονται και να συμμετέχουν στη διαδικασία προσαρμογής, λαμβάνοντας σαφή εντολή να λαμβάνουν αποφάσεις στους τομείς αρμοδιότητάς τους. Το ίδιο ισχύει και για την κεντρική ομάδα που συζητήθηκε στο βήμα 1.3. Ο βαθμός συμμετοχής τους μπορεί να ποικίλλει από την παροχή και την ανταλλαγή πληροφοριών έως την ανάπτυξη προσαρμοστικών ικανοτήτων ή τη λήψη αποφάσεων σχετικά με την προσαρμογή στο πλαίσιο της σφαίρας εξουσίας τους.

Είναι επίσης χρήσιμο να αξιοποιηθούν οι υφιστάμενες πλατφόρμες ενδιαφερόμενων μερών και οι θεσμικές δομές. Για παράδειγμα, ορισμένες πόλεις ενδέχεται να διαθέτουν ήδη καθιερωμένη διαδικασία συμμετοχής των ενδιαφερόμενων μερών και θεσμικό πλαίσιο για τη συμμετοχή των ενδιαφερόμενων μερών στον σχεδιασμό βιώσιμης ανάπτυξης, τον πολεοδομικό ή τον χωροταξικό σχεδιασμό.

Θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη ορισμένα βασικά σημεία κατά τη συμμετοχή των ενδιαφερόμενων μερών:

• Κάθε διαδικασία συμμετοχής των ενδιαφερόμενων μερών είναι διαφορετική και, ως εκ τούτου, απαιτείται ένα διαφοροποιημένο σύνολο δεξιοτήτων (π.χ. συντονισμός, διαμεσολάβηση, γνώσεις σχετικά με την προσαρμογή) για την αντιμετώπιση των διαφόρων πιθανών εξελίξεων στις φάσεις της συμμετοχής·
• Οι διαδικασίες συμμετοχής των ενδιαφερόμενων μερών είναι υψηλής έντασης πόρων (π.χ. ανθρώπινοι και οικονομικοί) και, ως εκ τούτου, θα πρέπει να υπάρχει σαφής σχεδιασμός της διαδικασίας από την αρχή για τον υπολογισμό των πόρων που χρειάζονται τα ενδιαφερόμενα μέρη καθώς και η ομάδα του οργανισμού·
• Θα πρέπει να προετοιμάζονται σύντομες ανακοινώσεις σχετικά με τη διαδικασία, καθώς και πρακτικά που να τεκμηριώνουν τις συζητήσεις και τα βασικά αποτελέσματα της διαδικασίας, ώστε να διασφαλίζεται η συνεχής ανταλλαγή πληροφοριών και η διαφάνεια·
• Τα ενδιαφερόμενα μέρη πρέπει να ενημερώνονται σχετικά με την προβλεπόμενη χρήση των αποτελεσμάτων και να δίνουν την έγκρισή τους σε περίπτωση προγραμματισμένης δημοσίευσης.

Πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στα μηνύματα και τα εργαλεία επικοινωνίας που χρησιμοποιούνται κατά την εξέταση κάθε είδους ομάδας ενδιαφερομένων και κοινού-στόχου (βλ. βήμα 1.7).