1.2 Protsessi struktureerimine

1.2 Protsessi struktureerimine

Kohanemispoliitika väljatöötamiseks pinnase ettevalmistamisel tuleb käsitleda mitmeid põhiaspekte, et luua protsess struktureeritud viisil. Need hõlmavad põhimeeskonna moodustamist, kellel on selged volitused protsessi juhtimiseks, suhtlemist kõigi asjaomaste haldusasutustega ja mõjutatud sidusrühmade kindlaksmääramist, keda kaasata. Enamik neist küsimustest on olulised kogu kohanemisprotsessi jaoks ja neid tuleks jätkata kõigis etappides.

I. Luua kohanemise põhimeeskond

Kohanemisprotsessi pikaajaliseks säilitamiseks tuleks anda selge volitus kohanemisprotsessi juhtimiseks ühele organisatsioonile või väiksemale inimeste rühmale, kelle valitsus on tööle võtnud. Põhirühma täpsed kohustused võivad olla kontekstipõhised, kuid need võivad ulatuda protsessi juhtimisest avaliku sektori asutuses kuni poliitika kavandite koostamiseni, kohanemise kontaktpunktina tegutsemisest kuni kohanemisest teavitamiseni asutusesiseselt ja -väliselt jne. Põhirühma liikmetel peaksid olema pikaajalised kogemused ilmastiku/kliimaga seotud küsimustes ning nad peaksid olema kvalifitseeritud käsitlema mitmesuguseid küsimusi, mis võivad olla kohanemisprotsessi jaoks olulised.

Kohandamise tuumikrühma moodustamisel tuleks arvesse võtta järgmisi aspekte:

• Määrake liikmed ja küsige nende nõusolekut
• Määratlege põhimeeskonna ülesanded esimesel koosolekul
• Leppida kokku koostöö struktuuris (nt koosolekute sagedus, teabevahetuse liik tuumikrühmas, koostööeeskirjad)
• Looge ajakava ja seadke vahe-eesmärgid
• Teha kindlaks koostöövajadused teiste haldusasutuste ja sidusrühmadega
• Suhtlemine nii asutusesiseselt (juhtimine) kui ka -väliselt (üldsus jne) ja otsustajatega
• Korraldada protsessi kõigi etappide läbipaistev dokumenteerimine
• Tagada vajalikud inimressursid ja rahalised vahendid pikas perspektiivis

II. Suhtlemine teiste asjaomaste haldusasutustega

Kõiki asjaomaseid asutusi (nt tervishoiu, kodanikukaitse, transpordi, energeetika, vee, põllumajanduse, majanduse, rahanduse, hariduse, ruumilise planeerimise, metsanduse jne eest vastutavaid asutusi) tuleb teavitada ja kaasata kohanemisprotsessi, saades selged volitused otsuste tegemiseks oma vastutusalas. See kehtib ka eespool käsitletud põhimeeskonna kohta.

Riigi tasandist madalama tasandi esindajate kaasamine poliitika kujundamisse võib aidata kaasa tegevuskava koostamisele ja poliitika väljatöötamise stimuleerimisele riigi tasandist madalamal tasandil. Kohanemispoliitika kujundamisel riiklikul tasandil on kasu kohalike vajaduste ja teadmiste integreerimisest, mis muudab need teiste tasandite jaoks asjakohasemaks.

Nende osalemise määr võib varieeruda teabe esitamisest ja vahetamisest kuni kohanemisvõime suurendamiseni või kohanemisotsuste tegemiseni nende pädevuse piires.

Samuti on kasulik kasutada olemasolevaid platvorme ja institutsioonilist ülesehitust. Eelkõige pakuvad katastroofiohu vähendamise riiklikud platvormid, mille paljud Euroopa riigid on loonud, mitut sektorit hõlmavat platvormi, mis võiks hõlbustada katastroofiohu vähendamise ja kliimamuutustega kohanemise sidusrühmade vahelist suhtlust.

III. Teha kindlaks mõjutatud sidusrühmad ja kaasata nad kohanemisprotsessi

Koostööd asjaomaste sidusrühmadega, eelkõige sektori esindajatega ja teiste valitsemistasandite osalejatega, sealhulgas huvirühmade, valitsusväliste organisatsioonide või erasektori osalejatega, saab sisse seada erineval kaasamise tasemel, nt juurdepääs teabele, konsulteerimine konkreetsetes osalusosalusega seotud küsimustes ja kaasamine kogu kohanemisprotsessi vältel. Kohanemisprotsessi käigus võib muutuda ka kaasatuse tase (nt kõrge tase eesmärkide kindlaksmääramisel vs. madalam tase hindamiskavaga töötamisel). Struktureeritud kohanemisprotsessi käivitamisel peavad aga protsessi eesmärgid ja sidusrühmade roll olema selged ja neist tuleb teada anda, et ootustega toime tulla.

Sidusrühmade kaasamisel on mitmekordne lisaväärtus, see täidab olulisi juhtimisfunktsioone ja võib tõhusalt siduda kohanemisprotsessi eri etappe, nagu kohanemisvõimaluste valimine, tegevuskava koostamine ja rakendamine. Näiteks võib kohanemiskava väljatöötamine osalus- ja kaasava lähenemisviisi alusel täita ajutisi koordineerimisülesandeid poliitika kujundamise etapis. Eelkõige juhul, kui varakult kaasatakse osalejaid teistest juhtimistasanditest, kohanemisega seotud sektoritest ja mitteavalikest sidusrühmadest, võib osaluspõhise tegevuskava väljatöötamine sillutada teed tõhusale pidevale koordineerimisele ja sujuvale koostööle rakendusetapis. Seda soodustatakse mitme mehhanismi kaudu: Sidusrühmade kaasamine suurendab tegevuskava legitiimsust ning parandab tavaliselt poliitika väljundite kvaliteeti ja kasutatavust, sealhulgas mitteteaduslike ja kohalike teadmiste integreerimise kaudu. Poliitika väljatöötamise protsessis osalemine aitab oluliselt kaasa asjaomaste osalejate heakskiidu, mõistmise ja pühendumuse suurendamisele, suurendab nende teadmisi ja suutlikkust ning aitab kaasa tegevuskavade koostamisele ja kasutuselevõtule valdkondlikes poliitikavaldkondades ja muudel poliitikatasanditel. Protsessi käigus loodud võrgustikud, suhted ja usaldus võivad oluliselt hõlbustada kohanemismeetmete hilisemat rakendamist.

Sidusrühmade kaasamisel tuleks arvesse võtta mõningaid põhipunkte:

• Iga sidusrühmade kaasamise protsess on erinev ja seega on vaja mitmekesiseid oskusi (nt mõõdukus, vahendamine, kohanemisega seotud teadmised), et tulla toime mitmesuguste võimalike muutustega kaasamise etappides;
• Sidusrühmade kaasamise protsessid on ressursimahukad (nt inimressursid, rahalised vahendid, aeg) ja seega peaks protsessi selge ülesehitus olema algusest peale kättesaadav, et arvutada välja sidusrühmadele ja organisatsiooni meeskonnale vajalikud ressursid;
• Pideva teabevahetuse ja läbipaistvuse tagamiseks tuleks koostada lühikesed juhised protsessi kohta ning protokollid, milles dokumenteeritakse arutelud ja protsessi peamised tulemused;
• Sidusrühmi tuleb teavitada tulemuste kavandatavast kasutamisest ja nad peavad andma kavandatava avaldamise korral oma heakskiidu.