1.2 Prosessin organisointi

1.2 Prosessin organisointi

Valmisteltaessa maaperää sopeutumispolitiikkojen kehittämiselle on otettava huomioon useita keskeisiä näkökohtia, jotta prosessi voidaan järjestää jäsennellysti. Niihin kuuluu sellaisen ydinryhmän perustaminen, jonka nimenomaisena tehtävänä on prosessin hallinnointi, yhteydenpito kaikkiin asiaankuuluviin hallintoelimiin ja asianomaisten sidosryhmien tunnistaminen. Useimmat näistä kysymyksistä ovat merkityksellisiä koko sopeutumisprosessin kannalta, ja niitä olisi jatkettava kaikissa vaiheissa.

I. Perustetaan sopeutumisen ydinryhmä

Jotta sopeutumisprosessia voitaisiin ylläpitää pitkällä aikavälillä, hallituksen palveluksessa olevalle organisaatiolle tai pienemmälle ihmisryhmälle olisi annettava selkeät valtuudet sopeutumisprosessin hallinnointiin. Ydinryhmän täsmälliset vastuualueet voivat olla tilannekohtaisia, mutta ne voivat vaihdella prosessin ohjaamisesta viranomaisessa toimintapoliittisten luonnosten laatimiseen, sopeutumisen yhteyspisteenä toimimisesta sisäiseen ja ulkoiseen sopeutumista koskevaan viestintään jne. Ydinryhmän jäsenillä olisi oltava pitkäaikaista kokemusta säähän/ilmastoon liittyvistä kysymyksistä, ja heidän olisi oltava päteviä käsittelemään monenlaisia kysymyksiä, joilla voi olla merkitystä sopeutumisprosessin kannalta.

Sopeutumista käsittelevän ydinryhmän perustamisessa olisi otettava huomioon seuraavat näkökohdat:

• Jäsenten määrittäminen ja heidän suostumuksensa hankkiminen
• Määrittele ydintiimin tehtävät ensimmäisessä kokouksessa
• Sovitaan yhteistyön rakenteesta (esim. kokousten tiheys, ydinryhmän sisäisen viestinnän tyyppi, yhteistyösäännöt)
• Luo aikataulu ja aseta virstanpylväitä
• Tunnista yhteistyötarpeet muiden hallintoelinten ja sidosryhmien kanssa
• Kommunikoida sekä sisäisesti (johto) että ulkoisesti (julkinen jne.) ja päättäjien kanssa
• Järjestetään läpinäkyvä dokumentaatio kaikista prosessin vaiheista
• Tarvittavien henkilö- ja taloudellisten resurssien turvaaminen pitkällä aikavälillä

II. Yhteydenpito muihin asiaankuuluviin hallintoelimiin

Kaikille asiaankuuluville viranomaisille (jotka vastaavat esimerkiksi terveydestä, pelastuspalvelusta, liikenteestä, energiasta, vedestä, maataloudesta, taloudesta, rahoituksesta, koulutuksesta, aluesuunnittelusta ja metsätaloudesta) on tiedotettava sopeutumisprosessista ja niiden on osallistuttava siihen, ja niille on annettava selkeät valtuudet tehdä päätöksiä vastuualueillaan. Tämä koskee myös edellä käsiteltyä ydintiimiä.

Valtiotasoa alempien tasojen edustajien osallistuminen politiikan kehittämiseen voi edistää asialistan laatimista ja politiikan kehittämistä valtiotasoa alemmilla tasoilla. Vastaavasti sopeutumista koskeva päätöksenteko kansallisella tasolla hyötyy paikallisten tarpeiden ja paikallisen tietämyksen huomioon ottamisesta, mikä tekee niistä merkityksellisempiä muille tasoille.

Niiden osallistuminen voi vaihdella tietojen toimittamisesta ja vaihtamisesta sopeutumiskyvyn kehittämiseen tai sopeutumista koskevien päätösten tekemiseen niiden toimivallan puitteissa.

On myös hyödyllistä hyödyntää olemassa olevia alustoja ja institutionaalisia rakenteita. Erityisesti katastrofiriskien vähentämistä koskevat kansalliset foorumit, joita monet Euroopan maat ovat perustaneet, tarjoavat monialaisen foorumin, joka voisi helpottaa katastrofiriskien vähentämisen ja ilmastonmuutokseen sopeutumisen sidosryhmien välistä vuorovaikutusta.

III. Tunnista sidosryhmät, joita asia koskee, ja ota ne mukaan sopeutumisprosessiin

Yhteistyötä asiaankuuluvien sidosryhmien kanssa, erityisesti alan edustajien ja muiden hallintotasojen osallistujien kanssa, mukaan lukien eturyhmät, kansalaisjärjestöt tai yksityisen sektorin edustajat, voidaan aloittaa erilaisilla osallistumistasoilla, kuten tiedonsaanti, kuuleminen erityiskysymyksistä, jotka liittyvät osallistavaan osallistumiseen ja sitoutumiseen koko sopeutumisprosessin ajan. Osallistumisaste voi myös muuttua sopeutumisprosessin aikana (esim. korkea taso tavoitteiden määrittelyssä verrattuna alempaan tasoon arviointijärjestelmää laadittaessa). Kun jäsenneltyä sopeutumisprosessia käynnistetään, prosessin tavoitteiden ja sidosryhmien roolin on oltava selkeitä ja niistä on tiedotettava odotusten hallitsemiseksi.

Sidosryhmien osallistumisella on monenlaista lisäarvoa, se täyttää tärkeitä hallintotehtäviä ja voi tehokkaasti yhdistää sopeutumisprosessin eri vaiheet, kuten sopeutumisvaihtoehtojen valinnan, toimintasuunnitelman laatimisen ja täytäntöönpanon. Esimerkiksi sopeutumista koskevan toimintasuunnitelman laatiminen osallistavalla ja osallistavalla tavalla voi täyttää väliaikaiset koordinointitehtävät politiikan laadintavaiheessa. Erityisesti jos muiden hallintotasojen, sopeutumisen kannalta merkityksellisten alojen ja muiden kuin julkisten sidosryhmien toimijat otetaan mukaan varhaisessa vaiheessa, osallistavan toimintasuunnitelman laatiminen voi tasoittaa tietä tehokkaalle pysyvälle koordinoinnille ja sujuvalle yhteistyölle täytäntöönpanovaiheessa. Tätä edistetään useilla mekanismeilla: Sidosryhmien osallistuminen lisää toimintasuunnitelman legitimiteettiä ja yleensä parantaa politiikan tuotosten laatua ja käytettävyyttä muun muassa yhdistämällä ei-tieteellisen ja paikallisen tietämyksen. Osallistuminen politiikan kehittämisprosessiin edistää voimakkaasti hyväksynnän, ymmärryksen ja sitoutumisen rakentamista asianomaisten toimijoiden keskuudessa, lisää niiden tietämystä ja valmiuksia sekä edistää asialistan laatimista ja käyttöönottoa alakohtaisilla politiikan aloilla ja muilla politiikan tasoilla. Prosessin aikana rakennetut verkostot, suhteet ja luottamus voivat helpottaa suuresti sopeutumisen myöhempää täytäntöönpanoa.

Sidosryhmien osallistamisessa olisi otettava huomioon seuraavat keskeiset seikat:

• Kaikki sidosryhmien osallistumisprosessit ovat erilaisia, minkä vuoksi tarvitaan monipuolisia taitoja (esim. moderointi, sovittelu, sopeutumiseen liittyvä tietämys), jotta voidaan käsitellä osallistumisen eri vaiheissa mahdollisesti tapahtuvaa kehitystä.
• Sidosryhmien osallistumisprosessit ovat resurssi-intensiivisiä (esim. inhimillisiä, taloudellisia ja ajallisia), ja siksi selkeän prosessisuunnittelun olisi oltava käytettävissä alusta alkaen, jotta voidaan laskea sidosryhmien ja organisaatioryhmän tarvitsemat resurssit.
• Jatkuvan tietojenvaihdon ja avoimuuden takaamiseksi olisi laadittava lyhyet tiedotteet prosessista sekä pöytäkirjat, joissa dokumentoidaan keskustelut ja prosessin keskeiset tulokset.
• Sidosryhmille on tiedotettava tulosten aiotusta käytöstä, ja niiden on annettava hyväksyntänsä, jos tulokset aiotaan julkaista.