1.2 Uspostava postupka na strukturiran način

1.2 Uspostava postupka na strukturiran način

Pri pripremi temelja za razvoj politika prilagodbe potrebno je razmotriti niz ključnih aspekata za strukturiranu uspostavu postupka. To uključuje osnivanje središnjeg tima s izričitim mandatom za upravljanje postupkom, povezivanje sa svim relevantnim upravnim tijelima i utvrđivanje dionika na koje se to odnosi. Većina tih pitanja važna je za cijeli postupak prilagodbe i trebalo bi ih nastaviti u svim koracima.

I. Osnivanje temeljnog tima za prilagodbu

Kako bi se dugoročno održao postupak prilagodbe, organizaciji ili manjoj skupini osoba zaposlenih u vladi trebalo bi dati jasan mandat za upravljanje postupkom prilagodbe. Točne odgovornosti glavnog tima mogu ovisiti o kontekstu, ali mogu biti u rasponu od usmjeravanja postupka unutar javnog tijela do oblikovanja nacrta politika, od djelovanja kao kontaktne točke za prilagodbu do interne i vanjske komunikacije o prilagodbi itd. Članovi glavnog tima trebali bi imati dugogodišnja iskustva s vremenskim/klimatskim pitanjima i trebali bi biti kvalificirani za obuhvaćanje širokog raspona pitanja koja bi mogla biti relevantna za postupak prilagodbe.

Pri osnivanju temeljnog tima za prilagodbu trebalo bi uzeti u obzir sljedeće aspekte:

• Odrediti članove i dobiti njihov pristanak
• Definiranje zadaća glavnog tima na prvom sastanku
• dogovor o strukturi suradnje (npr. učestalost sastanaka, vrsta komunikacije unutar središnjeg tima, pravila suradnje)
• Izradite raspored i postavite prekretnice
• Utvrđivanje potreba za suradnjom s drugim upravnim tijelima i dionicima
• Komunikacija, unutarnja (upravljanje) i vanjska (javnost itd.) te s donositeljima odluka
• Organizirati transparentnu dokumentaciju o svim koracima poduzetima u postupku
• dugoročno osiguravanje potrebnih ljudskih i financijskih resursa

II. Povezivanje s drugim relevantnim upravnim tijelima

Sva relevantna tijela (npr. nadležna za zdravlje, civilnu zaštitu, promet, energetiku, vodu, poljoprivredu, gospodarstvo, financije, obrazovanje, prostorno planiranje, šumarstvo itd.) moraju biti informirana i uključena u postupak prilagodbe te dobiti jasan mandat za donošenje odluka u svojim područjima odgovornosti. To vrijedi i za glavni tim o kojem se prethodno raspravljalo.

Uključivanje predstavnika s podnacionalnih razina u razvoj politika može doprinijeti utvrđivanju programa i poticanju razvoja politika na podnacionalnim razinama. S druge strane, donošenje politika prilagodbe na nacionalnoj razini ima koristi od integracije lokalnih potreba i lokalnog znanja, što ih čini relevantnijima za druge razine.

Njihov stupanj uključenosti može varirati od pružanja i razmjene informacija do izgradnje sposobnosti prilagodbe ili donošenja odluka o prilagodbi u okviru njihove nadležnosti.

Također je korisno iskoristiti postojeće platforme i institucijske strukture. Konkretno, nacionalne platforme za smanjenje rizika od katastrofa, koje su uspostavile mnoge europske zemlje, pružaju višesektorsku platformu koja bi mogla olakšati interakciju između dionika u području smanjenja rizika od katastrofa i prilagodbe klimatskim promjenama.

III. Utvrđivanje pogođenih dionika i njihovo uključivanje u postupak prilagodbe

Suradnja s relevantnim dionicima, posebno predstavnicima sektora i sudionicima s drugih razina upravljanja, uključujući interesne skupine, nevladine organizacije ili one iz privatnog sektora, može se uspostaviti uz različite razine sudjelovanja, npr. pristup informacijama, savjetovanje o posebnim pitanjima koja se odnose na participativno sudjelovanje i angažman tijekom cijelog postupka prilagodbe. Razina uključenosti može se promijeniti i tijekom postupka prilagodbe (npr. visoka razina pri definiranju ciljeva u odnosu na nižu razinu pri radu na programu evaluacije). Međutim, pri pokretanju strukturiranog postupka prilagodbe ciljevi postupka, kao i uloga dionika, moraju biti jasni i priopćeni kako bi se upravljalo očekivanjima.

Uključenost dionika ima višestruku dodanu vrijednost, obavlja važne upravljačke funkcije i može učinkovito povezati različite faze postupka prilagodbe, kao što su odabir mogućnosti prilagodbe, uspostava akcijskog plana i provedba. Na primjer, razvoj akcijskog plana za prilagodbu participativnim i uključivim pristupom može ispuniti privremene koordinacijske funkcije tijekom faze oblikovanja politike. Posebno ako su akteri s drugih razina upravljanja, od sektora relevantnih za prilagodbu do dionika koji nisu javni uključeni u ranoj fazi, razvoj participativnog akcijskog plana može utrti put učinkovitoj stalnoj koordinaciji i neometanoj suradnji tijekom faze provedbe. To se potiče s pomoću nekoliko mehanizama: Uključenost dionika povećava legitimnost akcijskog plana i obično povećava kvalitetu i upotrebljivost rezultata politike, među ostalim integracijom neznanstvenog i lokalnog znanja. Sudjelovanje u procesu razvoja politike snažno doprinosi izgradnji prihvaćanja, razumijevanja i predanosti među uključenim akterima, povećava njihovo znanje i kapacitete te doprinosi utvrđivanju programa i prihvaćanju u područjima sektorske politike i na drugim razinama politike. Mreže, odnosi i povjerenje izgrađeni tijekom procesa mogu uvelike olakšati naknadnu provedbu prilagodbe.

Pri uključivanju dionika trebalo bi uzeti u obzir neke ključne točke:

• Svaki postupak uključivanja dionika različit je i stoga je potreban raznolik skup vještina (npr. moderiranje, posredovanje, znanje povezano s prilagodbom) kako bi se odgovorilo na različite moguće promjene u fazama uključivanja;
• procesi uključivanja dionika zahtijevaju znatne resurse (npr. ljudske, financijske, vremenske) te bi stoga od samog početka trebao biti dostupan jasan plan postupka kako bi se izračunali resursi koji su potrebni dionicima i organizacijskom timu;
• Trebalo bi pripremiti kratke brošure o postupku, kao i zapisnike u kojima se dokumentiraju rasprave i ključni rezultati u okviru postupka kako bi se zajamčila kontinuirana razmjena informacija i transparentnost;
• Dionici moraju biti obaviješteni o predviđenoj upotrebi rezultata i dati svoje odobrenje u slučaju planirane objave.