1.2 A folyamat strukturált módon történő felállítása

1.2 A folyamat strukturált módon történő felállítása

Az alkalmazkodási politikák kidolgozásának előkészítése során számos kulcsfontosságú szemponttal kell foglalkozni a folyamat strukturált módon történő kialakítása érdekében. Ezek közé tartozik egy központi csoport létrehozása, amely kifejezett megbízatással rendelkezik a folyamat irányítására, az összes érintett közigazgatási szervvel való kapcsolattartásra és a bevonandó érdekelt felek azonosítására. E kérdések többsége az alkalmazkodási folyamat egésze szempontjából releváns, és azokat minden lépés során folytatni kell.

I. Az alkalmazkodással foglalkozó központi csoport létrehozása

Az alkalmazkodási folyamat hosszú távú fenntartása érdekében az alkalmazkodási folyamat irányítására egyértelmű megbízást kell adni egy szervezetnek vagy a kormány által foglalkoztatott személyek egy kisebb csoportjának. A központi csoport pontos felelősségi köre lehet kontextusfüggő, de a folyamat hatóságon belüli irányításától a szakpolitikai tervezetek kidolgozásáig, az alkalmazkodás kapcsolattartójaként való fellépéstől az alkalmazkodás belső és külső kommunikációjáig stb. terjedhet. A központi csoport tagjainak hosszú távú tapasztalattal kell rendelkezniük az időjárással/éghajlattal kapcsolatos kérdésekben, és képesítéssel kell rendelkezniük az alkalmazkodási folyamat szempontjából releváns kérdések széles körének lefedésére.

Az alkalmazkodással foglalkozó központi csoport létrehozásakor a következő szempontokat kell figyelembe venni:

• Határozza meg a tagokat és szerezze meg a hozzájárulásukat
• Határozza meg a központi csapat feladatait az első ülésen
• Megállapodás az együttműködés struktúrájáról (pl. az ülések gyakorisága, a központi csoporton belüli kommunikáció típusa, az együttműködés szabályai)
• Ütemterv létrehozása és mérföldkövek beállítása
• Az egyéb közigazgatási szervekkel és érdekelt felekkel való együttműködési igények azonosítása
• Kommunikáció mind a belső (menedzsment), mind a külső (állami stb.), valamint a döntéshozókkal
• A folyamat során tett valamennyi lépés átlátható dokumentálásának megszervezése
• A szükséges emberi és pénzügyi erőforrások hosszú távú biztosítása

II. Kapcsolattartás más illetékes közigazgatási szervekkel

Valamennyi érintett hatóságot (pl. az egészségügyért, a polgári védelemért, a közlekedésért, az energiaügyért, a vízügyért, a mezőgazdaságért, a gazdaságért, a pénzügyekért, az oktatásért, a területrendezésért, az erdészetért stb. felelős hatóságokat) tájékoztatni kell, és be kell vonni az alkalmazkodási folyamatba, és egyértelmű megbízást kell kapniuk a felelősségi körükbe tartozó döntések meghozatalára. Ez vonatkozik a fent tárgyalt központi csapatra is.

A szubnacionális szintek képviselőinek a szakpolitikák kidolgozásába való bevonása hozzájárulhat a menetrendek meghatározásához és a szakpolitikák szubnacionális szintű kidolgozásának ösztönzéséhez. Ezzel szemben a nemzeti szintű alkalmazkodási politika kialakítása szempontjából előnyös a helyi igények és a helyi ismeretek integrálása, így azok relevánsabbak más szintek számára.

Részvételük mértéke az információnyújtástól és -cserétől az alkalmazkodóképesség kiépítéséig vagy a hatáskörükön belül az alkalmazkodásra vonatkozó döntések meghozataláig terjedhet.

Hasznos továbbá kihasználni a meglévő platformokat és intézményi struktúrákat. Különösen a nemzeti katasztrófakockázat-csökkentési platformok – amelyeket számos európai ország hozott létre – biztosítanak több ágazatra kiterjedő platformot, amely megkönnyítheti a katasztrófakockázat-csökkentésben és az éghajlatváltozáshoz való alkalmazkodásban érdekelt felek közötti interakciót.

III. Az érintett érdekelt felek azonosítása és bevonása az alkalmazkodási folyamatba

Együttműködés alakítható ki az érdekelt felekkel, különösen az ágazat képviselőivel és más kormányzati szintek résztvevőivel, beleértve az érdekcsoportokat, a nem kormányzati szervezeteket vagy a magánszektor szereplőit, különböző szintű részvétellel, például az információkhoz való hozzáféréssel, a részvételi részvételt és szerepvállalást érintő konkrét kérdésekről folytatott konzultációval a teljes alkalmazkodási folyamat során. A részvétel szintje az alkalmazkodási folyamat során is változhat (pl. magas szint a célkitűzések meghatározásakor, illetve alacsonyabb szint az értékelési rendszer kidolgozásakor). A strukturált alkalmazkodási folyamat megkezdésekor azonban az elvárások kezelése érdekében egyértelművé kell tenni a folyamat céljait és az érdekelt felek szerepét.

Az érdekelt felek bevonása többszörös hozzáadott értékkel bír, fontos irányítási funkciókat tölt be, és hatékonyan összekapcsolhatja az alkalmazkodási folyamat különböző szakaszait, például az alkalmazkodási lehetőségek kiválasztását, a cselekvési terv kidolgozását és a végrehajtást. Például az alkalmazkodási cselekvési terv részvételen alapuló és inkluzív megközelítés keretében történő kidolgozása ideiglenes koordinációs funkciókat tölthet be a szakpolitika kidolgozásának szakaszában. Különösen akkor, ha más kormányzati szintek, az alkalmazkodás szempontjából releváns ágazatok és a nem állami érdekelt felek szereplőit már korán bevonják, a részvételi cselekvési tervek kidolgozása előkészítheti a hatékony állandó koordinációt és a zökkenőmentes együttműködést a végrehajtási szakaszban. Ezt több mechanizmus is elősegíti: Az érdekelt felek bevonása növeli a cselekvési terv legitimitását, és általában javítja a szakpolitikai eredmények minőségét és használhatóságát, többek között a nem tudományos és helyi ismeretek integrálása révén. A szakpolitikák kidolgozási folyamatában való részvétel nagymértékben hozzájárul az érintett szereplők körében az elfogadás, a megértés és az elkötelezettség kialakításához, növeli tudásukat és kapacitásaikat, valamint hozzájárul a menetrend kialakításához és alkalmazásához az ágazati szakpolitikai területeken és más szakpolitikai szinteken. A folyamat során kiépített hálózatok, kapcsolatok és bizalom nagyban megkönnyíthetik az alkalmazkodás későbbi végrehajtását.

Az érdekelt felek bevonásakor figyelembe kell venni néhány kulcsfontosságú pontot:

• Az érdekelt felek bevonásának folyamatai eltérőek, ezért diverzifikált készségekre (pl. moderálásra, közvetítésre, alkalmazkodással kapcsolatos ismeretekre) van szükség ahhoz, hogy kezelni lehessen a bevonási szakaszok különböző lehetséges fejleményeit;
• Az érdekelt felek bevonására irányuló folyamatok erőforrás-igényesek (pl. emberi, pénzügyi, időigényesek), ezért már a kezdetektől fogva egyértelmű folyamattervezésnek kell rendelkezésre állnia az érdekelt felek és a szervezeti csoport számára szükséges erőforrások kiszámításához;
• A folyamatos információcsere és átláthatóság biztosítása érdekében rövid tájékoztatókat kell készíteni a folyamatról, valamint jegyzőkönyveket kell készíteni a folyamaton belüli vitákról és a legfontosabb eredményekről;
• Az érdekelt feleket tájékoztatni kell az eredmények tervezett felhasználásáról, és tervezett közzététel esetén jóváhagyásukat kell adniuk.