1.6 Að bera kennsl á og taka þátt í hagsmunaaðilum

Aðlögun, sem þverlæg og þverfagleg málefni, skiptir máli og er áhugaverð fyrir fjölda hagsmunaaðila. Þátttaka þeirra og þátttaka getur einnig stutt mjög aðlögunaraðgerðir. Því er mikilvægt að skilja hverjir helstu hagsmunaaðilar eru og hver hagsmunir þeirra, ábyrgð og stöður eru frá upphafi aðlögunaráætlunar til að þróa viðeigandi stjórnunarstefnu hagsmunaaðila og nýta síðan þátttöku sína. Sjá kafla 5.1.4 í skýrslu Umhverfisstofnunar Evrópu um aðlögun þéttbýlis í Evrópu: hvernig borgir og bæir bregðast við loftslagsbreytingum til að fá frekari upplýsingar.

Framkvæma ætti greiningu hagsmunaaðila í samræmi við RESIN-aðferðina til að greina hverjir þurfa að taka þátt og til að skilja hvað eru hagsmunir og stöður viðkomandi hagsmunaaðila. Þetta felur m.a. í sér deili á hagsmunaaðilum, greina á milli og flokka hagsmunaaðila og til að bera kennsl á tengsl milli hagsmunaaðila. Næst er þörf á vel hönnuðu ferli til að ná til margra mismunandi hagsmunaaðila í áætlanagerð um loftslagsbreytingar með áherslu á gagnsæi, opin samskipti, traust og sambönd, hlutverk og ábyrgð og skuldbindingu. Að lokum ætti samskiptaáætlun að fjalla bæði um innri og ytri samskipti. Þetta felur í sér að skilgreina samskiptamarkmið og markmið, skilgreina markhópa, búa til skilaboð, tímasetningu afhendingar, velja form og samskiptaleiðir og nota stuðningsaðferðir og -tæki (sjá einnig skref 1.7).

Hægt er að koma á samstarfi við viðkomandi hagsmunaaðila, þ.m.t. yfirvöld sviða, hagsmunahópa, frjáls félagasamtök eða fulltrúa einkageirans með mismunandi þátttökustigi — allt frá því að upplýsa, hafa samráð eða þátttöku í öllu ferlinu. Umfang þátttökunnar getur einnig breyst á meðan aðlögunarferlið stendur yfir (t.d. háu stigi þegar markmið eru skilgreind samanborið við lágt gildi þegar unnið er að matskerfi). En þegar ferlið er hafið þurfa markmiðin sem og hlutverk hagsmunaaðila að vera skýr og tilkynnt til að stjórna væntingum.

Allar viðkomandi deildir eða yfirvöld (t.d. sem bera ábyrgð á heilsu, almannavörnum, samgöngum, orkumálum, hagkerfi, fjármálum, menntun o.s.frv.) þurfa að vera upplýst og taka þátt í aðlögunarferlinu og fá skýrt umboð til að taka ákvarðanir á ábyrgðarsviði sínu. Þetta á einnig við um kjarnateymið sem fjallað er um í skrefi 1.3. Þátttaka þeirra getur verið mismunandi frá því að veita og skiptast á upplýsingum til að byggja upp aðlögunarhæfni eða taka ákvarðanir um aðlögun innan valdheimilda þeirra.

Einnig er gagnlegt að nýta núverandi vettvanga hagsmunaaðila og stofnanauppsetningar. Sumar borgir kunna t.d. þegar að hafa komið á fót þátttökuferli hagsmunaaðila og stofnun stofnana fyrir þátttöku hagsmunaaðila í skipulagi sjálfbærrar þróunar, borgarskipulags eða landskipulags.

Taka skal tillit til nokkurra lykilatriða þegar hagsmunaaðilar taka þátt:

• Hvert þátttökuferli hagsmunaaðila er mismunandi og því er þörf á fjölbreyttri færni (t.d. hófsemi, sáttaumleitun, þekkingu sem tengist aðlögun) til að takast á við mismunandi mögulega þróun á þátttökustigunum,
• Þátttökuferli hagsmunaaðila eru auðlindafrek (t.d. mannauð og fjármál) og því ætti skýr ferlishönnun að vera tiltæk frá upphafi til að reikna út tilföng sem hagsmunaaðilar þurfa og skipulagsteymið,
• Stuttar útsendingar um ferlið, sem og fundargerðir umræðna og lykilniðurstöður innan ferlisins, skulu vera reiðubúnar til að tryggja stöðug upplýsingaskipti og gagnsæi.
• Hagsmunaaðilar þurfa að vera upplýstir um fyrirhugaða notkun niðurstaðna og veita samþykki sitt ef um er að ræða fyrirhugaða birtingu.

Huga þarf vandlega að skilaboðum og samskiptatólum sem notuð eru þegar fjallað er um hverja gerð hagsmunahóps og markhóps (sjá skref 1.7).