1.2 Strukturēta procesa izveide.

1.2 Strukturēta procesa izveide.

Gatavojot pamatu adaptācijas politikas izstrādei, ir jāpievēršas vairākiem svarīgiem aspektiem, lai procesu izveidotu strukturētā veidā. Tie ietver pamatgrupas izveidi ar skaidri noteiktām pilnvarām procesa pārvaldībai, sadarbību ar visām attiecīgajām administratīvajām struktūrām un iesaistīto ieinteresēto personu apzināšanu. Lielākā daļa šo jautājumu attiecas uz visu pielāgošanās procesu, un tie būtu jāturpina visos posmos.

I. Izveidot pielāgošanās pamatkomandu

Lai ilgtermiņā saglabātu pielāgošanās procesu, organizācijai vai mazākai valdības nodarbināto personu grupai būtu jāpiešķir skaidras pilnvaras pārvaldīt pielāgošanās procesu. Precīzi pamatgrupas pienākumi varētu būt saistīti ar kontekstu, taču tie var būt dažādi, sākot no procesa vadīšanas publiskajā iestādē līdz politikas projektu formulēšanai, no kontaktpunkta lomas pielāgošanās jautājumos līdz iekšējai un ārējai komunikācijai utt. Pamatgrupas locekļiem vajadzētu būt ilgstošai pieredzei ar laika apstākļiem/klimatu saistītos jautājumos, un viņiem vajadzētu būt kvalificētiem, lai aptvertu plašu jautājumu klāstu, kas varētu būt svarīgi pielāgošanās procesā.

Izveidojot pielāgošanās pamatgrupu, būtu jāņem vērā šādi aspekti:

• Noteikt dalībniekus un saņemt viņu piekrišanu
• Definējiet pamatgrupas uzdevumus pirmajā sanāksmē
• Vienoties par sadarbības struktūru (piemēram, sanāksmju biežumu, saziņas veidu pamatgrupā, sadarbības noteikumiem)
• Izveidot grafiku un noteikt atskaites punktus
• Apzināt sadarbības vajadzības ar citām administratīvajām struktūrām un ieinteresētajām personām
• sazināties gan iekšēji (pārvaldība), gan ārēji (sabiedrība utt.), kā arī ar lēmumu pieņēmējiem;
• Organizēt pārredzamu dokumentāciju par visiem šajā procesā veiktajiem pasākumiem
• Nodrošināt vajadzīgos cilvēkresursus un finanšu resursus ilgtermiņā

II nodaļa. Sadarbība ar citām attiecīgām administratīvām struktūrām

Visas attiecīgās iestādes (piemēram, tās, kas atbild par veselību, civilo aizsardzību, transportu, enerģētiku, ūdeni, lauksaimniecību, ekonomiku, finansēm, izglītību, telpisko plānošanu, mežsaimniecību u. c.) ir jāinformē un jāiesaista pielāgošanās procesā, tām piešķirot skaidras pilnvaras pieņemt lēmumus savās atbildības jomās. Tas attiecas arī uz iepriekš minēto pamatkomandu.

Vietējā un reģionālā līmeņa pārstāvju iesaistīšana politikas izstrādē var palīdzēt noteikt darba kārtību un stimulēt politikas izstrādi vietējā un reģionālajā līmenī. Un otrādi, pielāgošanās politikas veidošana valsts līmenī gūst labumu no vietējo vajadzību un vietējo zināšanu integrācijas, tādējādi padarot tās atbilstošākas citiem līmeņiem.

Viņu iesaistes pakāpe var būt dažāda, sākot no informācijas sniegšanas un apmaiņas līdz adaptācijas spēju veidošanai vai lēmumu pieņemšanai par adaptāciju viņu kompetences jomā.

Lietderīgi ir arī izmantot esošās platformas un institucionālās struktūras. Jo īpaši daudzu Eiropas valstu izveidotās valstu platformas katastrofu riska mazināšanai nodrošina daudznozaru platformu, kas varētu veicināt mijiedarbību starp katastrofu riska mazināšanas un pielāgošanās klimata pārmaiņām jomā ieinteresētajām personām.

III. nodaļa. Apzināt skartās ieinteresētās personas un iesaistīt tās pielāgošanās procesā

Sadarbību ar attiecīgajām ieinteresētajām personām, jo īpaši nozares pārstāvjiem un dalībniekiem no citiem pārvaldības līmeņiem, tostarp interešu grupām, NVO vai privātā sektora pārstāvjiem, var izveidot ar dažādiem iesaistes līmeņiem, piemēram, piekļuvi informācijai, apspriešanos par konkrētiem jautājumiem, kas attiecas uz līdzdalību un iesaistīšanos visā pielāgošanās procesā. Pielāgošanās procesa gaitā var mainīties arī iesaistes līmenis (piemēram, augsts līmenis, nosakot mērķus, salīdzinājumā ar zemāku līmeni, strādājot pie izvērtēšanas shēmas). Taču, sākot strukturētu pielāgošanās procesu, procesa mērķiem, kā arī ieinteresēto personu lomai jābūt skaidrai un paziņotai, lai attaisnotu cerības.

Ieinteresēto personu iesaistīšanai ir daudzējāda pievienotā vērtība, tā pilda svarīgas pārvaldības funkcijas un var efektīvi sasaistīt dažādus pielāgošanās procesa posmus, piemēram, pielāgošanās iespēju atlasi, rīcības plāna izstrādi un īstenošanu. Piemēram, pielāgošanās rīcības plāna izstrāde, izmantojot līdzdalības un iekļaujošu pieeju, var pildīt pagaidu koordinācijas funkcijas politikas formulēšanas posmā. Jo īpaši, ja agrīni tiek iesaistīti dalībnieki no citiem pārvaldības līmeņiem, nozarēm, kas saistītas ar pielāgošanos, un nevalstiskām ieinteresētajām personām, līdzdalības rīcības plānu izstrāde var pavērt ceļu efektīvai pastāvīgai koordinācijai un netraucētai sadarbībai īstenošanas posmā. To veicina vairāki mehānismi: Ieinteresēto personu iesaistīšana palielina rīcības plāna leģitimitāti un parasti uzlabo politikas rezultātu kvalitāti un izmantojamību, tostarp integrējot nezinātniskās un vietējās zināšanas. Līdzdalība politikas izstrādes procesā lielā mērā palīdz veidot iesaistīto dalībnieku atbalstu, izpratni un apņemšanos, palielina viņu zināšanas un spējas un veicina darba kārtības noteikšanu un ieviešanu nozaru politikas jomās un citos politikas līmeņos. Procesa laikā izveidotie tīkli, attiecības un uzticēšanās var ievērojami atvieglot turpmāko adaptācijas īstenošanu.

Ieinteresēto personu iesaistīšanā būtu jāņem vērā daži galvenie aspekti:

• Katrs ieinteresēto personu iesaistes process ir atšķirīgs, tāpēc ir vajadzīgs daudzveidīgs prasmju kopums (piemēram, mērenība, mediācija, ar pielāgošanos saistītas zināšanas), lai risinātu dažādas iespējamās norises iesaistes posmos;
• Ieinteresēto personu iesaistīšanas procesi ir resursietilpīgi (piemēram, cilvēkresursu, finanšu, laika ziņā), un tāpēc jau no paša sākuma vajadzētu būt pieejamam skaidram procesa plānam, lai aprēķinātu resursus, kas vajadzīgi ieinteresētajām personām, kā arī organizācijas komandai;
• Lai garantētu nepārtrauktu informācijas apmaiņu un pārredzamību, būtu jāsagatavo īsi izdales materiāli par procesu, kā arī protokoli, kuros dokumentētas diskusijas un galvenie procesa rezultāti;
• Ieinteresētajām personām jābūt informētām par rezultātu paredzēto izmantošanu un jāsniedz apstiprinājums plānotas publicēšanas gadījumā.