1.6 Belanghebbenden identificeren en betrekken

Aanpassing als transversale en sectoroverschrijdende kwestie is van belang voor een breed scala aan belanghebbenden. Hun betrokkenheid en participatie kunnen ook een grote bijdrage leveren aan aanpassingsmaatregelen. Daarom is het belangrijk om te begrijpen wie de belangrijkste belanghebbenden zijn en wat hun belangen, verantwoordelijkheden en posities zijn vanaf het begin van het aanpassingsplanningsproces om een passende strategie voor het beheer van belanghebbenden te ontwikkelen en op hun beurt hun betrokkenheid optimaal te benutten. Zie hoofdstuk 5.1.4 van het EEA-verslag "Urban adaptation in Europe: hoe steden en gemeenten reageren op klimaatverandering voor aanvullende informatie.

Volgens de RESIN-methodologie moet een analyse van de belanghebbenden worden uitgevoerd om vast te stellen wie moet worden betrokken en om te begrijpen wat de belangen en standpunten van de respectieve belanghebbenden zijn. Dit omvat het identificeren van belanghebbenden, het onderscheiden en categoriseren van belanghebbenden en het identificeren van relaties tussen belanghebbenden. Vervolgens is een goed ontworpen proces nodig om de vele verschillende belanghebbenden te betrekken bij het planningsproces voor klimaatadaptatie, met aandacht voor transparantie, open communicatie, vertrouwen en relaties, rollen en verantwoordelijkheden en betrokkenheid. Ten slotte moet een communicatiestrategie betrekking hebben op zowel interne als externe communicatie. Dit omvat het definiëren van een communicatiedoel en -doelstelling, het identificeren van doelgroepen, het creëren van een boodschap, het leveren van timing, het kiezen van de vorm en kanalen van communicatie en het gebruik van ondersteunende communicatiemethoden en -instrumenten (zie ook stap 1.7).

Samenwerking met relevante belanghebbenden, waaronder sectorale autoriteiten, belangengroepen, ngo's of vertegenwoordigers van de particuliere sector, kan worden opgezet met verschillende niveaus van betrokkenheid - van voorlichting tot raadpleging of participatie gedurende het hele proces. De mate van betrokkenheid kan ook veranderen in de loop van het aanpassingsproces (bv. hoog niveau bij het definiëren van doelstellingen versus laag niveau bij het werken aan een evaluatieschema). Maar bij het starten van het proces moeten de doelstellingen en de rol van belanghebbenden duidelijk zijn en worden gecommuniceerd om de verwachtingen te beheren.

Alle relevante diensten of autoriteiten (bv. die verantwoordelijk zijn voor gezondheid, civiele bescherming, vervoer, energie, economie, financiën, onderwijs enz.) moeten worden geïnformeerd en betrokken bij het aanpassingsproces, met een duidelijk mandaat om besluiten te nemen op hun bevoegdheidsgebieden. Dit geldt ook voor het kernteam dat in stap 1.3 wordt besproken. Hun mate van betrokkenheid kan variëren van het verstrekken en uitwisselen van informatie tot het opbouwen van aanpassingsvermogen of het nemen van besluiten over aanpassing binnen hun bevoegdheidsgebied.

Het is ook nuttig om gebruik te maken van bestaande platforms van belanghebbenden en institutionele structuren. Sommige steden hebben bijvoorbeeld al een vast participatieproces voor belanghebbenden en een institutionele opzet voor de betrokkenheid van belanghebbenden bij duurzame ontwikkelingsplanning, stedelijke of ruimtelijke ordening.

Bij de betrokkenheid van belanghebbenden moet rekening worden gehouden met een aantal belangrijke punten:

• Elk proces van betrokkenheid van belanghebbenden is anders en daarom is een gediversifieerde reeks vaardigheden (bv. matiging, bemiddeling, aanpassingsgerelateerde kennis) nodig om de verschillende mogelijke ontwikkelingen in de fasen van betrokkenheid aan te pakken;
• Betrokkenheidsprocessen van belanghebbenden zijn middelenintensief (bv. menselijk en financieel) en daarom moet er vanaf het begin een duidelijk procesontwerp beschikbaar zijn om de middelen te berekenen die belanghebbenden en het organisatieteam nodig hebben;
• Er moeten korte hand-outs over het proces worden opgesteld, evenals notulen waarin de besprekingen en de belangrijkste resultaten binnen het proces worden gedocumenteerd, om de voortdurende informatie-uitwisseling en transparantie te waarborgen;
• Belanghebbenden moeten worden geïnformeerd over het beoogde gebruik van de resultaten en hun goedkeuring geven in het geval van een geplande publicatie.

Er moet zorgvuldig rekening worden gehouden met de berichten en communicatiemiddelen die worden gebruikt bij het aanspreken van elk type groep belanghebbenden en doelgroep (zie stap 1.7).