1.2 Setje opp prosessen på ein strukturert måte

1.2 Setje opp prosessen på ein strukturert måte

Når du førebur grunnlaget for å utvikle tilpasningspolitikk, må ei rekkje viktige aspektar for å setje opp prosessen på ein strukturert måte takast opp. Desse inneber å etablere ei kjernegruppe med eit eksplisitt mandat for styringa av prosessen, samarbeide med alle relevante forvaltingsorganer og identifisere råka interessentar som skal involveres. Dei fleste av desse spørsmåla er relevante for heile tilpasningsprosessen og bør halde fram gjennom alle trinna.

I. Etablere eit kjerneteam for tilpasning

For å oppretthalde ein tilpasningsprosess på lang sikt, bør eit klart mandat for styringa av tilpasningsprosessen gjevast til ein organisasjon eller ei mindre gruppe personar tilsett av regjeringa. Kjernegruppas nøyaktige ansvarsområde kan vere kontekstspesifikke, men kan variere frå styring av prosessen i den offentlege styresmakta til å formulere politiske utkast, frå å fungere som kontaktpunkt for tilpasning til å kommunisere tilpasning internt og eksternt, etc. Medlemmer av kjernegruppa bør ha langvarig erfaring med vêr/klimarelaterte problemar og bør vere kvalifisert til å dekkje eit breitt spekter av problemar som kan vere relevante for tilpasningsprosessen.

Følgjande aspektar bør vurderast ved opprettalse av ei kjernegruppe for tilpasning:

• Bestemme medlemmene og innhente deira samtykke
• Definer kjernegruppas oppgåver på det første møtet
• Semje om strukturen for samarbeid (t.d. møtehyppigheit, type kommunikasjon i kjerneteamet, reglar for samarbeid)
• Lag ein tidsplan og sett milepæler
• Identifisere samarbeidsbehov med andre forvaltingsorganer og interessentar
• Kommunisere, både internt (leiing) og eksternt (offentleg, etc.) og med beslutningstakarar
• Organisere ein gjennomsiktig dokumentasjon av alle trinna som er tatt i prosessen
• Sikre nødvendige menneskelege og økonomiske ressursar på lang sikt

II. Samarbeid med andre relevante forvaltingsorganer

Alle relevante styresmakter (t.d. ansvarlege for helse, sivil beredskap, transport, energi, vatn, landbruk, økonomi, finans, utdanning, arealplanlegging, skogbruk osb.) må informerast og involveres i tilpasningsprosessen, og dei må ha eit klart mandat til å treffe beslutningar på sine ansvarsområde. Dette gjeld òg for kjerneteamet som er diskutert ovanfor.

Involvering av representantar frå subnasjonale nivåer i politikkutvikling kan bidra til agendasetjing og stimulering av politikkutvikling på subnasjonalt nivå. Omvendt dreg tilpasningspolitikk på nasjonalt nivå nytte av integrering av lokale behov og lokal kunnskap, og gjer dei dermed meir relevante for andre nivåar.

Deira grad av involvering kan variera frå å gje og utveksla informasjon til å byggja tilpasningsevne eller å ta beslutningar om tilpasning innanfor deira myndigheitsområde.

Det er også nyttig å nytte seg av eksisterande plattformer og institusjonelle oppsett. Spesielt gjev dei nasjonale plattformene for katastroferisikoreduksjon, som mange europeiske land har etablert, ein fleirsektoriell plattform som kan lette samspelet mellom katastroferisikoreduksjon og interessentar for tilpasning til klimaendringar.

III. Identifisere råka interessentar og involvere dei i tilpasningsprosessen

Samarbeid med relevante råka partar, særleg sektorrepresentantar og deltakarar frå andre styringsnivå, herunder interessegrupper, ikkje-statlege organisasjonar eller aktørar frå privat sektor, kan opprettast med ulik grad av engasjement, t.d. tilgang til informasjon, samråd om særlege spørsmål som kan vere av interesse for deltaking og engasjement gjennom heile tilpasningsprosessen. Nivået på involvering kan òg endrast i løpet av tilpasningsprosessen (t.d. høgt nivå når ein definerer mål vs. lågare nivå når ein arbeider med ei evalueringsordning). Men når ein startar den strukturerte tilpasningsprosessen, må måla for prosessen og rolla til interessentar vere tydelege og kommunisert for å handtere forventningane.

Involvering av interessentar har flere meirverdiar, oppfyller viktige styringsfunksjonar og kan effektivt knyte ulike stadium av tilpasningsprosessen, til dømes val av tilpasningsalternativar, oppsett av ein handlingsplan og implementering. Til dømes kan utvikling av handlingsplanen for tilpasning i ein deltakande og inkluderande tilnærming oppfylle mellombelse koordineringsfunksjonar i løpet av politikkutformingsfasen. Spesielt viss aktørar frå andre styringsnivå, frå sektorar som er relevante for tilpasning og ikkje-offentlege interessentar er involvert tidleg, kan deltakande handlingsplanutvikling bane veg for effektiv permanent koordinering og smidig samarbeid i gjennomføringsfasen. Dette fremjast gjennom flere mekanismar: Interessentinvolvering aukar legitimiteten til handlingsplanen og forbetrar vanlegvis kvaliteten og brukarvennlegheita til det politiske resultatet, mellom anna gjennom integrering av ikkje-vitskapleg og lokal kunnskap. Deltaking i politikkutviklingsprosessen bidreg sterkt til å byggje aksept, forståing og engasjement blant dei involverte aktørane, aukar deira kunnskap og kapasitet, og bidreg til agendasetjing og opptak på sektorpolitiske felt og på andre politiske nivåar. Nettverk, relasjonar og tillit bygget under prosessen kan i stor grad lette etterfølgjande implementering av tilpasning.

Det bør takast omsyn til nokre viktige punkter når råka partar involveres:

• Kvar prosess for involvering av interessentar er forskjellig, og det er derfor behov for eit variert ferdigheitssett (t.d. moderasjon, mekling, tilpasningsrelatert kunnskap) for å handtere dei ulike moglege utviklingane i involveringsfasane.
• Interessentinvolveringsprosessar er ressurskrevjande (t.d. menneskelege, økonomiske og tidsmessige), og det bør derfor vere ein tydeleg prosessdesign tilgjengeleg heilt frå starten for å berekne ressursane som interessentar og organisasjonsteamet treng.
• Korte utdelingar om prosessen samt referater som dokumenterer diskusjonar og sentrale resultatar i prosessen bør utarbeidast for å sikre kontinuerleg informasjonsutveksling og openheit;
• Interessentar må informerast om den tilsikta bruken av resultata og gje si godkjenning i tilfelle planlagd offentleggjering.