1.3 Sette opp tilpasningsprosessar i og utanfor kommunen

Tilpasning er eit komplekst, tverrsektorielt, multi-problem og multi-level beslutningsområde og i og for seg krev eit visst oppsett for å sikre suksess, konsistens og kontinuitet. Oppsettet bør skreddarsys til storleiken og kapasiteten til kommunen (til dømes kan nokre byar opprette spesifikke tilpasningseiningar, medan andre vanlege tilpasningar i arbeidet med eksisterande avdelingar). I begge tilfelle oppnåast dei beste resultata ved å etablere eit kjerneteam med eit eksplisitt mandat for styringa av prosessen og samarbeide med alle relevante administrative organar, samt identifisere interessentar som skal involveres i tilpasningsprosessen, inkludert dei frå område rundt byen (sjå trinn 2.5).

Etablere eit kjerneteam

For å oppretthalde ein tilpasningsprosess på lang sikt, bør eit klart mandat for styringa av tilpasningsprosessen gjevast til ein organisasjon, avdeling eller ei mindre gruppe tilsette. Kjerneteamets nøyaktige ansvarsområde kan vere kontekstspesifikke, men kan variere frå å styre prosessen i den offentlege styresmakta til å formulere policyutkast, som fungerer som eit kontaktpunkt for tilpasning til å kommunisere tilpasning internt og eksternt. Medlemmer av kjerneteamet bør ideelt sett ha langvarig erfaring med vêr/klimarelaterte problemar og bør vere kvalifisert til å dekkje eit breitt spekter av emne som kan vere relevante for tilpasningsprosessen.

Retningslinjer for etablering av eit kjernetilpasningsteam:

• Bestem medlemene og få deira samtykke;
• Definer gruppas oppgåver på det første møtet;
• Semje om strukturen for samarbeid (til dømes møtehyppigheit, type kommunikasjon i kjerneteamet, samarbeidsreglar);
• Lag ein tidsplan og sett milepæler;
• Identifisere samarbeidsbehov med andre forvaltingsorganer og interessentar;
• Kommunisere, både internt (leiing) og eksternt (offentleg, etc.) og med beslutningstakarar;
• Organisere ein gjennomsiktig dokumentasjon av alle tiltak som er treft i prosessen;
• samarbeide med andre relevante forvaltingsorganer.

Alle relevante avdelingar eller styresmakter (t.d. ansvarlege for helse, samfunnstryggleik, transport, energi, økonomi, finans, utdanning, verktøy, sosiale tenester osb. — sjå trinn 1.6)må informerast og involveres i tilpasningsprosessen, og dei må ha eit klart mandat til å ta beslutningar på sine ansvarsområde. Dette gjeld òg for kjerneteamet som er diskutert ovanfor. Deira grad av involvering kan variera frå å gje og utveksla informasjon til å byggja tilpasningsevne eller ta beslutningar om tilpasning innanfor deira myndigheitsområde.

Det er også fordelaktig å nytte seg av og koordinere med eksisterande plattformer og institusjonelle oppsett. Særleg gjev nasjonale plattformer for reduksjon av katastroferisiko, som mange europeiske land har etablert, ei plattform på flere sektorar som kan lette samspelet mellom reduksjon av katastroferisiko og tilpasningsinteressatar.

Identifisere råka interessentar og involvere dei i tilpasningsprosessen

Samarbeid med relevante råka partar, herunder interessegrupper, ikkje-statlege organisasjonar (NGO-ar) eller aktørar frå privat sektor, kan etablerast med ulik grad av involvering. Graden av involvering kan òg endrast i løpet av tilpasningsprosessen. Ved igangsetjing av prosessen må måla for prosessen samt interessentanes rolle vere tydelege og kommunisert for å styre forventningane. For meir om interessentidentifikasjon og involvering i sjå trinn 1.6.

Inkludere og involvere omkringliggande område

trinn 2.5.