1.6 Identificar e envolver as partes interessadas

A adaptação enquanto questão transversal e intersetorial é relevante e de interesse para um vasto leque de partes interessadas. O seu empenho e participação podem também apoiar consideravelmente as medidas de adaptação. Por conseguinte, é importante compreender quem são as principais partes interessadas e quais são os seus interesses, responsabilidades e posições desde o início do processo de planeamento da adaptação, a fim de desenvolver uma estratégia adequada de gestão das partes interessadas e, por sua vez, tirar o máximo partido do seu envolvimento. Ver capítulo 5.1.4 do relatório da AEA intitulado Urban adaptation in Europe: como as cidades e vilas respondem às alterações climáticas para obter informações adicionais.

Seguindo a metodologia RESIN, deve ser realizada uma análise das partes interessadas para identificar quem deve participar e compreender quais são os interesses e as posições das respetivas partes interessadas. Tal inclui a identificação das partes interessadas, a diferenciação e a categorização das partes interessadas e a identificação das relações entre as partes interessadas. Em seguida, é necessário um processo bem concebido para envolver as muitas partes interessadas no processo de planeamento da adaptação às alterações climáticas, prestando atenção à transparência, à comunicação aberta, à confiança e às relações, aos papéis e responsabilidades e ao empenho. Por último, uma estratégia de comunicação deve abordar tanto a comunicação interna como a externa. Tal inclui a definição de um objetivo e de uma meta de comunicação, a identificação de grupos-alvo, a criação de uma mensagem, a calendarização da entrega, a escolha da forma e dos canais de comunicação e a utilização de métodos e ferramentas de comunicação de apoio (ver também a etapa 1.7).

A cooperação com as partes interessadas pertinentes, incluindo autoridades setoriais, grupos de interesse, ONG ou representantes do setor privado, pode ser estabelecida com diferentes níveis de participação, desde a informação à consulta ou participação ao longo de todo o processo. O nível de participação pode também mudar ao longo do processo de adaptação (por exemplo, um nível elevado na definição de objetivos versus um nível baixo quando se trabalha num sistema de avaliação). No entanto, ao iniciar o processo, os objetivos, bem como o papel das partes interessadas, devem ser claros e comunicados para gerir as expectativas.

Todos os serviços ou autoridades competentes (por exemplo, responsáveis pela saúde, proteção civil, transportes, energia, economia, finanças, educação, etc.) devem ser informados e envolvidos no processo de adaptação, recebendo um mandato claro para tomar decisões nos seus domínios de competência. Tal aplica-se igualmente à equipa principal debatida na etapa 1.3. O seu grau de envolvimento pode variar entre a prestação e o intercâmbio de informações, o reforço da capacidade de adaptação ou a tomada de decisões em matéria de adaptação no âmbito da sua esfera de autoridade.

É igualmente útil utilizar as plataformas de partes interessadas e as estruturas institucionais existentes. Por exemplo, algumas cidades podem já dispor de um processo estabelecido de participação das partes interessadas e de um quadro institucional para a participação das partes interessadas no planeamento do desenvolvimento sustentável, no planeamento urbano ou no ordenamento do território.

Devem ser tidos em conta alguns pontos fundamentais aquando da participação das partes interessadas:

• Cada processo de participação das partes interessadas é diferente, pelo que é necessário um conjunto diversificado de competências (por exemplo, moderação, mediação, conhecimentos relacionados com a adaptação) para lidar com os vários desenvolvimentos possíveis nas fases de participação;
• Os processos de envolvimento das partes interessadas são intensivos em recursos (por exemplo, humanos e financeiros) e, por conseguinte, deve estar disponível desde o início uma conceção clara do processo para calcular os recursos necessários às partes interessadas, bem como à equipa da organização;
• Devem ser preparadas breves notas informativas sobre o processo, bem como atas que documentem os debates e os principais resultados do processo, a fim de garantir o intercâmbio contínuo de informações e a transparência;
• As partes interessadas devem ser informadas sobre a utilização prevista dos resultados e dar a sua aprovação em caso de publicação prevista.

É necessário prestar especial atenção às mensagens e aos instrumentos de comunicação utilizados ao abordar cada tipo de grupo de partes interessadas e público-alvo (ver etapa 1.7).