1.6 Opredelitev in vključevanje zainteresiranih strani

Prilagajanje kot medsektorsko in medsektorsko vprašanje je pomembno in zanimivo za številne zainteresirane strani. Njihova angažiranost in sodelovanje lahko tudi močno podpreta prilagoditvene ukrepe. Zato je pomembno razumeti, kdo so ključne zainteresirane strani in kakšni so njihovi interesi, odgovornosti in stališča od začetka postopka načrtovanja prilagajanja, da bi razvili ustrezno strategijo upravljanja zainteresiranih strani in tako kar najbolje izkoristili njihovo vključenost. Glej poglavje 5.1.4 poročila Evropske agencije za okolje z naslovom Prilagajanje mest v Evropi: kako se mesta in kraji odzivajo na podnebne spremembe za dodatne informacije.

V skladu z metodologijo RESIN bi bilo treba izvesti analizo deležnikov, da bi ugotovili, kdo mora biti vključen, ter razumeli, kakšni so interesi in stališča zadevnih deležnikov. To vključuje opredelitev deležnikov, razlikovanje med deležniki in njihovo kategorizacijo ter opredelitev odnosov med deležniki. Nato je potreben dobro zasnovan postopek za vključitev številnih različnih deležnikov v proces načrtovanja prilagajanja podnebnim spremembam, pri čemer je treba pozornost nameniti preglednosti, odprti komunikaciji, zaupanju in odnosom, vlogam in odgovornostim ter zavezanosti. Komunikacijska strategija bi morala obravnavati tako notranjo kot zunanjo komunikacijo. To vključuje opredelitev komunikacijskega cilja, opredelitev ciljnih skupin, ustvarjanje sporočila, časovni razpored dostave, izbiro oblike in komunikacijskih kanalov ter uporabo podpornih komunikacijskih metod in orodij (glej tudi korak 1.7).

Sodelovanje z ustreznimi zainteresiranimi stranmi, vključno s sektorskimi organi, interesnimi skupinami, nevladnimi organizacijami ali predstavniki zasebnega sektorja, se lahko vzpostavi z različnimi ravnmi vključenosti – od obveščanja do posvetovanja ali udeležbe v celotnem procesu. Raven vključenosti se lahko spreminja tudi med postopkom prilagajanja (npr. visoka raven pri opredeljevanju ciljev v primerjavi z nizko ravnjo pri delu na shemi vrednotenja). Toda ob začetku procesa morajo biti cilji in vloga zainteresiranih strani jasni in sporočeni, da bi lahko obvladovali pričakovanja.

Vse ustrezne službe ali organi (npr. pristojni za zdravje, civilno zaščito, promet, energijo, gospodarstvo, finance, izobraževanje itd.) morajo biti obveščeni in vključeni v proces prilagajanja ter imeti jasen mandat za sprejemanje odločitev na svojih področjih pristojnosti. To velja tudi za ožjo skupino, obravnavano v koraku 1.3. Njihova stopnja vključenosti se lahko razlikuje od zagotavljanja in izmenjave informacij do krepitve sposobnosti prilagajanja ali sprejemanja odločitev o prilagajanju v okviru njihovih pristojnosti.

Koristno je tudi uporabiti obstoječe platforme deležnikov in institucionalne ureditve. Nekatera mesta imajo na primer že vzpostavljen postopek sodelovanja deležnikov in institucionalno ureditev za vključevanje deležnikov v načrtovanje trajnostnega razvoja, urbanistično ali prostorsko načrtovanje.

Pri vključevanju zainteresiranih strani bi bilo treba upoštevati nekatere ključne točke:

• Vsak postopek vključevanja zainteresiranih strani je drugačen, zato je potreben raznolik nabor znanj in spretnosti (npr. moderiranje, mediacija, znanje, povezano s prilagajanjem), da bi se lahko soočili z različnimi možnimi spremembami v fazah vključevanja;
• procesi vključevanja deležnikov zahtevajo veliko virov (npr. človeških in finančnih), zato bi morala biti že na začetku na voljo jasna zasnova procesa za izračun virov, ki jih potrebujejo deležniki in organizacijska skupina;
• Pripraviti bi bilo treba kratke izročke o postopku ter zapisnike, ki dokumentirajo razprave in ključne rezultate v postopku, da se zagotovita stalna izmenjava informacij in preglednost;
• Zainteresirane strani je treba obvestiti o predvideni uporabi rezultatov in jih v primeru načrtovane objave odobriti.

Posebno pozornost je treba nameniti sporočilom in komunikacijskim orodjem, ki se uporabljajo pri naslavljanju posameznih vrst skupin deležnikov in ciljnih skupin (glej korak 1.7).