1.2 Upprättande av processen på ett strukturerat sätt

1.2 Upprättande av processen på ett strukturerat sätt

När man bereder marken för att utveckla anpassningspolitiken måste man ta itu med ett antal viktiga aspekter för att inrätta processen på ett strukturerat sätt. Det handlar bland annat om att inrätta en kärngrupp med ett uttryckligt mandat för hanteringen av processen, samarbeta med alla relevanta administrativa organ och identifiera berörda parter som ska involveras. De flesta av dessa frågor är relevanta för hela anpassningsprocessen och bör fortsätta i alla steg.

I. Upprätta ett kärnteam för anpassning

För att upprätthålla en anpassningsprocess på lång sikt bör ett tydligt mandat för förvaltningen av anpassningsprocessen ges till en organisation eller en mindre grupp personer som är anställda av regeringen. Kärngruppens exakta ansvarsområden kan vara kontextspecifika men kan sträcka sig från att styra processen inom den offentliga myndigheten till att utarbeta politiska utkast, från att fungera som kontaktpunkt för anpassning till att kommunicera anpassning internt och externt osv. Medlemmarna i kärngruppen bör ha långvarig erfarenhet av väder-/klimatrelaterade frågor och bör vara kvalificerade för att täcka ett brett spektrum av frågor som kan vara relevanta för anpassningsprocessen.

Följande aspekter bör beaktas när man inrättar en kärngrupp för anpassning:

• Bestäm medlemmarna och få deras samtycke
• Definiera kärngruppens uppgifter vid det första mötet
• Enas om samarbetsstrukturen (t.ex. mötesfrekvens, typ av kommunikation inom kärngruppen, samarbetsregler).
• Skapa ett schema och ange milstolpar
• Identifiera samarbetsbehov med andra administrativa organ och intressenter
• Kommunicera, både internt (ledning) och externt (offentligt etc.) och med beslutsfattare
• Organisera en transparent dokumentation av alla steg som tagits i processen
• Säkra de mänskliga och ekonomiska resurser som behövs på lång sikt

II. Kontakter med andra relevanta administrativa organ

Alla relevanta myndigheter (t.ex. ansvariga för hälso- och sjukvård, civilskydd, transport, energi, vatten, jordbruk, ekonomi, finansiering, utbildning, fysisk planering, skogsbruk osv.) måste informeras och involveras i anpassningsprocessen och få ett tydligt mandat att fatta beslut inom sina ansvarsområden. Detta gäller även kärngruppen som diskuterats ovan.

Deltagande av företrädare på lokal och regional nivå i utformningen av politiken kan bidra till att fastställa dagordningar och stimulera utvecklingen av politiken på lokal och regional nivå. Omvänt gynnas anpassningspolitiken på nationell nivå av att lokala behov och lokal kunskap integreras, vilket gör dem mer relevanta för andra nivåer.

Deras deltagande kan variera från att tillhandahålla och utbyta information till att bygga upp anpassningsförmåga eller fatta beslut om anpassning inom deras behörighetsområde.

Det är också lämpligt att utnyttja befintliga plattformar och institutionella strukturer. I synnerhet utgör de nationella plattformarna för katastrofriskreducering, som många europeiska länder har inrättat, en sektorsövergripande plattform som skulle kunna underlätta samverkan mellan aktörer inom katastrofriskreducering och anpassning till klimatförändringar.

III. Identifiera berörda parter och involvera dem i anpassningsprocessen

Samarbete med berörda parter, särskilt företrädare för sektorn och deltagare från andra förvaltningsnivåer, inbegripet intressegrupper, icke-statliga organisationer eller aktörer från den privata sektorn, kan inrättas med olika nivåer av deltagande, t.ex. tillgång till information, samråd om särskilda frågor som rör deltagande och engagemang under hela anpassningsprocessen. Graden av deltagande kan också förändras under anpassningsprocessens gång (t.ex. hög nivå när man fastställer mål jämfört med lägre nivå när man arbetar med ett utvärderingssystem). Men när den strukturerade anpassningsprocessen inleds måste såväl målen för processen som intressenternas roll vara tydliga och kommunicerade för att hantera förväntningarna.

Berörda parters deltagande har flera mervärden, fyller viktiga styrningsfunktioner och kan på ett effektivt sätt koppla samman olika skeden av anpassningsprocessen, såsom val av anpassningsalternativ, upprättande av en handlingsplan , och genomförande. Att t.ex. utveckla handlingsplanen för anpassning i en inkluderande strategi som bygger på deltagande kan fylla tillfälliga samordningsfunktioner under utformningen av politiken. Särskilt om aktörer från andra förvaltningsnivåer, från sektorer som är relevanta för anpassning och icke-offentliga intressenter involveras i ett tidigt skede kan utvecklingen av en handlingsplan som bygger på deltagande bana väg för en effektiv permanent samordning och ett smidigt samarbete under genomförandefasen. Detta främjas genom flera mekanismer: Berörda parters deltagande ökar handlingsplanens legitimitet och förbättrar vanligtvis kvaliteten på och användbarheten hos de politiska resultaten, bland annat genom integrering av icke-vetenskaplig och lokal kunskap. Deltagande i den politiska utvecklingsprocessen bidrar i hög grad till att skapa acceptans, förståelse och engagemang bland de berörda aktörerna, ökar deras kunskaper och kapacitet och bidrar till att fastställa och införa dagordningar inom sektorspolitiska områden och på andra politiska nivåer. Nätverk, relationer och förtroende som byggs upp under processen kan i hög grad underlätta det efterföljande genomförandet av anpassningen.

Följande viktiga punkter bör beaktas när berörda parter involveras:

• Alla processer för berörda parters deltagande är olika och därför behövs en diversifierad uppsättning färdigheter (t.ex. måttfullhet, medling, anpassningsrelaterad kunskap) för att hantera de olika möjliga utvecklingarna i deltagandefaserna.
• Processer för intressenters deltagande är resurskrävande (t.ex. mänskliga, ekonomiska, tidsmässiga) och därför bör en tydlig processutformning finnas tillgänglig redan från början för att beräkna de resurser som intressenterna och organisationsteamet behöver.
• Korta handouts om processen samt protokoll som dokumenterar diskussionerna och de viktigaste resultaten inom processen bör utarbetas för att garantera ett kontinuerligt informationsutbyte och transparens.
• Berörda parter måste informeras om den avsedda användningen av resultaten och ge sitt godkännande vid planerat offentliggörande.