1.2 Opsætning af processen på en struktureret måde

1.2 Opsætning af processen på en struktureret måde

Ved forberedelsen af grundlaget for udvikling af tilpasningspolitikker er det nødvendigt at tage fat på en række centrale aspekter for at etablere processen på en struktureret måde. Disse omfatter oprettelse af et centralt team med et udtrykkeligt mandat til at forvalte processen, samarbejde med alle relevante administrative organer og identificere de berørte interessenter, der skal inddrages. De fleste af disse spørgsmål er relevante for hele tilpasningsprocessen og bør videreføres gennem alle trin.

I. Etablere et kerneteam for tilpasning

For at opretholde en tilpasningsproces på lang sigt bør der gives et klart mandat til forvaltningen af tilpasningsprocessen til en organisation eller en mindre gruppe af personer, der er ansat af regeringen. Kerneteamets præcise ansvarsområder kan være kontekstspecifikke, men kan spænde fra styring af processen inden for den offentlige myndighed til udarbejdelse af politikudkast, fra at fungere som kontaktpunkt for tilpasning til at kommunikere tilpasning internt og eksternt osv. Medlemmer af kerneteamet bør have mangeårig erfaring med vejr-/klimarelaterede spørgsmål og bør være kvalificerede til at dække en bred vifte af spørgsmål, der kan være relevante for tilpasningsprocessen.

Følgende aspekter bør tages i betragtning, når der oprettes et kerneteam for tilpasning:

• Bestem medlemmerne og få deres samtykke
• Definer kerneteamets opgaver på det første møde
• nå til enighed om samarbejdsstrukturen (f.eks. mødehyppighed, kommunikationstype inden for kerneteamet, regler for samarbejde)
• Opret en tidsplan og sæt milepæle
• Identificere behov for samarbejde med andre administrative organer og interessenter
• Kommunikere, både internt (ledelse) og eksternt (offentligt osv.) og med beslutningstagere
• Tilrettelægge en gennemsigtig dokumentation af alle de skridt, der er taget i processen
• Sikre de nødvendige menneskelige og finansielle ressourcer på lang sigt

II. Samarbejde med andre relevante administrative organer

Alle relevante myndigheder (f.eks. med ansvar for sundhed, civilbeskyttelse, transport, energi, vand, landbrug, økonomi, finans, uddannelse, fysisk planlægning, skovbrug osv.) skal informeres og inddrages i tilpasningsprocessen og have et klart mandat til at træffe beslutninger inden for deres ansvarsområder. Dette gælder også for det centrale team, der er diskuteret ovenfor.

Inddragelse af repræsentanter fra subnationale niveauer i politikudviklingen kan bidrage til at sætte dagsordenen og stimulere politikudviklingen på subnationalt niveau. Omvendt drager udformningen af tilpasningspolitikker på nationalt plan fordel af integrationen af lokale behov og lokal viden, hvilket gør dem mere relevante for andre niveauer.

Deres inddragelse kan variere fra tilvejebringelse og udveksling af oplysninger til opbygning af tilpasningsevne eller til at træffe beslutninger om tilpasning inden for deres kompetenceområde.

Det er også nyttigt at gøre brug af eksisterende platforme og institutionelle strukturer. Navnlig udgør de nationale platforme for katastroferisikoreduktion, som mange europæiske lande har oprettet, en multisektoriel platform, der kan lette samspillet mellem interessenter inden for katastroferisikoreduktion og tilpasning til klimaændringer.

III. Identificere berørte interessenter og inddrage dem i tilpasningsprocessen

Der kan etableres samarbejde med relevante interessenter, navnlig sektorrepræsentanter og deltagere fra andre forvaltningsniveauer, herunder interessegrupper, NGO'er eller fra den private sektor, med forskellige niveauer af inddragelse, f.eks. adgang til information, høring om specifikke spørgsmål af betydning for deltagelsesbaseret inddragelse og engagement gennem hele tilpasningsprocessen. Graden af inddragelse kan også ændre sig i løbet af tilpasningsprocessen (f.eks. et højt niveau, når der fastsættes mål, i forhold til et lavere niveau, når der arbejdes på en evalueringsordning). Men når den strukturerede tilpasningsproces indledes, skal målene for processen og interessenternes rolle være klare og kommunikeres for at styre forventningerne.

Inddragelse af interessenter har flere merværdier, opfylder vigtige forvaltningsfunktioner og kan effektivt forbinde forskellige faser af tilpasningsprocessen, f.eks. udvælgelse af tilpasningsmuligheder, udarbejdelse af en handlingsplan og gennemførelse. F.eks. kan udvikling af tilpasningshandlingsplanen i en deltagelsesbaseret og inklusiv tilgang opfylde midlertidige koordineringsfunktioner i politikformuleringsfasen. Navnlig hvis aktører fra andre forvaltningsniveauer, fra sektorer, der er relevante for tilpasning, og ikkeoffentlige interessenter inddrages tidligt, kan udviklingen af deltagerorienterede handlingsplaner bane vejen for effektiv permanent koordinering og gnidningsløst samarbejde i gennemførelsesfasen. Dette fremmes gennem flere mekanismer: Inddragelse af interessenter øger handlingsplanens legitimitet og forbedrer normalt kvaliteten og anvendeligheden af de politiske resultater, herunder gennem integration af ikkevidenskabelig og lokal viden. Deltagelse i den politiske udviklingsproces bidrager i høj grad til at opbygge accept, forståelse og engagement blandt de involverede aktører, øger deres viden og kapacitet og bidrager til fastlæggelse og udbredelse af dagsordenen på sektorpolitiske områder og på andre politiske niveauer. Netværk, relationer og tillid, der opbygges under processen, kan i høj grad lette den efterfølgende gennemførelse af tilpasningen.

Der bør tages hensyn til nogle centrale punkter, når interessenterne inddrages:

• Hver proces for inddragelse af interessenter er forskellig, og der er derfor behov for et diversificeret sæt færdigheder (f.eks. moderation, mægling, tilpasningsrelateret viden) for at håndtere de forskellige mulige udviklinger i inddragelsens faser.
• Processerne for inddragelse af interessenter er ressourcekrævende (f.eks. menneskelige, økonomiske og tidsmæssige), og der bør derfor være en klar procesudformning til rådighed lige fra starten med henblik på at beregne de ressourcer, som interessenterne og organisationsteamet har brug for.
• Der bør udarbejdes korte uddelingskopier om processen samt referater, der dokumenterer drøftelserne og de vigtigste resultater i processen, for at sikre løbende informationsudveksling og gennemsigtighed.
• Interessenterne skal informeres om den påtænkte anvendelse af resultaterne og give deres godkendelse i tilfælde af planlagt offentliggørelse.