1.6 Identificering og inddragelse af interessenter

Tilpasning som et tværgående og tværsektorielt spørgsmål er relevant og interessant for en bred vifte af interessenter. Deres engagement og deltagelse kan også i høj grad støtte tilpasningstiltag. Derfor er det vigtigt at forstå, hvem de vigtigste interessenter er, og hvad deres interesser, ansvar og holdninger er fra begyndelsen af tilpasningsplanlægningsprocessen for at udvikle en passende strategi for forvaltning af interessenter og til gengæld få mest muligt ud af deres inddragelse. Se kapitel 5.1.4 i EEA's rapport Urban adaptation in Europe: hvordan byer reagerer på klimaændringer for yderligere oplysninger.

I overensstemmelse med RESIN-metoden bør der foretages en interessentanalyse for at identificere, hvem der skal inddrages, og for at forstå de respektive interessenters interesser og holdninger. Dette omfatter identifikation af interessenter, differentiering mellem og kategorisering af interessenter og identifikation af relationer mellem interessenter. Dernæst er der behov for en veludformet proces for at inddrage de mange forskellige interessenter i klimatilpasningsplanlægningsprocessen med fokus på gennemsigtighed, åben kommunikation, tillid og relationer, roller og ansvar og engagement. Endelig bør en kommunikationsstrategi omfatte både intern og ekstern kommunikation. Dette omfatter fastlæggelse af et kommunikationsmål og -mål, identifikation af målgrupper, udarbejdelse af et budskab, timing af levering, valg af kommunikationsform og -kanaler og anvendelse af støttende kommunikationsmetoder og -værktøjer (se også trin 1.7).

Samarbejde med relevante interessenter, herunder sektormyndigheder, interessegrupper, NGO'er eller repræsentanter fra den private sektor, kan etableres med forskellige niveauer af inddragelse - fra information, høring eller deltagelse i hele processen. Graden af inddragelse kan også ændre sig i løbet af tilpasningsprocessen (f.eks. et højt niveau, når der fastsættes mål, i forhold til et lavt niveau, når der arbejdes på en evalueringsordning). Men når processen påbegyndes, skal målene og interessenternes rolle være klare og kommunikeres for at styre forventningerne.

Alle relevante afdelinger eller myndigheder (f.eks. med ansvar for sundhed, civilbeskyttelse, transport, energi, økonomi, finans, uddannelse osv.) skal informeres og inddrages i tilpasningsprocessen og have et klart mandat til at træffe beslutninger inden for deres ansvarsområder. Dette gælder også for det centrale team, der blev drøftet i trin 1.3. Deres inddragelse kan variere fra tilvejebringelse og udveksling af oplysninger til opbygning af tilpasningsevne eller til at træffe beslutninger om tilpasning inden for deres kompetenceområde.

Det er også nyttigt at gøre brug af eksisterende interessentplatforme og institutionelle strukturer. Nogle byer kan f.eks. allerede have en etableret proces for inddragelse af interessenter og en institutionel struktur for inddragelse af interessenter i planlægningen af bæredygtig udvikling, byplanlægning eller fysisk planlægning.

Der bør tages hensyn til nogle centrale punkter, når interessenterne inddrages:

• Hver proces for inddragelse af interessenter er forskellig, og der er derfor behov for et diversificeret sæt færdigheder (f.eks. moderation, mægling, tilpasningsrelateret viden) for at håndtere de forskellige mulige udviklinger i inddragelsens faser.
• Processerne for inddragelse af interessenter er ressourcekrævende (f.eks. menneskelige og finansielle), og der bør derfor være en klar procesudformning til rådighed lige fra starten for at beregne de ressourcer, som interessenterne og organisationsteamet har brug for.
• Der bør udarbejdes korte uddelingskopier om processen samt referater, der dokumenterer drøftelserne og de vigtigste resultater i processen, for at sikre løbende informationsudveksling og gennemsigtighed.
• Interessenterne skal informeres om den påtænkte anvendelse af resultaterne og give deres godkendelse i tilfælde af en planlagt offentliggørelse.

Der skal tages nøje hensyn til de budskaber og kommunikationsværktøjer, der anvendes i forbindelse med hver type interessentgruppe og målgruppe (se trin 1.7).